UDA 11 - Attività quotidiane e amministrazione - 11.1 Riunioni
- 21 Novembre 2014
- di Maria Pia Accogli
11.1 Riunioni
In un progetto le riunioni sono all’ordine del giorno e sono il luogo e il momento in cui vengono scambiate il maggior numero di informazioni e vengono prese molte decisioni. Sono il principale momento di monitoraggio dello stato di avanzamento del progetto e di analisi e revisione delle attività. La capacità di gestire le riunioni da parte di un project manager è fondamentale per il progetto, una sua incompetenza o incapacità in questo settore può essere un grave handicap. Le riunioni devo essere organizzate e gestite in modo efficace altrimenti si rischia di essere inconcludenti, di procurare perdita di tempo e generare insofferenza tra i partecipanti. Per preparare ed organizzare adeguatamente una riunione occorre tenere presente alcuni elementi fondamentali:
- invitare coloro che sono direttamente interessati, coloro che devono essere informati su qualcosa di importante o che hanno da dire qualcosa di importante, coloro che devono prendere personalmente delle decisioni o che devono contribuirea delle decisioni;
- se ci sono decisioni da prendere è fondamentale che sia presente chi ha l’autorità a prenderle e non i suoi delegati altrimenti si corre il rischio di dover rimandare;
- individuare cosa bisogna studiare e preparare per giungere pronti alla riunione ed essere efficienti ed efficaci;
- distribuire prima della riunione le informazioni necessarie ai partecipanti per consentire loro di prepararsi;
- individuare bene la prima data ottimale per la riunione;
- fissare un ordine del giorno da seguire e rispettare.
Durante la riunione occorre osservare alcune regole:
- seguire l’ordine del giorno e chiarire le regole per gli interventi;
- fissare tempi, ambito della discussione e obiettivi, chiarendo immediatamente cosa riservare ad altri incontri;
- costringere i partecipanti a restare all’interno dell’ordine del giorno intervenendo solo se necessario;
- bloccare le interruzioni che creano disturbo da parte di chi ha altri argomenti personali;
- non permettere che nuovi argomenti o problemi possano sviare la discussione dai punti all’ordine del giorno;
- valutare bene i nuovi argomenti prima di aggiungerli alla discussione, devono essere presenti tutti gli interessati e devono essere tutti preparati e disponibili;
- scrivere il verbale della riunione con tutto quanto necessario e valido relativamente all’ordine del giorno; è fondamentale predisporre e distribuire il verbale quanto prima anche con imperfezioni (bozza o draft di verbale) per avere una maggiore efficacia e riconoscimento;
- chiudere la riunione se finisce prima del previsto senza prolungarla solo per occupare tutto il tempo previsto;
- prolungare la riunione, se si va oltre i tempi senza aver preso decisioni, solo se l’atteggiamento dei partecipanti è positivo e si sta cercando di trovare delle soluzioni.
Una riunione gestita male solitamente genera ripercussioni negative sulla valutazione e sull’atteggiamento nei confronti della riunione in corso e delle successive.
Bozza di verbale
Viene riportata una bozza di verbale prodotta in tempo reale durante una riunione operativa di inizio settimana a cui partecipano il project manager ed i teammanager dei gruppi di lavoro interni ed esterni (del fornitore) convolti nelle attività in corso in un dato momento della realizzazione del progetto. Prima di leggere il verbale è opportuno che dare uno sguardo al gantt di progetto ed in particolare a quanto previsto intorno alla data del 28-09-2015 data di realizzazione dell’incontro
Tabella 20: bozza di verbale di riunione di project management
Analizzando i contenuti del verbale si può osservare quanto segue:
a. Il documento è un deliverable di progetto:
- il verbale viene realizzato sulla basedi un layout standard che normalmente è definito negli standard di qualità del progetto;
- il documento appartiene al sotto prodotto “P6.1_01_05 Verbali di riunioni di lavoro” del prodotto “P6.1_01 Archivio di Project Management” dell’attività di progetto “A6.1 Project Management”.
b. Contenuti del documento:
Si suppone che il progetto sino alla data del verbale abbia proceduto secondo quanto previsto nel piano di progetto rispettando perfettamente il gantt. La riunione riportata avviene il lunedì 28-09-2015 e come si può vedere dal gantt del progetto SPOT, riportato nel fascicolo allegato al libro, nella settimana tra lunedì 28-9-2015 e venerdì 2-10-2015 si prevede:
- la continuazione dell’attività “A3.1 Sviluppo di software personalizzato” iniziata il 1-7-2015 e da concludere entro il 31-10-2015;
- la conclusione dell’attività “A.3.2 Acquisizione hardware e software” il 30-9-2015;
- l’avvio dell’attività “A3.3 Realizzazione sottosistemi” con in particolare l’avvio della sotto-attività “A.3.3.1 Installazione rete ed hardware di sistema” il giorno giovedì 1-10-2015.