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UDA 11 - Attività quotidiane e amministrazione - 11.1 Riunioni

21 Novembre 2014

di Maria Pia Accogli

11.1 Riunioni

In un progetto le riunioni sono all’ordine del giorno e sono il luogo e il momento in cui vengono scambiate il maggior numero di informazioni e vengono prese molte decisioni. Sono il principale momento di monitoraggio dello stato di avanzamento del progetto e di analisi e revisione delle attività. La capacità di gestire le riunioni da parte di un project manager è fondamentale per il progetto, una sua incompetenza o incapacità in questo settore può essere un grave handicap. Le riunioni devo essere organizzate e gestite in modo efficace altrimenti si rischia di essere inconcludenti, di procurare perdita di tempo e generare insofferenza tra i partecipanti. Per preparare ed organizzare adeguatamente una riunione occorre tenere presente alcuni elementi fondamentali:

• invitare coloro che sono direttamente interessati, coloro che devono essere informati su qualcosa di importante o che hanno da dire qualcosa di importante, coloro che devono prendere personalmente delle decisioni o che devono contribuirea delle decisioni;
• se ci sono decisioni da prendere è fondamentale che sia presente chi ha l’autorità a prenderle e non i suoi delegati altrimenti si corre il rischio di dover rimandare;
• individuare cosa bisogna studiare e preparare per giungere pronti alla riunione ed essere efficienti ed efficaci;
• distribuire prima della riunione le informazioni necessarie ai partecipanti per consentire loro di prepararsi;
• individuare bene la prima data ottimale per la riunione;
• fissare un ordine del giorno da seguire e rispettare.

Durante la riunione occorre osservare alcune regole:

• seguire l’ordine del giorno e chiarire le regole per gli interventi;
• fissare tempi, ambito della discussione e obiettivi, chiarendo immediatamente cosa riservare ad altri incontri;
• costringere i partecipanti a restare all’interno dell’ordine del giorno intervenendo solo se necessario;
• bloccare le interruzioni che creano disturbo da parte di chi ha altri argomenti personali;
• non permettere che nuovi argomenti o problemi possano sviare la discussione dai punti all’ordine del giorno;
• valutare bene i nuovi argomenti prima di aggiungerli alla discussione, devono essere presenti tutti gli interessati e devono essere tutti preparati e disponibili;
• scrivere il verbale della riunione con tutto quanto necessario e valido relativamente all’ordine del giorno; è fondamentale predisporre e distribuire il verbale quanto prima anche con imperfezioni (bozza o draft di verbale) per avere una maggiore efficacia e riconoscimento;
• chiudere la riunione se finisce prima del previsto senza prolungarla solo per occupare tutto il tempo previsto;
• prolungare la riunione, se si va oltre i tempi senza aver preso decisioni, solo se l’atteggiamento dei partecipanti è positivo e si sta cercando di trovare delle soluzioni.

Una riunione gestita male solitamente genera ripercussioni negative sulla valutazione e sull’atteggiamento nei confronti della riunione in corso e delle successive.

Bozza di verbale

Viene riportata una bozza di verbale prodotta in tempo reale durante una riunione operativa di inizio settimana a cui partecipano il project manager ed i teammanager dei gruppi di lavoro interni ed esterni (del fornitore) convolti nelle attività in corso in un dato momento della realizzazione del progetto. Prima di leggere il verbale è opportuno che dare uno sguardo al gantt di progetto ed in particolare a quanto previsto intorno alla data del 28-09-2015 data di realizzazione dell’incontro

Tabella 20: bozza di verbale di riunione di project management

Analizzando i contenuti del verbale si può osservare quanto segue:

a.       Il documento è un deliverable di progetto:

• il verbale viene realizzato sulla basedi un layout standard che normalmente è definito negli standard di qualità del progetto;
• il documento appartiene al sotto prodotto “P6.1_01_05       Verbali di riunioni di lavoro” del prodotto “P6.1_01 Archivio di Project Management” dell’attività di progetto “A6.1 Project Management”.

b.      Contenuti del documento:

Si suppone che il progetto sino alla data del verbale abbia proceduto secondo quanto previsto nel piano di progetto rispettando perfettamente il gantt. La riunione riportata avviene il lunedì 28-09-2015 e come si può vedere dal gantt del progetto SPOT, riportato nel fascicolo allegato al libro, nella settimana tra lunedì 28-9-2015 e venerdì 2-10-2015 si prevede:

• la continuazione dell’attività “A3.1 Sviluppo di software personalizzato” iniziata il 1-7-2015 e da concludere entro il 31-10-2015;
• la conclusione dell’attività “A.3.2 Acquisizione hardware e software” il 30-9-2015;
• l’avvio dell’attività “A3.3 Realizzazione sottosistemi” con in particolare l’avvio della sotto-attività “A.3.3.1 Installazione rete ed hardware di sistema” il giorno giovedì 1-10-2015.