UDA 08 - La definizione del budget - 8.2 Il processo di definizione del budget
- 15 Novembre 2014
- di Maria Pia Accogli
8.2 Il processo di definizione del budget
Il budget del progetto viene elaborato attraverso un processo iterativo che parte da una definizione iniziale di massima e si sviluppa poi attraverso successive verifiche e ridefinizioni. Il budget viene fissato inizialmente durante la fase della proposta e generalmente è approssimativo, basato sull’esperienza e sulla base di preventivi iniziali di riferimento, o spesso in funzione della disponibilità o della strategia aziendale. Il primo budget strutturato viene prodotto solitamente in fase di studio di fattibilità, sulla base delle varie tipologie di spesa definite per i costi diretti e indiretti. Un esempio di budget iniziale per il progetto SPOT utilizzato come riferimento può essere il seguente:
Tabella 13: modello di budget iniziale definito per tipologie di spesa
Dall’analisi del primo budget vediamo che sono stati preventivati € 100.000 di costi indiretti di cui € 80.000 di personale e € 20.000 per infrastrutture e servizi, mentre i costi diretti di progetto sono € 370.000. Durante la fase di pianificazione del progetto, il budget viene sempre più dettagliato in funzione del PBS. La fase di pianificazione si sviluppa, come già detto, attraverso un processo iterativo di analisi e dettaglio delle attività sino ad arrivare alla definizione dei compiti; parallelamente vengono definite delle stime dei costi sempre più precise e puntuali sino alla definizione del budget finale. Il budget definito secondo il PBS permette di individuare due differenti livelli di costi:
1. un primo livello con il budget ripartito per fase: budget di progetto;
2. un secondo livello con i costi ancor più dettagliati livello di compito: costi di dettaglio.
Il budget di progetto è inserito nel piano di progetto ed è utilizzato prima per l’approvazione e per il finanziamento del progetto e poi per il monitoraggio e controllo durante le attività di esecuzione del progetto. Il budget a livello di compito è utilizzato per una dettagliata analisi e definizione dei costi. Il budget di progetto finale viene elaborato attraverso la riaggregazione dei costi di dettaglio. Nei progetti complessi, con diversi livelli intermedi di schedulazione, si utilizza una ripartizione del budget in più livelli, ciò assicura una maggiore possibilità di controllo e verifica in fase di esecuzione del progetto. Nella due schede seguenti sono riportaitutti i dati di analisi di dettaglio e definizione finale dei costi di una attività con riferimento specifico all’attività “A1.1 Analisi delle esigenze”. Nella prima scheda della “Tabella 14: modello di definizione e quantificazione costi di personale di una attività”, sono riportate le seguenti informazioni:
- elencazione dei sottoprodotti per l’attività;
- elencazione dei compiti per l’attività;
- definizione delle figure professionali addette all’esecuzione dei singoli compiti con quantificazione dell’effort richiesto e dei relativi costi unitari e totali per compito; in questo esempio l’effort è calcolato in gg/uu ma, in progetti più piccoli, potrebbe essere calcolato anche in ore/uu;
- quantificazione della durata dell’attività in giorni solari;
- differenziazione delle figure professionali tra interne ed esterne;
- calcolo totale dei costi per l’esecuzione dei compiti differenziati tra interni ed esterni;
- differenziazione dei costi esterni nelle tre tipologie: installazione, gestione (creazione, migrazione o integrazione) di banche dati, consulenza (engineering, formazione, altro).
Tabella 14: modello di definizione e quantificazione costi di personale di una attività
Tali informazioni definiscono in modo completo tutte le attività, le figure professionali, l’effort richiesto per ogni figura e per tutta l’attività, e i costi necessari per la realizzazione del lavoro previsto nell’attività. Nella seconda scheda “Tabella 15: modello di definizione e quantificazione dei costi globali di un’attività” sono riportati analiticamente tutti i costi previsti per ogni attività, riportando i costi definiti nella scheda precedente.
Tabella 15: modello di definizione e quantificazione dei costi globali di un’attività
La realizzazione di queste due tipologie di scheda per tutte le attività finali di progetto permette di avere, attraverso operazioni di sintesi, cinque elementi di fondamentale importanza per il progetto:
- 1. la definizione di tutte le figure professionali necessarie per il progetto;
- 2. la quantificazione dell’effort richiesto per ogni figura professionale;
- 3. la valutazione di tutti i costi di lavoro necessari per il progetto;
- 4. la valutazione di tutti i costi di materiale e beni vari necessari per l’attività;
- 5. la valutazione finale del tempo solare necessario per realizzare ogni attività;
- 6. la valutazione finale del budget di progetto.
Per definire i contenuti delle due schede precedenti è necessario l’apporto dei responsabili di attività o di funzione che collaborino alla definizione dei prodotti, dei sottoprodotti, dei compiti e infine stimino l’effort e i relativi costi.
| File | Descrizione | tipo file | Dimensione del File |
|---|---|---|---|
 Slide UDA 08 - Lezione 1 | Tipologie di costo | 662 kB | |
| Slide UDA 08 - Lezione 2 | Definizione del budget | 971 kB | |
| Slide UDA 08 - Lezione 3 | Definizione del budget di dettaglio | 710 kB | |
| Allegato a "Slide UDA 08 - Lezione 2" | Budget principale di progetto | 129 kB | |
| Allegato a "Slide UDA 08 - Lezione 3" | Esempi di layout di analisi costi | 223 kB |