A partire dalle fasi principali del ciclo di vita, attraverso processi iterativi, si passa alla scomposizione dei prodotti di ogni fase in sottoprodotti o componenti di prodotto e, conseguentemente, alla suddivisione delle attività in sotto-attività sempre più semplici e dettagliate, fino a giungere a un livello di definizione di singoli compiti che possono essere assegnati a una persona o a piccoli gruppi specializzati.
L’individuazione di una fase o attività del ciclo di vita inizialmente prevede la definizione e descrizione di:
§ obiettivi e scopo della fase: ogni attività deve avere chiari obiettivi strategici da perseguire che si concretizzano con la realizzazione di un contesto fatto di attività e di prodotti o sottoprodotti realizzati nel rispetto dei vincoli aziendali di qualità, tempi e costi del progetto;
§ prodotti (deliverable): ogni attività deve realizzare dei prodotti ben definiti che possono essere dei beni tangibili ma anche dei documenti di progetto o delle attività funzionali al progetto.
Attraverso un processo iterativo si passa poi alla definizione degli altri elementi che sono:
§ responsabilità: per ogni attività deve essere individuato e incaricato un responsabile dell’attività e dei prodotti finali;
§ tempi di realizzazione: per ogni attività deve essere definita una data di inizio e una durata di realizzazione;
§ costi: per ogni attività devono essere definiti i costi di realizzazione, che comprendono la spesa per i beni o servizi da acquisire, il lavoro del personale ed altre spese funzionali all’attività;
§ prerequisiti (input iniziali) e vincoli: ogni attività può richiedere degli input iniziali indispensabili al suo avvio che pertanto diventano dei vincoli iniziali;
§ processo di realizzazione della fase: per ogni attività deve essere definito il processo di realizzazione, cioè l’insieme delle sotto-attività o compiti elementari da svolgere e dei momenti di test e verifica dei risultati intermedi o finali;
§ team della fase: per ogni fase, dai compiti individuati per la realizzazione dei prodotti è possibile definire le competenze necessarie e conseguentemente le figure professionali corrispondenti.
La metodologia di definizione di una fase o attività è descritta dettagliatamente nel paragrafo“Parte III 6.1 La Project Breakdown Structure (PBS)”.