IL LIBRO
UDA 17 - Fase di Dispiegamento - 17.2 L’attività di comunicazione
17.2 L’attività di comunicazione
Vi sono dei casi in cui i costi di avvio superano il costo di tutte le fasi precedenti, basta considerare il caso di grandi campagne pubblicitarie per la promozione di nuovi prodotti. Comunicare con chi dovrà ricevere e utilizzare gli output a conclusione di un progetto è di fondamentale importanza per il successo di tutta l’operazione. Il gruppo dei soggetti interessati a questa fase, a volte, va oltre il team di progetto e gli utenti perché può comprendere anche i clienti, i manager e altri stakeholder dei clienti stessi. La comunicazione, che di solito inizia già in altre fasi del progetto, si intensifica notevolmente con l’avvicinarsi del roll-out sino a giungere al massimo livello in questa fase. La comunicazione deve essere bidirezionale, gli utenti devono conoscere i nuovi prodotti o i nuovi processi per poterli utilizzare, contemporaneamente però devono anche poter esprimere il loro punto di vista e le loro necessità, non solo rispetto ai prodotti ma anche ai tempi, al supporto fornito e a ogni altro elemento che li riguarda. L’attività di comunicazione richiede la predisposizione di un piano di comunicazione adeguato in cui è progettato e pianificato tutto quanto necessario:
- strumenti: materiale pubblicitario di vario genere come manifesti, cartelloni, locandine, totem, depliant, gadget, spot, ed altro ancora;
- attività ed eventi: campagne di informazione sui media (giornali, tv, internet ecc..), workshop, seminari, ed altre modalità e tipologie di eventi;
- attività: piano dettagliato delle attività di distribuzione del materiale e di realizzazione delle attività e degli eventi.
Il piano di comunicazione deve essere predisposto nella fase di progettazione mentre tutto il materiale e quant’altro necessario alle attività, a partire dalla selezione dei fornitori, deve essere predisposto nella fase di realizzazione.