IL LIBRO
UDA 12 - Monitoraggio e controllo - 12.4 Earned value
12.4 Earned value
Nel corso degli anni l’esperienza ha dimostrato che non è possibile rilevare l’avanzamento di un progetto limitandosi alla realizzazione dei prodotti ed alla valutazione dei tempi senza tenere in considerazione i costi sostenuti dal progetto. Vi sono molti modi di valutare lo stato di esecuzione del progetto rispetto ai costi ed alle performance, tutte le differenti modalità sono basate sul confronto tra valori preventivati (planned value) nella fase di pianificazione e i corrispondenti valori già impegnati o assorbiti (earned value) nelle attività di realizzazione e forniti dalle attività di monitoraggio.Sfruttando la scomposizione sistematica del progetto in singoli compiti che ha permesso di definire per ognuno di essi l’inizio, la fine, l’effort ed i costi è ora possibile in fase di realizzazione del progetto monitorare, rilevare e confrontare gli stessi valori. Questo è il concetto di valore assorbito o earned value. Il modo più semplice e immediato per rappresentare gli scostamenti tra quanto pianificato e quanto effettivamente realizzato è quello di tracciate un grafico con sulle ascisse la linea del tempo e sulle ordinate i valori cumulati della variabile che si vuole valutare: costi totali, giorni di manodopera, % di avanzamento lavori, spesa corrente, altro. Per valori cumulati si intende la somma progressiva dei valori della variabile al passare del tempo. Sul grafico si riportano prima i dati previsti nel budget del piano, poi si riportano i dati a consuntivo rilevati tramite il monitoraggio di progetto e si confrontano alla data di interesse. In un progetto vi sono vari tipi di costi e si potrebbero elaborare differenti modalità di valutazione dello stato di avanzamento del progetto in funzione delle differenti variabili sopra esposte come attrezzature, servizi, spese generali ed altri ancora; il Project management però trova la sua applicazione proprio sulla gestione del lavoro che solitamente ha sempre una importanza fondamentale in un progetto ed è proprio l’analisi del lavoro svolto che risulta generalmente la più significativa ed efficace per valutare l’avanzamento del progetto. Solo in casi eccezionali, in cui i progetti siano costituiti essenzialmente da forniture, la valutazione del lavoro è poco indicativa dello stato di avanzamento del progetto. Quanto più i compiti o le attività sono limitate nel tempo tanto più l’analisi del valore assorbito risulta efficace, questa tecnica definita “1/100” cioè il 100% del lavoro assorbito viene registrato alla fine del lavoro senza altre registrazioni all’inizio o durante l’esecuzione del compito o dell’attività. Quando le attività cominciano ed essere di più lunga durata si utilizzano altre tecniche perché altrimenti non ci sarebbe confronto per tutta la durata dell’attività. In questi casi si utilizzano altre tecniche come per esempio quella denominata 50/50 che assegna metà del budget a metà intervallo di esecuzione, oppure la tecnica proporzionale che ripartisce il valore in proporzione durante il tempo di esecuzione di una attività. Si possono applicare anche altre tecniche che tengono conto di aspetti particolari del progetto che ne permettono la suddivisione delle attività nel tempo, tipo moduli, sottoprodotti ed altro.
Esempio di earned value applicato al progetto SPOT
Viene ora riportato un esempio relativo al progetto SPOT, per semplificazione si utilizza la tecnica 1/100 per tutte le attività ma viene esclusa l’attività “A6 Gestione Progetto” sia nei valori di pianificazione sia di assorbimento. Tale scelta è dovuta alla particolarità dell’attività che dura per 456 giorni lavorativi su 546 in totale, l’attività poteva essere valutata proporzionalmente ma l’esempio sarebbe risultato complesso e poco efficace.
Tabella 24: schedulazione effort pianificato ed assorbito e costi (progetto SPOT)
L’analisi parte dalla elaborazione dei dati riportati nella tabella in cui vi sono:
- durata giorni: riporta i giorni solari e non quelli lavorativi per poter valutare meglio le date rispetto al calendario solare;
- effort del piano: contiene l’effort previsto nel piano per ogni attività;
- costi effort: sono i costi calcolati nella alla schedulazione delle risorse del progetto riportati nel fascicolo allegato al libro; il costo medio giornaliero è pari a € 286,6 e verrà utilizzato per calcolare il valore assorbito;
- giorno fine attività: riporta il numero di giorni solari tra la data di fine attività e quella di inizio progetto; questo valore viene utilizzato in seguito nel grafico come etichetta per l’asse delle ascisse per permettere di rilevare le attività completate;
- effort assorbito: contiene dei valori di simulazione dell’effettivo effort impegnato per la realizzazione durante il progetto; come si può notare i valori dell’effort assorbito finiscono in corrispondenza dell’attività “A4.3 Formazione operatori” che termina il 29/02/16 al 424-simo giorno di progetto. Vuol dire che l’attività “A4.4 Configurazione processi ed utenti” non è ancora iniziata.
In questa tabella non sono presenti altre informazioni come le date di inizio, fine e durata delle attività in esecuzione, perché questi valori non vengono considerati in questo tipo di monitoraggio in quanto si esegue il confronto sulla base dei tempi pianificati.
La valutazione dei tempi e delle durate viene analizzata nei successivi paragrafi dell’unità didattica.
Elaborando i dati della tabella precedente si può ottenere il grafico di monitoraggio dell’earned value:
Figura 43: Earned Value e Planned Value
Analizzando l’immagine si rileva come il planned value giunge sino alla fine del progetto in quanto è calcolato sulla base di valori già presenti nel piano, mentre l’earned value procede insieme alla realizzazione del progetto e si ferma alla data dell’ultima rilevazione.
Il grafico è ottenuto dalla elaborazione dei dati presenti nella precedente tabella, raggruppando e sommando i valori delle attività che hanno la stessa data di fine ed elaborando le informazioni presenti nella tabella seguente:
- giorno di fine attività: indica il giorno di fine attività e serve per individuare le attività comprese nella riga;
- effort pianificato: somma degli effort pianificati delle attività che finiscono lo stesso giorno;
- effort assorbito: somma degli effort assorbiti delle attività che finiscono lo stesso giorno;
- planned value: totale cumulato dei singoli costi degli effort pianificati delle attività già concluse;
- earned value: totale cumulato dei costi degli effort pianificati delle attività già concluse ottenuti moltiplicando l’effort totale di riga per il costo medio giornaliero pari ad€ 286,6.
Tabella 25: Planned value ed Earned value