IL LIBRO

UDA 15 - Fase di progettazione - 15.3 Team di progetto della fase

Sponsor

Lo sponsor ha la responsabilità di assicurare all’azienda che i fondi e le risorse allocate al progetto siano spesi bene e mantenuti in linea con gli obiettivi aziendali e di conseguenza di verificare che i risultati della progettazione siano in linea con tali obiettivi. Il coinvolgimento dello sponsor in questa fase può variarein funzione di due parametri: l'esperienza del project manager e l'entità del progetto. Lo sponsor ha la responsabilità di monitorare l'avanzamento della fase in rapporto al piano ed eventualmente intervenire a tutela degli investimenti aziendali, se i report del project manager evidenziano difficoltà. Talvolta lo sponsor può svolgere attività di promozione dei risultati della progettazione e delle soluzioni individuate presso il comitato di gestione, per ottenere approvazione ed entusiasmo verso le scelte effettuate. Analogamente, in caso di posizioni differenti, lo sponsor potrà essere coinvolto in eventuali negoziazioni necessarie all’approvazione del progetto esecutivo all'interno o all'esterno dell'azienda.

Comitato di programma

Il comitato di programma, a seconda dei casi, in questa fase ha i seguenti compiti principali:

• Approvare la progettazione tecnica, come compito primario, prima o dopo eventuali altre approvazioni esterne a seconda dei casi e del tipo di progetto.
• Cambiare l'ordine di priorità dei progetti contenuti nel portfolio dell'azienda in caso di necessità e sulla base delle informazioni ottenute, in modo che rispecchi le nuove esigenze. Questo intervento può comportare un miglior posizionamento del progetto in esame con un miglior accesso alle risorse, ma potrebbe anche implicare un declassamento con conseguenti effetti negativi. Nel secondo caso è possibile che il progetto perda risorse, con ovvie implicazioni a livello di programmazione e progettazione.
• applicare azioni correttive al progetto, evento piuttosto raro, sulla base delle informazioni ricevute attraverso i report di stato del progetto.

Project manager

Il project manager ha prima di tutto le seguenti responsabilità:

• definire e convocare il team di progetto, allocare i compiti, assegnare la responsabilità e l'autorità necessaria ai membri del team per svolgere e portare avanti autonomamente o in gruppo i compiti assegnati;
• coordinare le attività di progettazione e di integrazione dei contenuti prodotti dal team;
• monitorare l'avanzamento in rapporto al piano.

Il lavoro di project manager prevede spesso anche compiti di progettazione, per quelle che possono essereproprie competenze specifiche, che si sommano ai compiti di gestione del progetto. Quando un project manager svolge anche attività di tipo tecnico è fondamentale che operi una distinzione netta tra le due attività. Se il project manager ha allocato a se stesso attività tecniche di progetto, per queste attività deve avere responsabilità proprie di un membro del team. Questo modo di lavorare è usuale per i progetti di piccole e medie dimensioni, ed è fondamentale che il project manager sia sottoposto alle stesse regole degli altri quando interviene nel loro ambito di competenza, in qualità di membro tecnico del team.

Altri membri del team

Al team di progetto della fase di progettazione partecipano gli esperti necessari a coprire tutti i settori interessati al progetto. Il team della fase è composto da progettisti ma spesso anche da tecnici specializzati, in grado di fornire pareri tecnici su singole parti o compiti specifici di progetto. Il compito di ogni membro tecnico del team in questa fase è di:

• accertarsi prima di tutto di capire in maniera chiara e corretta le attività che sono stati chiamati a svolgere;
• ricorrere alle proprie competenze e alla propria iniziativa per eseguire le attività assegnate dal project manager, assumendo responsabilità e autorità, nei limiti concordati per ogni attività;
• relazionare tempestivamente al project manager, sia su richiesta sia di propria iniziativa, su avanzamento dei lavori, problemi e preoccupazioni;
• essere in grado di chiarire la natura tecnica dei propri deliverable, degli input necessari, della gestione ed utilizzo successivi alla realizzazione di ogni prodotto;
• essere coscienti che il successo del progetto dipende dall’attività dell’intero team e di conseguenza lavorare in perfetta sintonia con gli altri, sostenendosi a vicenda.

Rappresentante utente

I rappresentanti degli utenti hanno la chiara responsabilità di portare le esigenze ed il punto di vista degli utenti all’interno del lavoro di progetto. Il loro ruolo è fondamentale in questa fase in quanto elemento fondamentale, già descritto nello scopo della fase, è la realizzazione di una dettagliata attività di analisi delle esigenze degli utenti, realizzata appunto attraverso una quanto più efficace possibile interazione tra progettisti ed utenti. È importante che le caratteristiche dei deliverable di progetto siano approvate dai rappresentanti degli utenti e, anche se non è vincolante, il loro parere deve essere tenuto in grande considerazione. Una opposizione da parte degli utenti ad un progetto o la mancata approvazione dei prodotti finali, generalmente porta ad un fallimento degli obiettivi del progetto. Oltre che nella fase di progettazione, il contributo degli utenti è importante anche nelle fasi successive ed in particolare nelle attività di revisione del piano perché le esigenze degli utenti possono subire delle variazioni e pertanto necessitano di una verifica sistematica durante il progetto. Infine il contributo degli utenti è indispensabile per una valutazione dei prodotti finali di progetto.

Fornitori esterni

I fornitori in genere ricoprono ruoli e responsabilità come tutti gli altri membri del team ed è indispensabile che il project manager chiarisca le attese del progetto durante le negoziazioni iniziali. Per assicurarsi che non vi siano eventuali conflitti con altri interessi esterni dei fornitori è indispensabile che i rapporti siano definiti e regolati da precisi termini contrattuali.

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