IL LIBRO

UDA 22 - La certificazione di qualità - 22.8 Le fasi di gestione della qualità di un progetto

22.8 Le fasi di gestione della qualità di un progetto

Nell’ambito delle attività progettuali, la gestione della qualità può essere considerata un progetto dentro un progetto: si compone di tre fasi principali che si svolgono parallelamente al ciclo di vita del progetto, traendo da questo input e influenzando il suo andamento. In fase di avvio del progetto è richiesto al project manager la predisposizione di un Piano della Qualità per stabilite le procedure, le risorse e le attività da svolgere a garanzia della qualità del prodotto, progetto o contratto. In progetti molto complessi o che richiedono livelli di qualità elevati, il project manager può identificare nel suo team un responsabile della qualità a cui affidare la gestione della qualità di progetto. Il sistema di gestione della qualità si compone di tre macro fasi:

• Pianificazione della qualità: identificazione degli standard di qualità dei deliverable di progetto e le modalità per soddisfarli.
• Assicurazione della qualità: attivazione delle metodologie e procedure per produrre i risultati attesi.
• Controllo della qualità: monitoraggio dei risultati e dell’aderenza agli standard definiti.

Ogni fase interagisce con le attività progettuali veicolandone i risultati e talvolta imponendo la revisione dei tempi e del budget se vengono riscontrate anomalie nel processo rispetto ai contenuti del Piano di Qualità.

Fase 1: Pianificazione della qualità

La prima fase della gestione della qualità prevede la definizione degli obiettivi di qualità da monitorare e la predisposizione del piano di attività da avviare durante il progetto, attraverso la stima dei tempi e delle risorse necessarie per l’attuazione del controllo. Il Responsabile della qualità (RdQ) di progetto è chiamato a definire un piano coerente con il piano delle attività di progetto sulla base della PBS di progetto. È richiesto inoltre al RdQ la verifica dell’aderenza del progetto e dei processi alle specifiche della normativa o agli altri vincoli imposti dall’esterno: per esempio, nel progetto di costruzione di una strada, sarà necessario eseguire tutte le verifiche preliminari per evitare impatti negativi sull’ambiente circostante o predisporre percorsi alternativi per non danneggiare o ridurre il livello di viabilità al cittadino. Ogni scelta del RdQ deve essere coerente anche con la struttura di costo del progetto: le attività di monitoraggio e i momenti di verifica devono ridurre al massimo i “tempi morti” del progetto, ovvero il tempo in cui le risorse devono interrompere le attività progettuali. Il costo dei tempi morti è uno dei costi da considerare nella predisposizione del sistema di controllo che si somma al costo degli strumenti e delle risorse coinvolte proprio all’interno del processo di monitoraggio. L’analisi costi-benefici è in questo step lo strumento più importante per identificare gli snodi critici del progetto e le modalità di gestione della qualità opportune. L’analisi costi-benefici (ACB) è una tecnica di valutazione economica utilizzata in fase di pianificazione per prevedere gli effetti di un’iniziativa. È uno strumento di supporto alla decisione che attraverso il calcolo dei benefici e dei costi associati alla sua realizzazione, evidenzia la proposta migliore fra più alternative progettuali. La fase di pianificazione si pone come obiettivo la predisposizione degli strumenti e delle procedure a supporto della fase di controllo della qualità. Esistono svariati strumenti di natura statistica o industriale per il controllo della qualità il cui utilizzo è legato alla natura del processo di produzione.

Esempio: Progetto di manutenzione dell’impianto di produzione di bulloni

Un progetto di questo genere dovrà verificare sia la conformità dell’impianto sia dei prodotti. Il controllo del macchinario dovrà seguire una procedura personalizzata di controllo puntuale sui componenti dello stesso, mentre il controllo dei pezzi potrà seguire una procedura basata su un processo di campionamento statistico. L’accettabilità o meno del prodotto è decretata attraverso l’applicazione di logiche statistiche sulla valutazione delle caratteristiche di un numero finito di bulloni.

L’output che sintetizza tutte le attività di pianificazione è il Piano della Qualità: il processo di preparazione del Piano della Qualità richiede il coinvolgimento di tutte le funzioni e organizzazioni interessate, sia interne che esterne al progetto. Il documento deve essere predisposto prima della fase di realizzazione del progetto e integra il Piano di project management con cui viene sottoposto all’approvazione dello sponsor o del Comitato di programma. Qualora il Piano della Qualità dovesse subire, in fase di realizzazione, una variazione dei dati di partenza, o aggiornamenti o modifiche, dovrà essere sottoposto a revisione, con ripetizione dello stesso iter di predisposizione del piano della qualità originario. Il piano definisce e descrive i seguenti elementi:

• le modalità di applicazione del Sistema di Qualità aziendale per il rispetto dei requisiti contrattuali e delle esigenze aziendali;
• le scelte di pianificazione, programmazione e il controllo delle attività contenute nel progetto;
• le metodologie e le procedure per l’attivazione del controllo del progetto, per il raggiungimento degli obiettivi dello stesso.

In genere il piano è articolato nelle seguenti sezioni:

• riepilogo dei dati e dei requisiti di base del progetto;
• descrizione delle parti principali del progetto;
• organizzazione e coordinamento della commessa e dell’unità responsabile della gestione della qualità;
• riferimenti principali del Sistema di Qualità aziendale (manuale qualità e procedure gestionali già consolidate nell’azienda per il monitoraggio);
• programmazione delle attività di assicurazione di qualità (che riguardano i processi di produzione dei deliverable);
• definizione delle modalità di controllo della qualità sui deliverable (ispezioni, controlli, collaudi e verifiche ispettive); funzioni aziendali coinvolte nelle attività di quality assurance e quality control.

Fase 2: Assicurazione della qualità

La fase di assicurazione qualità identifica l’insieme di attività realizzate per garantire il raggiungimento degli obiettivi di qualità in ogni stadio del progetto (organizzazione della produzione, progettazione, acquisti, installazione del prodotto, vendite, assistenza post vendita, altro). Le attività di assicurazione comprendono le azioni effettuate per la verifica della qualità di ogni processo in termini di rispetto delle modalità definite dal contratto, dalle norme e/o dalle specifiche tecniche applicabili e delle linee guida dell’impresa incluse nel Manuale di Qualità. Per eseguire le attività di assicurazione di qualità, si utilizzano gli strumenti adottati dal RdQ e definiti nel piano. L’output di ogni azione è la stesura di un report di monitoraggio che segnala eventuali difformità indicando le azioni correttive suggerite. Un’azione correttiva ha spesso un impatto rilevante sul piano di progetto per cui la sua esecuzione deve essere validata dal project manager o in casi più importanti dal Comitato di programma.

Tabella 55: esempio di report di monitoraggio qualità

Come si può notare la tabella precedente ha molti elementi in comune con la Tabella 35: scheda esempio di piano dei test di collaudo del paragrafo “Parte V 16.5 Esempio di documenti di collaudo”. In questo caso è il riepilogo delle verifiche svolte in itinere che si ripetono nel tempo durante il progetto oppure durante il normale processo aziendale. Come si può notare nel report c’è una parte di “azione correttiva” in cui riportare i dati sulle attività intraprese, questa sezione è tipica dei monitoraggi aziendali che si ripetono nel tempo. In un collaudo invece c’è un unico risultato finale che è: positivo o negativo, quello che avviene dopo fa di altri interventi autonomi nell’ambito del progetto.

Fase 3: Controllo della qualità (auditing)

L’ultima fase della gestione della qualità comprende le azioni attuate per certificare la qualità del bene o servizio prodotto dall’intero progetto.Il controllo della qualità è una delle attività principali della fase di collaudo di progetto. La qualità del prodotto è la capacità del prodotto di soddisfare le attese del consumatore. Il concetto di qualità è composto sia da elementi oggettivi (es. caratteristiche dei materiali) sia da elementi soggettivi (es. percezione del consumatore). In genere un committente nel contratto sceglie e definisce le procedure utilizzate per la certificazione, tali procedure possono essere dello procedure definite nella normativa oppure possono essere delle procedure di controllo interne all’azienda. Le attività di controllo di qualità sono denominate Audit e sono illustrate nel paragrafo successivo.

Esempio:

Realizzazione di un portale per la vendita di biglietti aerei

In fase di avvio di progetto il project manager chiede al responsabile della qualità di definire un piano di test per verificare in fase di collaudo la qualità del portale. Il responsabile sulla base delle specifiche tecniche del progetto prepara il piano ed i test da effettuare a completamento del portale.

Tabella 56: piano di audit della qualità di un prodotto

Il piano descrive la sequenza di test da effettuare per il controllo del corretto funzionamento dei moduli del portale, i test ed i corrispondenti risultati attesi devono essere definiti secondo i criteri definiti all’interno del Piano di Qualità. Come si può notare la tabella della figura precedente ha molti elementi in comune con la “Tabella 35: scheda esempio di piano dei test di collaudo” del paragrafo “16.5 Esempio di documenti di collaudo”, inoltre riporta anche il gantt di realizzazione delle attività utile per visualizzare graficamente la tempistica delle verifiche.

Bibliografia

1.      PMI, A guide to the Project management Body of Knowledge, 3rd ed., Project Management Institute, 2004.

2.      PMI, A guide to the Project management Body of Knowledge, 5rd ed, Project Management Institute, 2013.

3.     Marco Cantamessa, Esther Cobos, Carlo Rafele, Il project management (un approccio sistemico alla gestione progetti), Isedi, 2007.

4.      Archibald R.D., Project management – la gestione di progetti complessi, Franco Angeli 2004.

5.      Sebastian Nokes, Alan Greenwood, Il project management – tecniche e processi, Pearson, 2005.

6.      Problem solving: 102 nomi per 102 idee, Roberto Chiappi, Editore: Matematicamente.it, 2014.

7.      Digitpa, Manuali Qualità ICT,http://www.digitpa.gov.it, http://archivio.digitpa.gov.it.

8.     Office Of Government Commerce (Ogc), Managing Successful Projects With Prince2®, Tso (The Stationery Office), 2009.

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