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UDA 04 - La gestione progetto (project management) - 4.5 I processi di project management

10 Novembre 2014

di Maria Pia Accogli

L’attuazione delle metodologie di project management avviene attraverso meccanismi definiti e in gran parte automatizzati comunemente chiamati “processi di project management”. In questo paragrafo viene riportata una breve descrizione dei principali processi di project management che saranno poi ripresi e sviluppati nel seguito nel libro.

Organizzazione e team

I progetti sono realizzati da persone e il loro successo dipende dal lavoro svolto da tutti coloro che operano per il progetto. In un progetto è fondamentale la creazione di un team capace di svolgere il lavoro richiesto ed è indispensabile che le persone giuste siano disponibili al momento giusto. I componenti del team devono essere scelti in base alle competenze richieste dai compiti previsti all’interno del progetto. Oltre al team in un progetto sono fondamentali anche altri elementi come l’organizzazione del lavoro, l’assegnazione delle responsabilità e dei compiti ai soggetti in grado di eseguirli, la creazione di buoni rapporti tra i componenti del team finalizzati a una piena collaborazione. Tutti questi elementi sono nella responsabilità del project manager che deve creare e gestire il team, definire e far adottare stili di lavoro adeguati, imporre e mantenere la sua autorità.

Pianificazione

Pianificare significa predisporre un piano di lavoro, descrivere come si vuole raggiungere un determinato obiettivo. Un piano può essere descritto in modo discorsivo o in forma schematica ma deve sempre contenere tutte le informazioni necessarie a definire cosa e come si deve operare in ogni momento e in ogni situazione di progetto; è indispensabile inoltre che le informazioni contenute nel piano siano comprensibili a tutti coloro che le devono utilizzare. Il piano di progetto è la linea guida per il project manager che lo deve tenere sempre con sé, consultarlo e applicarlo in ogni situazione. Il piano di progetto è un documento flessibile che, per poter rispondere in ogni istante agli obiettivi per cui è predisposto, deve essere aggiornato continuamente durante l’intera durata del progetto. Il processo di pianificazione comprende le attività necessarie alla predisposizione e alla successiva revisione del piano di progetto, il processo non si chiude con la fase di pianificazione ma i ripete per tutta la durata del progetto attraverso continue attività di revisione realizzate a conclusione di ogni macro-fase o i situazioni particolari determinate da rischi o modiche allo scopo del progetto. Il processo di pianificazione si realizza attraverso l’applicazione di tecniche e metodi di cui il project manager deve avere piena conoscenza e capacità di applicazione.

Attività quotidiane e amministrazione

Le attività quotidiane di project management comprendono la conduzione di riunioni, l’assegnazione sistematica dei nuovi compiti, la redazione e analisi di report di monitoraggio, la redazione di verbali, l’amministrazione e gestione dei costi, la gestione della documentazione di progetto e altre attività svolte quotidianamente o con una certa frequenza in un progetto. La corretta gestione di queste attività riduce il tempo destinato al loro svolgimento e soprattutto riduce la possibilità che si sprechi tempo a causa di equivoci o incomprensioni. Queste attività richiedono una organizzazione semplice e efficiente basata sulla definizione di procedure efficaci e l’utilizzo di tecniche adeguate. Di fondamentale importanza è l’utilizzo di adeguati strumenti informatici, preferibilmente online, con funzioni di archiviazione e gestione documentale.

Monitoraggio e controllo

Il tempo, le risorse e il denaro destinati a un progetto sono limitati mentre il numero di attività da svolgere è elevato e può aumentare con l’avanzare del progetto. È indispensabile che il project manager abbia strumenti che lo supportino nel monitorare e valutare lo status reale del progetto, per poter pianificare le attività e eventualmente individuare e gestire in modo adeguato le situazioni di difficoltà. È indispensabile che il sistema di monitoraggio e controllo sia attivo in ogni momento e pronto a fornire in tempo reale tutte le informazioni necessarie. Il project manager giornalmente ha colloqui con tutti i membri del team in maniera informale o in apposite riunioni di monitoraggio e pianificazione, ma i colloqui, per vari motivi, possono non mettere in evidenza le difficoltà. Il modo più efficace per un’attività di monitoraggio passa attraverso la produzione e l’analisi sistematica di report sullo stato di avanzamento del progetto, analizzati e verificati insieme al compilatore in riunioni periodiche. Tali controlli sono agevolati dall’utilizzo di strumenti online di registrazione e monitoraggio delle attività svolte da ogni componente del team.

Gestione del rischio (risk management)

Per rischio si intende una situazione che può portare a una crisi e al fallimento del progetto. Un progetto è soggetto a maggior rischio di fallimento rispetto a un normale processo produttivo aziendale, inoltre il rischio solitamente aumenta in proporzione al valore dell’obiettivo da raggiungere. Il rischio consiste nel mancato rispetto di uno o più vincoli fondamentali di progetto: qualità dei prodotti, tempo e costi. Il processo di risk management si propone di gestire i rischi a cui è sottoposto un progetto, intendendo per gestione del rischio la possibilità di prevenire o di intervenire nel momento in cui si è creata una situazione di rischio. Le metodologie di project management prevedono tecniche e metodi sofisticati di gestione del rischio ma nessuno può garantire un progetto dalle insidie potenziali dei rischi, l’esperienza insegna però che una gestione del rischio adeguata riduce sicuramente la probabilità che si verifichi e l’eventuale impatto sul progetto.

Gestione dello scopo (scope management)

Esiste un rischio così importante da essere trattato come un settore a parte del project management: il rischio che gli obiettivi di progetto possano cambiare e far saltare i vincoli di tempo e costi del progetto. Nessuno si sognerebbe mai di cambiare strutture o procedure aziendali senza prima considerarne le conseguenze, è sorprendente invece verificare come si è soliti cambiare gli obiettivi di progetto sulla base di nuove idee e situazioni anche finalizzate a un miglioramento degli obiettivi aziendali. Durante la realizzazione di un progetto, ma soprattutto nella fase finale, è facile aggiungere nuove piccole attività o obiettivi, senza valutarne i costi e i tempi necessari, per poi constatare in seguito l’impossibilità di realizzarli e i rischi di fallimento che comportano. Tutto questo consiglia di gestire in modo opportuno tali situazioni affrontandole e valutandole con criteri e modalità adeguate.

Allegati:

File	Descrizione	tipo file	Dimensione del File
Slide Unità Didattica 4 - Lezione 1	Il ciclo di vita del progetto	pdf	778 kB
Slide Unità Didattica 4 - Lezione 2	Project Breakdown Structure (PBS)	pdf	791 kB
Slide Unità Didattica 4 - Lezione 3	I processi del project management	pdf	917 kB