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UDA 11 - Attività quotidiane e amministrazione - 11.2 Registrazione e monitoraggio delle attività

21 Novembre 2014

di Maria Pia Accogli

11.2 Registrazione e monitoraggio delle attività

In un progetto è di fondamentale importanza registrare e monitorare il tempo dedicato alle varie attività per poter poi quantificare l’impegno profuso e di conseguenza quantificare i costi per ogni singola attività. Durante un progetto spesso accade che si perde un sacco di tempo a cercare qualcosa comeun documento scritto o visto chissà quando, spesso a fine giornata ci si rende conto di non aver concluso niente di positivo.

Tabella 21: Esempio di Time Sheet Settimanale di una risorsa

In un progetto è di fondamentale importanza capire come assegnare e addebitare tutto il tempo impiegato. Il modo più semplice e utile è quello di cercare di distinguere i singoli compiti che si svolgono e di assegnarli ognuno a una voce del ciclo di vita. Non sempre ciò è possibile o facile da realizzare perché vi sono dei compiti che hanno un valore a carattere generale per tutto il progetto o che sono trasversali tra più attività. Per ogni progetto è necessario definire dei criteri di assegnazione delle attività ed è indispensabile che ogni membro del team registri giornalmente le attività svolte sul sistema di gestione del progetto e che il sistema permetta di produrre report di vario genere funzionali al monitoraggio e controllo del progetto. Attraverso i report il project manager può conoscere le attività svolte, monitorare le risorse già impiegate e quantificare il lavoro ancora da svolgere, e molto importante sapere quanto tempo si è dedicato a un attività e lo è ancora di più sapere quanto ne rimane ancora da dedicare. È indispensabile utilizzare strumenti automatizzati in grado di acquisire, gestire e produrre in modo ottimale queste informazioni, è indispensabile anche che questi strumenti siano online per permettere in ogni momento e da qualunque postazione l’inserimento e l’analisi dei dati. Se non sono presenti strumenti online allora la rendicontazione avviene in modo semi automatico attraverso la compilazione manuale di report,generalmente settimanali,da parte di tutto il personale impegnato. Il report seguente riporta un esempio di schema di time report settimanale delle attività svolte da una risorsa umana impegnata nel progetto. Analizzando il time report settimanale si può notare che:

a.       La settimana interessata è la stessa del verbale della del paragrafo precedente in cui sono interessate le attività:

•    A3 Realizzazione:

 - A3.1 Sviluppo di software personalizzato;

 - A3.2 Acquisizione hardware e software;

 - A3.3 Realizzazione sottosistemi con in particolare avvio della sotto-attività “A.3.3.1 Installazione rete ed hardware di sistema”

• A6 ProjectManagement.

b.      Il compilatore è l’aiuto PM che si muove trasversalmente su tutte le attività in corso.

c.       Nelle attività interessate vi sono molti compiti elementari, come si può rilevare dalla tabella dei compiti per attività presente nell’apposita appendice “schedulazione dei compiti”, e poiché il compilatore si muove trasversalmente su più compiti allora indica un compito generale a livello di attività:

•    C.3.3.1     Installazione rete e hardware di sistema.

d.      Invece di dettagliare le attività a livello dei singoli compiti elementari dell’attività:

• C.3.3.1_01         Predisposizione degli ambienti (verbale di consegna)
• C.3.3.1_02         Attività di installazione rete
• C.3.3.1_03         Attività di installazione sistemi
• C.3.3.1_04         Attività di installazione servizi di trasmissione dati
• C.3.3.1_05         Altre attività inerenti gli obiettivi della fase
• C.3.3.1_06         Esecuzione dei test di funzionamento.

e.       Dettagliare l’attività svolta sui singoli compiti sarebbe superfluo ed in alcuni casi impossibile sia perché si tratterebbe di intervalli piccoli sia perché solitamente si tratta di attività trasversali difficili da distinguere tra i vari compiti.

f.       Un time report di una risorsa che opera su una sola attività risulterà sicuramente più semplice di quello dell’aiuto PM, per esempio un programmatore e/o un installatore devono indicare una sola attività al giorno con uno o più intervalli e devono descrivere sinteticamente le attività o i compiti specifici svolti;

Partendo da queste informazioni è possibile realizzare vari tipi di report in funzione delle particolari necessità di progetto organizzati per attività, compiti, risorsa, intervallo di tempo, effort, costi sostenuti per il personale, ed altro. Tra i report più importanti per un progetto vi sono:

• i report riepilogativi del lavoro svolto sia per le singole attività sia per l’intero progetto, utili soprattutto al PM ed allo sponsor o al comitato di programma;
• i report del lavoro svolto per le singole attività con il dettaglio per singola risorsa necessari sia al PM che ai responsabili di attività;
• i report di dettaglio e riepilogativi per la valutazione dei costi di personale.