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UDA 11 - Attività quotidiane e amministrazione - 11.4 L’archivio di progetto

11.4 L’archivio di progetto

In qualsiasi organizzazione è indispensabile avere un archivio efficiente dei documenti aziendali che permetta di condividere le informazioni secondo criteri stabiliti di sicurezza e privacy e che ne faciliti la ricerca e l’utilizzo. Nei progetti tali esigenze sono ancor più forti che nelle organizzazioni consolidate, perché nei progettile nuove informazioni sono frequenti e la condivisione immediata è una esigenza fondamentale per conoscere lo stato del progetto. È indispensabile predisporre un archivio di progetto ben organizzato ancor prima dell’avvio del progetto stesso per evitare di incorrere in gravi problemi di tipo operativo ed organizzativo. È fondamentale creare un sistema di classificazione che tenga conto, per quanto possibile, delle schedulazioni del ciclo di vita. Questa soluzione non sempre è possibile perché spesso ci sono documenti condivisi tra più attività oppure documenti trasversali al progetto e non facilmente classificabili. Spesso è indispensabile creare delle sotto classificazioni e/o chiavi di ricerca di altro tipo rispetto alla schedulazione di progetto. Una gestione artigianale di un archivio di progetto organizzata in cartelle e con opportuna codifica dei documenti può non essere sufficiente perché può essere necessario se non indispensabile disporre di altre funzionalità importanti come:

• le gestione della versione dei documenti in lavorazione,
• la condivisione dei documenti tra più persone autorizzate,
• la gestione dell’autorizzazione all’accesso funzionale alla gestione della sicurezza e riservatezza,
• l’archiviazione e la non modificabilità della versione definitiva di un documento.
• Se non si dispone di funzionalità di questo tipo si può andare incontro ad inconvenienti come:
• la ritardata condivisione e comunicazione di informazioni tra i membri del team,
• la distribuzione indesiderata di informazioni riservate,
• la distribuzione di versioni non aggiornate sia tra i membri del team che ai fornitori con rischi di ripetizione di attività già svolte e ritardi di attesa inutili.

La presenza di un buon software di gestione dei contenuti, denominato comunemente ECM (Enterprise ContentManagement), permette di superare queste problematiche anche se comporta dei costi per l’acquisizione, la configurazione iniziale e la gestione a regime del sistema. Trovare un ECM è oramai molto semplice perché vi sono a disposizione un numero notevole di soluzioni sia proprietarie che open source, non sempre è facile individuare una soluzione che soddisfi pienamente tutte le esigenze di un progetto perché la scelta dipende dalla specifica organizzazione e dalla complessità dello stesso. Individuare un ECM adeguato alla propria organizzazione può richiedere del tempo. Avere a disposizione un ECM efficiente può non essere sufficiente se non vi è anche un sistema di qualità di progetto che preveda la standardizzazione della documentazione di progetto, senza una standardizzazione diventa difficoltoso se non impossibile ritrovare le informazioni e soprattutto confrontarle e valutarle. La standardizzazione dei documenti e più in generale il sistema di qualità in un progetto è trattato nel successivo capitolo: “Parte VII 22 La certificazione di qualità”

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