IL LIBRO Unità didattiche UDA 11 - Attività quotidiane e amministrazione - 11.2 Registrazione e monitoraggio delle attivitàIL LIBRO
UDA 11 - Attività quotidiane e amministrazione - 11.3 Amministrazione e controllo della spesa
11.3 Amministrazione e controllo della spesa
Altro elemento fondamentale per un progetto è il controllo continuo della spesa in relazione al budget pianificato. Tutte le aziende hanno un sistema di gestione contabile e degli strumenti amministrativi dedicati ma è opportuno che un progetto abbia un proprio sistema di gestione e controllo della spesa che magari interagisca e scambi informazioni con il sistema aziendale. Il sistema contabile di un progetto deve essere in grado di raccordarsi continuamente con il budget di progetto che, come è stato più volte ribadito, viene rivisto e ridefinito in modo progressivo durante la realizzazione del progetto. Il sistema di gestione contabile e amministrativa di un progetto non deve controllare solo la spesa ma deve anche essere in grado di supportare il management nella verifica, controllo, revisione e nuova pianificazione del budget . Il project manager, che ha la responsabilità di autorizzare sottoscrizioni di contratti, ordini di acquisto e pagamenti, ha la necessità di controllare continuamente la validità e la congruenza della spesa sostenuta rispetto agli obiettivi e ai vincoli di progetto. Spesso vi sono necessità impellenti straordinarie che sorgono durante il progetto e che richiedono controlli immediati e particolareggiati della spesa. I sistemi contabili aziendali sono basati sul sistema a partita doppia che registra ogni spesa due volte, prima quando viene consegnata la fattura e poi quando viene effettuato il pagamento, e garantiscono in questo modo la correttezza della gestione e del controllo dei dati. I sistemi contabili però non garantiscono la tempestività dei controlli in quanto le due registrazioni molto spesso avvengono in ritardo perché l’arrivo della fattura ed il pagamento avvengono in tempi diversi e spesso dopo un certo tempo dalla firma della autorizzazione e dall’effettivo ordine acquisto. Il controllo dell’impegno di spesa rispetto al budget in un progetto non può permettersi questi ritardi e conseguentemente è opportuno attivare un sistema di gestione che registra la spesa al momento dell’autorizzazione e ne tenga conto nelle attività di monitoraggio del budget .