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UDA 04 - La gestione progetto (project management) - 4.9 Il software per il project management (PMIS)

10 Novembre 2014

di Maria Pia Accogli

4.9         Il software per il project management (PMIS)

Le principali esigenze del project manager sono:

§  verificare se lo stato di avanzamento del progetto rispetta il piano in termini di obiettivi, tempi e costi;

§  prevedere sviluppi non desiderati del progetto con un anticipo tale da consentire azioni correttive capaci di prevenirli.

Per soddisfare tali esigenze è necessario avere tutte le informazioni sullo stato di avanzamento del progetto opportunamente strutturate e continuamente aggiornate tramite l’utilizzo di un sistema informativo adeguato e disponibile online in ogni momento.

Per avere un quadro completo e continuamente aggiornato della situazione è opportuno che il progetto sia pianificato e controllato con una base dati integrata in cui:

§  siano incluse tutte le unità organizzative e le relative funzioni operative;

§  siano comprese tutte le fasi del ciclo di vita del progetto;

§  siano compresi tutte le informazioni necessarie: schedulazioni, risorse, costi, tempi, rischi, aspetti tecnici, scostamenti, altro;

§  siano disponibili tutte le informazioni in formati che permettano di essere analizzate e valutate;

§  siano integrate le informazioni di tutti i progetti presenti all’interno di un programma;

§  siano gestibili tutte le funzionalità e informazioni attraverso sistemi web facilmente accessibili.

È indispensabile inoltre che il sistema informativo utilizzato sia completamente integrato e che disponga di funzionalità di pianificazione e controllo tali da consentire di:

§  definire e controllare sistematicamente gli obiettivi e lo scopo del progetto;

§  valutare e gestire con anticipo i rischi del progetto;

§  definire e controllare le specifiche di qualità, di configurazione e di quantità dei prodotti intermedi e finali (deliverable);

§  definire e controllare sistematicamente l’ambito del progetto e il lavoro da svolgere attraverso il metodo del Project breakdown structure (PBS);

§  stimare il costo del lavoro, dei materiali e degli altri fattori associabili a tutti i prodotti, attività e compiti di progetto;

§  pianificare e controllare la sequenza e i tempi di scadenza per prodotti, attività e compiti;

§  autorizzare e controllare l’impiego dei fondi, del tempo lavorativo e delle altre risorse necessarie alla realizzazione del progetto;

§  fornire con puntualità e precisione ai vari responsabili le informazioni sullo stato di avanzamento dei lavori, sull’assorbimento dei costi e sulle previsioni per il futuro;

§  valutare costantemente l’avanzamento del progetto, individuare e prevenire per tempo i problemi e i rischi.

I sistemi informativi di project management vengono generalmente chiamati PMIS (Project Management Information Systems). Il PMI ® ha redatto un elenco completo dei software applicativi di Project management oggi disponibili suddivisi nelle seguenti categorie:

§  schedule management,

§  process management,

§  resource management,

§  cost management,

§  scope management,

§  communications management.

Per tutti i software di project management è oramai indispensabile l’utilizzo delle funzionalità e delle tecnologie di internet tanto che si sta creando un nuovo dominio applicativo denominato Distributed Project Management (DPM) per il quale sono previsti incrementi di fatturato notevolissimi nei prossimi anni. Non esiste ancora un software completo che soddisfi tutte le esigenze di un progetto, inoltre l’utilizzo di un PMIS nei grandi progetti richiede una considerevole attività di personalizzazione del software necessaria ad adeguarlo alle specifiche esigenze di ogni progetto. L’acquisizione e l’avvio di un PMIS per grandi organizzazioni richiede investimenti a livello di decine di migliaia di euro oltre che un notevole effort per la selezione del prodotto e per la sua personalizzazione. In commercio oltre ai prodotti specializzati di alto livello esistono anche numerose applicazioni con funzionalità ridotte. Esistono anche dei prodotti open source che, certamente, non possono essere presi in considerazione per grandi progetti ma che potrebbero essere utilizzati dagli allievi di questo corso per attività di studio, di simulazione e test. In questo corso si è deciso di non utilizzare software specifici, che l’alunno può ricercare e utilizzare per proprio conto, ma di utilizzare solo prodotti di office automation tra i più diffusi e di sviluppare delle soluzioni che saranno illustrate nel libro e messe a disposizione sul portale www.matematicamente.it in formato digitale. Il processo di analisi e sviluppo di piccole soluzioni personali con strumenti di office automation spinge l’alunno a riflettere sulle esigenze e sulle soluzioni da adottare completando il processo di studio del corso.

sue conoscenze.

Allegati:

File	Descrizione	tipo file	Dimensione del File
Slide Unità Didattica 4 - Lezione 1	Il ciclo di vita del progetto	pdf	778 kB
Slide Unità Didattica 4 - Lezione 2	Project Breakdown Structure (PBS)	pdf	791 kB
Slide Unità Didattica 4 - Lezione 3	I processi del project management	pdf	917 kB