IL LIBRO

UDA 09 - Le relazioni tra le attività e l’organizzazione del tempo - 9.8 Contesa e livellamento delle risorse

Sinora si è parlato di risorse dando per scontato sempre la loro disponibilità, ma questo non è sempre vero nei progetti. Nella definizione della durata di una attività non si deve tenere conto del tempo necessario alla sua realizzazione ma anche della disponibilità delle risorse necessarie alla loro realizzazione. Le risorse da gestire in un progetto possono essere di vario tipo: tempo, denaro, persone, mezzi, attrezzature e materiali. Il tempo è una risorsa fondamentale che scorre a un ritmo costante, se perduto non può essere recuperato, non può essere conservato per impieghi successivi. Il tempo è l’elemento che mette in relazione il progetto con tutte le altre risorse. Sinora l'analisi per la definizione del cammino critico si è basata su previsioni di durata delle attività ricavate dall'effort richiesto da ognuna di esse e dalla quantità di risorse allocate per ogni attività. Non sempre le risorse necessarie alla realizzazione di una attività sono disponibili e se questo si verifica l'attività deve attenderne la disponibilità; se l’attività fa parte del percorso critico allora il ritardo si propagherà su tutto il progetto. In caso di componenti del team, l’indisponibilità può essere dovuta a vari fattori: ferie, impegno in altre attività dello stesso progetto o di altri progetti, altro ancora. In altri casi si può trattare di attrezzature o mezzi a disposizione dell’organizzazione, di cui è richiesto l’uso contemporaneamente in più attività.

Per risorse si intendono persone che non possono essere sostituite perché possiedono competenze particolari oppure macchinari unici o molto costosi, strutture ti aule di formazione o altro che possono essere impegnate. Quando le risorse sono in competizione occorre elaborare un apposito piano di adattamento.

Per ogni risorsa occorre verificare che non abbia un carico superiore al 100%, cioè che non sia sovrallocata nel periodo di tempo considerato. Se la risorsa è sovrallocata, non è possibile arrivare a una soluzione senza aumentare il tempo previsto oppure senza aggiungere altre risorse umane.

Il livellamento delle risorse può essere fatto:

•   rimandando l’attività in esame in modo da permettere di completare prima le altre attività in cui è impegnata la risorsa;
•   posticipando le altre attività in modo da liberare le risorse per l’attività in esame.

Nei progetti piccoli, il livellamento delle risorse può essere realizzato manualmente, impostando i ritardi delle attività con il minor impatto sull’intero progetto.

Nel caso di progetti complessi il procedimento manuale può essere difficoltoso e può essere necessario l’impiego di funzionalità presenti nei software di pianificazione di progetto. In genere possono esistere diverse soluzioni al problema del livellamento delle risorse e i software sono in grado di individuarle; i software però difficilmente sono in grado di valutare quale sia la soluzione migliore tra tutte quelle possibili. In questi casi solo un esperto, valutando anche l’esistenza di fattori esterni, può prendere le decisioni migliori. I software in genere sono in grado di rilevare se una soluzione funziona logicamente, valutando tutte le possibili sovrapposizioni ed eventuali utilizzi maggiori del 100% (sovrallocazioni), pertanto i software possono essere utilizzati anche a posteriori per verificare se il livellamento effettuato manualmente funziona ancora logicamente. Alla fine del livellamento delle risorse il cammino critico di progetto può risultare frammentato, con gap in corrispondenza dei periodi di indisponibilità delle risorse contese e con il ritardo di attività critiche.

Figura 39: esempio di ritardi di realizzazione per contesa di risorse tra attività

Nelle grandi organizzazioni succede spesso che le attività del cammino critico e, conseguentemente, interi progetti devono attendere il termine di altre attività esterne per avere la disponibilità delle risorse. Come già detto, se la competizione delle risorse è tra attività critiche e attività non critiche dello stesso progetto, si può pensare di ritardare le attività non critiche a meno di altre indicazioni contrastanti. La pianificazione del progetto e il project management devono focalizzare sempre la loro attenzione sul cammino critico per individuare la eventuale presenza di risorse speciali (contese), la cui disponibilità costituisce un vincolo per l’avanzamento al progetto.

Nel caso di singoli progetti ricchi di risorse, potrebbero non esserci risorse chiave, ma quando le organizzazioni conducono più progetti nello stesso settore, diventa sempre più probabile che l’avanzamento di progetti sovrapposti possa dipendere dalla disponibilità di una risorsa necessaria a più progetti. Il concetto di risorse chiave è molto utile per assicurare che i piani di progetto includano informazioni realistiche sui vincoli effettivi dell’avanzamento.

Nota: esempi ed esercitazioni