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UDA 06 - La progettazione del "Ciclo di Vita" - 6.1 La Project Breakdown Structure (PBS)

15 Novembre 2014

di Maria Pia Accogli

Le componenti elementari sono più semplici da analizzare e quindi più facili da definire, realizzare e controllare. Quanto più ciascuna fase risulta chiaramente definita nei suoi parametri tecnici, temporali ed economici, tanto più sarà semplice valutarne l’evoluzione progettuale e l’eventuale scostamento dei valori effettivi rispetto ai valori attesi.

Definizione: Project breakdown structure (PBS)

La Project Breakdown Structure (PBS) è una struttura analitica di progetto o di scomposizione del lavoro in fasi temporali che permette di definire un procedimento ordinato e sistematico e assicura una corretta interrelazione fra tutte le componenti elementari del progetto.

La PBS consente un’analisi di dettaglio dell’intero progetto indispensabile per una corretta identificazione delle attività elementari, la cui esecuzione integrata conduce alla realizzazione del progetto. L’analisi di una struttura PBS deve essere realizzata con la partecipazione, a vari livelli e in diversi momenti, di tutti gli attori coinvolti nella realizzazione del progetto, tale partecipazione è indispensabile per ottenere la piena condivisione e il massimo impegno da parte di tutti nella sua attuazione. Le caratteristiche fondamentali della metodologia PBS sono:

• il collegamento fra attività e prodotto finale e tra prodotto finale e singoli compiti;
• la scomposizione dell’elemento di più alto livello (progetto) nei principali elementi costitutivi: sistemi, facilities (risorse e accessori), deliverable;
• la scomposizione di ciascun elemento costitutivo in oggetti di entità più semplici (in termini di entità e complessità) e costo inferiore, fino all’identificazione di un oggetto ben definito da realizzare e consegnare;
• la visualizzazione del progetto nella sua interezza con evidenziazione della complessità e dei collegamenti fra i vari elementi.

La PBS costituisce infine anche un valido elemento di comunicazione in quanto facilita la illustrazione dei compiti di realizzazione, la organizzazione e l’assegnazione degli stessi.

La codifica

Di fondamentale importanza è la codifica dei componenti del ciclo di vita e di tutti gli altri elementi del progetto ad essi collegati: prodotti, compiti, costi, tempi, altro. L’utilizzo di codici ben strutturati, definiti secondo logiche funzionali al progetto, consente di mettere in relazione tra loro tutte le informazioni di progetto attraverso la costruzione di matrici di corrispondenza. In questo modo è possibile costruire un meccanismo che consente l’identificazione immediata e la collocazione nell’ambito del progetto di tutti gli elementi codificati, tale codifica è un elemento fondamentale per una buona pianificazione e successivo controllo del progetto. I codici sono composti solitamente da un prefisso che ne identifica la tipologia (es: A = Attività, P = Prodotto, C = Compito ecc..) e da una parte numerica con gli elementi separati da punti o altri segni che ne indicano la posizione nella struttura. Per esempio:

• l’attività A1.2.1 è l’attività 1 di terzo livello, interna all’attività A1.2 del secondo livello, interna a sua volata all’attività A1 del primo livello;
• il prodotto P1.2_03 è il prodotto 03 dell’attività A1.2.

La struttura PBS richiede una codifica che deve essere distinta dalle altre codifiche aziendali (anche da quelle usate per la contabilità) e che deve essere compatibile, tanto nei codici che nelle procedure di riepilogo, con il sistema informativo di project management utilizzato.

L’organizzazione del ciclo di vita per obiettivi realizzativi

Nei casi in cui un progetto si propone la realizzazione di più obiettivi realizzativi o macro-prodotti, in cui ogni macro prodotto è realizzabile con un sotto-progetto, si può pensare a un ciclo di vita di progetto che contenga al primo livello gli obiettivi realizzativi al posto delle fasi principali di Progettazione e Realizzazione. Per esempio consideriamo un progetto che, all’interno di una scuola, si propone di implementare contemporaneamente tre sottosistemi: il portale scolastico, il registro elettronico e una piattaforma FAD. Il ciclo di vita si può scomporre nelle seguenti fasi principali:

1.      Pianificazione
2.      Portale web
2.1.   Progettazione Portale web
2.2.   Realizzazione Portale web
3.      Registro elettronico
3.1.   Progettazione registro elettronico
3.2.   Realizzazione registro elettronico
4.      Piattaforma FAD
4.1.   Progettazione piattaforma FAD
4.2.   Realizzazione piattaforma FAD
5.      Integrazione sottosistemi
6.      Dispiegamento
7.      Revisione finale

In questa strutturazione nel primo livello sono state eliminate le fasi principali di Progettazione e Realizzazione e sono state sostituite con quattro fasi di cui tre corrispondenti agli obiettivi realizzativi: Portale web, Registro elettronico e Piattaforma FAD, e con una fase di “integrazione sottosistemi”. Le due fasi di Progettazione e Realizzazione sono state poi scomposte ognuna in tre sotto-fasi, una per ogni sottosistema, la fase di Integrazione invece è necessaria per integrare i tre sottosistemi in un unico sistema scolastico. A seconda dei casi specifici poi potrà essere possibile anche ripartire la fase di Dispiegamento in sotto-fasi delle tre fasi degli obiettivi realizzativi.

Allegati:

File	Descrizione	tipo file	Dimensione del File
Slide UDA 6 - Lezione 1	Particolarità della PBS	pdf	679 kB
Slide UDA 6 - Lezione 2	Progettazione di una fase	pdf	770 kB
Slide UDA 6 - Lezione 3	Layout di descrizione attività	pdf	687 kB
Allegato a "Slide UDA 6 - Lezione 3"	Esempi di Layout di attività	pdf	305 kB
Allegato a "Slide UDA 6 - Lezione 3"	Esempi di Layout di attività	rtf	863 kB
Slide UDA 6 - Lezione 4	Le schedulazioni di progetto	pdf	721 kB
Allegato a "Slide UDA 6 - Lezione 4"	Esempi di schedulazione Effort Durata Costi	pdf	152 kB
Allegato a "Slide UDA 6 - Lezione 4"	Esempi di schedulazione PBS: Fasi, Prodotti, SottoProdotti	pdf	210 kB
Allegato a "Slide UDA 6 - Lezione 4"	Esempi di schedulazione PBS:Fasi, Prodotti, SottoProdotti, Compiti	pdf	241 kB
Allegato a "Slide UDA 6 - Lezione 4"	Esempi di schedulazione PBS: Prodotti Principali	pdf	169 kB
Allegato a "Slide UDA 6 - Lezione 4"	Esempi di schedulazione	ods	41 kB
Allegato a "Slide UDA 6 - Lezione 4"	Esempi di schedulazione	xlsx	144 kB