IL LIBRO

UDA 06 - La progettazione del "Ciclo di Vita" - 6.2 La definizione di una fase o attività

L’efficacia dell’impiego dello strumento PBS viene massimizzata quanto più e quanto meglio viene definita ogni singola attività che lo costituisce. Lo schema della PBS va costruito in modo da consentire il riepilogo delle informazioni (le schedulazioni) in base alle scadenze, ai costi, alle risorse e agli aspetti tecnici, partendo dal livello più elementare dei singoli compiti (work packages) e risalendo, attraverso livelli intermedi, fino al primo livello (quello dell’intero progetto). Molte organizzazioni adottano schemi che contemplano le situazioni multi progetto e consentono schedulazioni a livello di intera organizzazione soprattutto per il controllo dell’utilizzo delle risorse. Nella definizione delle fasi o attività occorre tenere presente quanto già descritto nel capitolo relativo ai principi del project management in cui si è parlato di obiettivi smart e delle caratteristiche di tali tipologie di obiettivi o attività, cioè ogni attività devono essere:

• Specific (specifica),
• Measurable (misurabile),
• Achievable (raggiungibile),
• Realistic (realistica),
• Time defined (a tempo definito).

La definizione della fase avviene attraverso attività di analisi realizzate con tecniche e metodi standard di project management che possono essere ritrovati nelle numerose metodologie di cui oramai esistono specializzazioni per tutti i settori produttivi. Le aziende di grandi dimensioni che operano per progetti, nel tempo, definiscono proprie metodologie specializzate per le proprie esigenze e conformate alla propria organizzazione e al proprio metodo di lavoro. La definizione delle fasi avviene attraverso un approfondito dettaglio di tutta una serie di elementi, già introdotti nel paragrafo “Parte II 4.3 Individuazione di una fase”, analizzati e descritti puntualmente di seguito:

• obiettivi e scopo della fase,
• prodotti (deliverable),
• responsabilità,
• tempi di realizzazione,
• costi,
• team della fase,
• prerequisiti (input iniziali) e vincoli,
• processo di realizzazione della fase.

La definizione dei suddetti elementi avviene solitamente per passi successivi partendo da definizioni o previsioni (tempi e costi) di massima definite sulla base dell’esperienza del team per poi essere successivamente rivisti e definiti puntualmente durante il progetto sino alla definizione puntuale che solitamente avviene in fase di progettazione.

Obiettivi e scopo

Per obiettivi si intendono gli obiettivi strategici della fase, cioè la descrizione dei risultati previsti, analizzati sia dal punto di vista dell’azienda sia dal punto di vista dei clienti. Per scopo della fase si intende la descrizione delle attività necessarie alla realizzazione degli obiettivi inquadrandole nel contesto generale del progetto ed evidenziandone le possibili relazioni con le altre attività. Per descrivere obiettivi e scopo di una fase occorre descrivere l’ambito in cui essa opera cioè lo stato dell’arte iniziale, i soggetti interessati, l’organizzazione, gli strumenti utilizzati, le attività svolte e soprattutto definire i vincoli da rispettare in termini di qualità dei prodotti, tempi e costi previsti.

Prodotti (deliverable)

Ogni attività deve prevedere l’emissione di “prodotti” (deliverable) descrivibili in termini di caratteristiche tecniche e qualitative, di attività necessarie alla realizzazione, di risorse impiegate, di impegni economici e di prodotti intermedi. I prodotti da realizzare possono essere classificati in categorie o tipologie del tipo seguente:

• documenti: progetti, relazioni, report, verbali di riunione, altro ancora;
• risorsestrumentali: hardware, software, beni in generale (acquisiti o realizzati);
• impianti: realizzazione di infrastrutture quali canaline, caverie e altro per impianti di rete elettrica, rete locale, sorveglianza, posizionamento sistemi di elaborazione, altro ancora;
• iniziative finalizzate: attività funzionali al progetto come attività di promozione, di formazione, riunioni tecniche. Tali attività devono essere solitamente dimostrate attraverso:

    -  la documentazione prodotta o utilizzata durante l’attività: verbali, relazioni dei partecipanti ecc.;

    -  il materiale pubblicitario utilizzato: depliant, locandine, totem;

    -  video di registrazione degli incontri;

    -  altro ancora;

• installazione e configurazione software: attività di installazione del software di base o applicativo e configurazione di base per l’attivazione;
• altro: altro tipo di prodotti specifici per particolari progetti.

Per una corretta e funzionale classificazione e gestione dei prodotti con strumenti automatici è indispensabile:

• assegnare per ogni deliverable una codifica che permetta di individuarne la relativa attività di realizzazione;
• descrivere e archiviare le caratteristiche tecniche di ogni prodotto secondo le specifiche di qualità di progetto.

Tempi di realizzazione

Determinazione del tempo previsto per la realizzazione dell’attività, possibilmente definito in relazione alla data di inizio del progetto ed alla durata delle attività. La data di inizio delle attività solitamente è legata alla data di fine delle attività da cui dipendono sia come prodotti di input sia per altre eventuali tipologie di vincoli.

Costi

Definizione puntuale del budget massimo previsto per la realizzazione dell’attività nell’ambito del budget globale di progetto. Suddivisione del budget per tipologia di costo tipo: costi generali, costi interni, hardware, software, consulenza per sviluppo di software, consulenza varia, altro.

Team della fase

Partendo dai prodotti da realizzare si possono definire i compiti necessari per poi passare alle competenze necessarie e giungere infine alle figure professionali necessarie per ogni fase.

Responsabilità

Per ogni attività o prodotto di progetto è fondamentale assegnare a un componente del team la responsabilità del coordinamento, dei risultati e/o prodotti da realizzare. In un primo momento si individuano solo la figura professionale o le competenze che deve possedere il responsabile, con il procedere del progetto viene individuata la persona a cui assegnare il ruolo. Il responsabile dell’attività generalmente partecipa alla fase di pianificazione perché spesso è l’unico in grado di individuare e quantificare i singoli compiti necessari alla realizzazione dei prodotti e sottoprodotti, individuare e definire le competenze necessarie all’interno del team e conseguentemente i profili professionali dei componenti.

Prerequisiti (input iniziali e vincoli)

Definizione dei prerequisiti necessari alla realizzazione dell’attività. In fase di pianificazione i prerequisiti consistono essenzialmente in prodotti (software, hardware o autorizzazioni) resi disponibili da attività precedenti e necessari all’avvio e alla realizzazione della specifica attività in esame. Tra i prerequisiti vi sono anche ulteriori elementi come:

• la disponibilità di determinate risorse umane, con competenze specifiche particolari, che potrebbero essere impegnate contemporaneamente in altre attività;
• la disponibilità di particolari infrastrutture logistiche o tecnologiche (ad esempio nel caso di “attività di formazione”, la disponibilità di aule di formazione attrezzate).

Le informazioni su questi elementi, durante la pianificazione, non sono disponibili e di conseguenza questi tipi di vincoli non possono essere né individuati puntualmente né quantificati. In alcuni casi per delle informazioni occorre attendere sino alla fase di progettazione se non addirittura di realizzazione, in queste situazioni vengono formulate delle ipotesi e vengono definite delle stime basate sull’esperienza del project manager e dei progettisti.

Processo di realizzazione dell’attività

Per descrivere il processo di realizzazione di una fase occorre dettagliare le attività necessarie alla realizzazione dei deliverable della fase, cioè le attività di tipo tecnico da eseguire in ogni specifica fase o attività. L’attività che definisce la fase viene scomposta in sotto-attività più semplici o in compiti elementari svolti da una persona o da un gruppo. Il flusso delle attività viene definito sulla base della sequenza dei compiti da realizzare e dall’esito delle verifiche dei prodotti o sottoprodotti realizzati. Occorre fare attenzione a non confondere il processo di realizzazione della fase che ha come obiettivo la realizzazione dei prodotti con i processi di project management che riguardano le attività di gestione del progetto.

Allegati:

File	Descrizione	tipo file	Dimensione del File
Slide UDA 6 - Lezione 1	Particolarità della PBS	pdf	679 kB
Slide UDA 6 - Lezione 2	Progettazione di una fase	pdf	770 kB
Slide UDA 6 - Lezione 3	Layout di descrizione attività	pdf	687 kB
Allegato a "Slide UDA 6 - Lezione 3"	Esempi di Layout di attività	pdf	305 kB
Allegato a "Slide UDA 6 - Lezione 3"	Esempi di Layout di attività	rtf	863 kB
Slide UDA 6 - Lezione 4	Le schedulazioni di progetto	pdf	721 kB
Allegato a "Slide UDA 6 - Lezione 4"	Esempi di schedulazione Effort Durata Costi	pdf	152 kB
Allegato a "Slide UDA 6 - Lezione 4"	Esempi di schedulazione PBS: Fasi, Prodotti, SottoProdotti	pdf	210 kB
Allegato a "Slide UDA 6 - Lezione 4"	Esempi di schedulazione PBS:Fasi, Prodotti, SottoProdotti, Compiti	pdf	241 kB
Allegato a "Slide UDA 6 - Lezione 4"	Esempi di schedulazione PBS: Prodotti Principali	pdf	169 kB
Allegato a "Slide UDA 6 - Lezione 4"	Esempi di schedulazione	ods	41 kB
Allegato a "Slide UDA 6 - Lezione 4"	Esempi di schedulazione	xlsx	144 kB

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