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UDA 12 - Monitoraggio e controllo - 12.8 L’allocazione delle attività

21 Novembre 2014

di Maria Pia Accogli

12.8 L’allocazione delle attività

La migliore soluzione per prevenire problemi per il project manager (PM) è quella di interagire continuamente con i membri del team prendendo come riferimento il piano, allocando sempre attività smart, condividendo obiettivi e tempi. Il metodo del critical path richiede che si tengano sempre sotto controllo le attività critiche utilizzando strumenti di controllo come il Pert e il Gantt. È fondamentale che il PM ponga sempre l’accento sul fatto che l’attività deve finire il prima possibile, perché solitamente non porre limiti di tempo significa che si rischia di prolungare i tempi. Se non si fissano dei tempi, i membri non si rendono conto delle esigenze del piano e non si rendono conto di essere in ritardo. Come è stato già ripetuto più volte, la disponibilità di tempo è un elemento fondamentale per poter intervenire e risolvere i problemi che emergono nel corso di un progetto. Occorre consegnare i deliverable a chi è in attesa appena sono pronti senza ritardare assolutamente la consegna per permettere agli altri di iniziare quanto prima le nuove attività. Analizzando l’esempio di schedulazione del progetto SPOT, riportata nella tabella seguente, con le giornate lavorative e l’effort globale di tutte le risorse previste per ogni attività, possiamo rilevare immediatamente che l’effort spesso è nettamente inferiore alla durata solare prevista per l’attività. Questa schedulazione calcola l’effort globale per ogni attività sommando gli effort di tutte le risorse, questo valore sarebbe corretto se tutti i compiti fossero perfettamente sequenziali tra di loro ma, come è facile prevedere, vi sono spesso dei compiti che possono essere svolti in parallelo con una ulteriore riduzione dell’effort globale calcolato in questo modo. Nello stesso tempo però per alcune attività vi sono dei tempi tecnici di attesa che è indispensabile sommarli agli effort per calcolare correttamente la durata di una attività.

Tabella 27: schedulazione di progetto con stima della durata in giorni lavorativi ed in effort

Alcuni esempi possibili sono i seguenti:

• In un impianto con inquinamento elettromagnetico, oppure negli impianti elettrici o diriscaldamento di locali pubblici, vi sono dei tempi di attesa per la concessione di certificazioni o pareri da parte di enti pubblici come Asl o Vigili del fuoco che effettuano verifiche sugli impianti.
• Nella costruzione di un immobile, una struttura in calcestruzzo dopo la sua realizzazione richiede del tempo di attesa per il consolidamento.
• Queste situazioni di tempi di attesa dipendenti da fattori esterni alle attività interne,come problemi organizzativi, ritardi nella consegna di materiali, tempi tecnici di attesa, devono essere prese in considerazione nei piani di progetto e, per cautelarsi ulteriormente da possibili ritardi dovuti ad altre questioni, solitamente devono essere aggiunti anche dei buffer ulteriori di tempo.

Nel settore del project management ci sono diverse metodologie di ottimizzazione che vengono applicate nella pianificazione e gestione dei tempi di realizzazione delle attività, tra queste, sicuramente tra le più utilizzate, vi è una metodologia chiamata Critical chainche non viene trattata in questo libro ma che sarebbe interessante conoscere e di cui è facile recuperare materiale di vario genere su internet.