Tabella 20: bozza di verbale di riunione di project management

Progetto:	SPOT
Codice prodotto	P6.1_01 Archivio di Project Management
Codice sotto prodotto	P6.1_01_05: Verbali di riunioni di lavoro
Codice documento:	P6.1_01_05_0032 (numero progressivo)
Redatto da:	Claudio Torinese (PMO)
Approvato da:	ing. Guido Veneziano (PM)
Tipo documento:	Verbale di riunione di lavoro (bozza)
Data:	28 settembre 2015
Ora Inizio: 8.30	Ora fine: 10.30
Luogo:	Sala riunioni del centro servizi
Tipo riunione:	Riunione di pianificazione delle attività settimanali di progetto
Presenti:
Nominativo (*)	Ruolo
ing. Guido Veneziano	project manager
ing. Giuseppe Genovese	aiuto project manager (PMO)
dott. Oronzo Leccese	progettista settore ICT e aiuto PM
ing. Pierluigi Abruzzese	project manager esterno (team fornitore)
ing. Francesco Perugino	team manager Area Sistemi e Reti (team fornitore)
dott. Giorgio Casertano	team manager Area Sviluppo Software (team fornitore)
dott. Arturo Salernitano	team manager Area Formazione e Supporto (team fornitore)
ing. Claudio Trevigiano	team manager Area Assistenza Tecnica (team fornitore
Coordinatore:	ing. Guido Veneziano
Odg: 1. analisi dello stato di avanzamento lavori dell’attività in corso: A3     Realizzazione: A3.1 Sviluppo di software personalizzato; A3.2 Acquisizione hardware e software; 2. analisi di eventuali criticità; 3. pianificazione delle attività settimanali delle attività già in corso; 4. inizio nuova attività “A3.3 Realizzazione sottosistemi” con in particolare avvio della sotto-attività “A.3.3.1 Installazione rete ed hardware di sistema” lo 1-10-2015; 5. varie ed eventuali.
Intervento: ing. Veneziano. Apre la riunione presentando l’ordine del giorno e mettendo in evidenza che nella settimana in corso il piano di progetto vede interessate tre attività: § la continuazione dell’attività “A3.1 Sviluppo di software personalizzato” iniziata il 1-7-2015 e da concludere entro il 31-10-2015; § la conclusione dell’attività “A.3.2 Acquisizione hardware e software” il 30-9-2015; § l’avvio dell’attività “A3.3 Realizzazione sottosistemi” con, in particolare, la sotto-attività “A.3.3.1 Installazione rete ed hardware di sistema” 1l 1-10-2015. In particolare l’avvio della attività A3.3 prevede in input gli output dell’attività A3.2 che non sono stati ancora consegnati dal fornitore. Viene chiesto pertanto al fornitore di relazionare sul punto 1 dell’o.d.g. ed eventualmente a seguire sui seguenti.
Intervento: ing. Abbruzzese. Riferisce quanto segue: a. le attività riguardanti l’attività “A3.1 Sviluppo di software personalizzato” proseguono secondo il piano di sviluppo previsto che prevede la conclusione entro 31-10-2015; b. l’attività “A3.2 Acquisizione hardware e software” che dovrebbe concludersi nella settimana in corso e precisamente il 30-09-2015 presenta delle difficoltà in quanto alcuni prodotti previsti nella fornitura non sono ancora disponibili per la consegna prevista al massimo entro la settimana successiva e precisamente entro il 10-10-2015. Fortunatamente si tratta di postazioni di lavoro attrezzate la cui installazione avverrà a partire dal 19-10-2015 e di conseguenza non sono previsti ritardi al piano di progetto. c. Il resto della fornitura ed in particolare tutte le tecnologie per l’installazione delle reti telematiche e dei server sono già state consegnate nelle sedi previste. e può così iniziare la successiva attività “A.3.3.1 Installazione rete ed hardware di sistema” il cui avvio è previsto a partire da giovedì 1-10-2015. d. La installazione delle forniture avverrà secondo un piano di realizzazione dettagliato che viene presentato ed allegato al verbale. Il piano è stato realizzato sulla base di una serie di contatti e di accordi già stabiliti avvenuti con i referenti dei 20 Comuni interessati e di conseguenza dovrebbe partire ed essere realizzato secondo le modalità previste. Il piano prevede 20 giorni di attività nella server farm del centro servizi e poi mediamente due giorni di lavoro in ogni comune. Le attività verranno realizzare in parallelo da più gruppi operativi specializzati nelle attività di installazione di hardware e software in coordinamento continuo con il PMO ed in particolare con il dott. Leccese aiuto PM.
Intervento: vari partecipanti all’incontro. Viene analizzato il piano di installazione che viene allegato al presente verbale e che contiene il gantt delle installazioni da realizzare nella server farm del centro servizi e nelle sedi dei singoli Comuni. Il piano viene analizzato dettagliatamente con la partecipazione di tutti i presenti, vengono richiesti dei chiarimenti, vengono proposte alcune piccole variazioni ed infine approvato dal project manager.
Intervento: ing. Veneziano. Il project manager chiede al fornitore di tenerlo informato continuamente sullo stato di avanzamento delle attività ed in particolare: § di comunicare la fine lavori dell’attività A3.2 appena tutte le forniture saranno consegnate; § di impostare un report riepilogativo delle installazioni da fare in ogni sede con sintetica descrizione dello stato dell’arte in ognuna di esse da inviare aggiornato giornalmente via mail. La riunione viene conclusa con la pianificazione di un successivo incontro per il lunedì successivo 5-10-2015 sempre alle ore 8.30 nella stessa sede salvo differenti comunicazioni.

(*): i nomi sono tutti di esempio, casuali e non riferiti a persone reali.