In questo paragrafo vengono presentati i due tipi di schede, una per la descrizione delle attività finali e l’altra per le macro-attività, con l’inserimento di descrizioni generiche e commenti esplicativi per ogni elemento presente nella scheda. Nel fascicolo allegato al libro sul progetto SPOTsono riportate tutte le schede complete per tutte le attività di quel progetto che possono essere utilizzate come modello per le esercitazioni. Tra le due schede vi sono degli elementi riportati in modo differente solo per evidenziare possibili variazioni o scelte che possono essere effettuate in base a preferenze o a possibili situazioni di progetto. Tra queste per esempio i tempi possono essere riportati come numero di giorni a partire dall’inizio del progetto e come durata, oppure possono essere riportati come data specifica di inizio e fine oppure in altri modi. La durata di una attività, soprattutto se finale può essere quantificata già al momento di iniziale, mentre la data di inizio ha bisogno della valutazione e definizione dei vincoli che spesso sono definiti in momenti successivi ed a volte anche nelle fasi di progettazione o addirittura di realizzazione. Come già detto in precedenza, la descrizione delle attività avviene in modo iterativo per fasi successive di dettaglio in quanto vengono riviste e modificate anche più volte durante il progetto e di conseguenza nelle fasi iniziali della pianificazione non tutte le informazioni possono essere complete o esaustive.
L’attività finale è il livello inferiore della PBS in cui vengono dettagliati tutti gli elementi mentre nelle macro attività molti elementi sono ottenuti dall’aggregazione dei corrispondenti elementi delle attività finali in cui si ripartiscono. Nel modello di scheda per attività finali è necessario descrivere accuratamente molti elementi tra cui in particolare i processi di realizzazione (insieme di compiti elementari) e i prodotti finali.
Tabella 5: modello di scheda per attività finali
Nel modello di scheda per attività finali, nella descrizione dei prodotti è specificata la tipologia del prodotto che può essere del tipo:
La descrizione della macro-attività è caratterizzata da una sintesi o riepilogo di tutti gli elementi che descrivono le sotto-attività in cui è suddivisa, in particolare si ha che:
Tabella 6: modello di scheda per macro attività
(*) la riga della macroattività è presente solo se è una attività intermedia cioè è contenuta in un’altra macroattività.