IL LIBRO

UDA 06 - La progettazione del "Ciclo di Vita" - 6.6 Le schedulazioni



6.6         Le schedulazioni

La rappresentazione tabellare schematica di una PBS e di altre informazioni viene comunemente definita schedulazione.

Definizione: schedulazione

Per schedulazione di intende la suddivisione del progetto in componenti e sub-componenti rispetto ad uno o più elementi o criteri.

La PBS, cioè la scomposizione del progetto in fasi temporali definite sulla base delle attività necessarie alla sua realizzazione è comunamente definita schedulazione principale di progetto (più sinteticamente schedulazione di progetto) ed è il presupposto di tutte le altre schedulazioni. Partendo dalla schedulazione principale di progetto è possibile costruire dei riepiloghi delle informazioni in base a prodotti, compiti, tempi, costi, risorse umane e materiali, compiti, effort, responsabilità, ed altro, partendo dal livello più elementare dei singoli compiti (work packages) e risalendo, attraverso livelli intermedi, fino al primo livello (quello dell’intero progetto). In questo modo è possibile costruire meccanismi in grado di consentire l’identificazione immediata e la collocazione nell’ambito del progetto di tutti gli elementi indispensabile sia in fase di pianificazione che di controllo.

Di fondamentale importanza per un progetto sono le schedulazioni per prodotti e compiti:

  • La schedulazione per prodotti (deliverable): è una delle schedulazioni fondamentali di progetto e riporta i prodotti di ogni attività che possono essere beni materiali (immobili, attrezzature, sistemi, prodotti di qualsiasi genere ecc..) o immateriali (servizi di comunicazione, formazione, assistenza, supporto ecc ..). La consegna di un prodotto in genere determinail completamento di una attività e di conseguenza la schedulazione dei prodotti è una lo strumento di monitoraggio fondamentale per verificare lo stato di un progetto.
  • La schedulazione per compiti: per compito elementare generalmente si intendono attività realizzabili nell’ordine di uno o più giorni, da una persona o da un piccolo gruppo specializzato in particolari ambiti. Livelli ulteriori di dettaglio generalmente non portano benefici al progetto e ne appesantiscono la gestione. i compiti si determinato dettagliando le fasi in attività sempre più elementari sino a giungere a un livello di definizione dei compiti specifici per ogni singolo prodotto o sub-prodotto da realizzare. La schedulazione per compiti richiede la partecipazione di figure con competenze più tecnico-operative (analisti o addirittura tecnici specialisti), in grado di individuare e definire i singoli compiti necessari alla realizzazione di ogni prodotto o sotto-prodotto e di conseguenza viene completata quando il team è in fase avanzata di costruzione. Questa schedulazione è fondamentale per il progetto perché permette di definire le competenze,l’effort ed il tempo necessari, infine la definizione dei compiti permette anche di assegnarne la realizzazione e la responsabilità del risultato ai singoli componenti del team.

Esempio di schedulazione per prodotti e sotto-prodotti di una attività

Durante l’attività di definizione delle fasi vengono individuati e descritti tutti i prodotti e i relativi sottoprodotti del progetto. A completamento di tale attività è bene realizzare una schedulazione completa dei prodotti e sottoprodotti di progetto. Tale schedulazione è utile nelle seguenti situazioni:

  • per l’individuazione di tutti i compiti previsti nell’ambito del progetto;
  • per attività di monitoraggio e controllo durante le fasi di progettazione e realizzazione.

Le tabella seguente riporta un esempio di schedulazione dei prodotti e sottoprodotti per la fase ‘A1 Pianificazione’ per il progetto SPOT. La schedulazione completa di progetto è riportata nel fascicolo allegato al libro sul progetto SPOT

Nella tabella è utilizzata la codifica di prodotti e sotto-prodotti composta da tre elementi:

  • il prefisso P (prodotto) e SP (sottoprodotto) che definisce il tipo di oggetto;
  • la parte centrale che contiene il codice gerarchico dell’attività (es: 1.3.2);
  • la parte finale (es: _01, _02, …) che è il codice sequenziale del prodotto nell’ambito dell’attività.

 

zoom tabTabella 7: modello di schedulazione dei prodotti e sottoprodotti di una attività (SPOT)

 

 

Esempio di schedulazione di progetto per costi e durata

L’esempio seguente riporta una schedulazione di progetto per costi e durata basata sul ciclo di vita del progetto SPOT. Si ipotizza che la schedulazione sia stata eseguita aggregando i dati delle attività in un momento in cui non erano state definite ancora vincoli e priorità ed i costi e la durata solare delle attività sono valori di riferimento stimati inizialmente dal project manager, da verificare è definire successivamente durante il processo di pianificazione.

 

zoom tabTabella 8: modello di schedulazione per costi e durata (SPOT)

 

 

Analizzando la tabella si può notare che:

  • la durata si riferisce ai giorni solari necessari a svolgere ogni attività ed è valutata solo per le attività di livello inferiore (livello 2). La durata delle attività di livello superiore (livello 1) non viene indicata in quanto non è definibile perché dipende da altri fattori (vincoli) non ancora definiti in questa fase.
  • il budget delle attività di livello superiore è la somma dei budget delle sotto-attività.
 

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