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UDA 22 - La certificazione di qualità - 22.5 Classificazione ed utilizzo degli audit ISO 9001

26 Novembre 2014

di Maria Pia Accogli

Definizione: audit (norma ISO 9001)

Per audit si intende un’ispezione sistematica, documentata e indipendente che ha come scopo quello di verificare la conformità ai requisiti espressi. La verifica deve essere non casuale ma il prodotto di una cultura dell’organizzazione che determina sempre lo stesso risultato. La conformità dovrà essere dimostrata tramite evidenze oggettive che si raccolgono per mezzo di colloqui con il personale, analisi di documenti, osservazione di come vengono svolte le attività.

Classificazione degli audit

Gli audit ISO 9001 sono classificati in tre modi differenti.

Una prima classificazione prevede quattro diversi tipi di audit classificati in funzione dell’oggetto della verifica:

-      audit di prodotto: è la verifica che un prodotto (o un servizio) in una determinata fase sia conforme a quanto specificato nei riferimenti relativi.

Esempi di questo tipo di audit sono le verifiche:

• sui prodotti dopo una fase di collaudo/controllo,
• sui prodotti giacenti in magazzino,
• sugli ordini di acquisto,
• sui documenti emessi, all’arrivo dei prodotti presso i clienti,
• su com’è stato compilato un modulo bancario o assicurativo,
• su come è stata rifatta una camera d’albergo,
• altro.

Gli obiettivi dell’audit di prodotto sono:

• giudicare l’efficacia del sistema in relazione a prodotti o semilavorati specifici;
• valutare la qualità del prodotto;
• individuare le possibilità di miglioramento.

-      audit di processo: è la verifica che un determinato processo rispetti le caratteristiche indicate nella specifica del processo stesso.

Esempi di questo tipo di audit sono le verifiche:

• dello stato di controllo di un processo,
• dell’esatta elaborazione dei dati,
• dello stato di taratura di uno strumento di misura,
• che tutti i parametri fisico/chimici siano nei limiti previsti nel processo di finitura galvanica,
• altre verifiche ancora.

Gli obiettivi dell’audit di processosono:

• dare un giudizio sull’efficacia di specifici processi di fabbricazione;
• valutare il livello di qualità dei processi;
• individuare possibilità di miglioramento.

-      audit di programma: è la verifica che un determinato programma raggiunga di obiettivi di qualità previsti e sia portato a termine nei tempi e nei modi definiti.

Gli obiettivi dell’audit di programmasono:

• qualificare i prodotti e fornitori;
• migliorare i costi;
• individuare necessità di revisione dei progetti;
• valutare azioni correttive;
• individuare necessità di formazione del personale;
• ed altro ancora.

-      auditdi sistema è la verifica di tutti gli elementi di un sistema di gestione della qualità e la valutazione della sua applicazione ed efficienza; viene valutata la documentazione del sistema e si ricercano eventuali punti di debolezza.

Gli obiettivi dell’audit di sistema sono:

• dare un giudizio sull’efficacia del sistema di qualità;
• ricercare eventuali punti deboli del sistema per i quali proporre provvedimenti correttivi/preventivi che possono essere condotti internamente dal Responsabile Gestione Qualità o da un esterno come un cliente oun ente certificatore).

I quattro tipi di classificazione possono essere rappresentati da una piramide che vede al livello base l’audit di ispezione del prodotto/servizio e a salire, via via, l’ispezione dei processi, l’ispezione dei programmi, l’ispezione delle procedure fino ad arrivare all’ispezione del sistema, in cima alla piramide.

Figura 65: piramide degli audit

Una seconda classificazione può essere fatta in funzione del tipo di verifica effettuata che permettere di distinguere le seguenti tipologie di classificazione:

• Audit orizzontale: è la verifica fatta reparto per reparto, lo scopo è di verificare la corretta applicazione delle procedure che competono al reparto. Il difetto è che non si esaminano le interfacce tra le diverse aree.
• Audit verticale: è la verifica di progetto, lo scopo è di seguire l’andamento di un progetto all’interno dell’organizzazione. È una metodologia valida per la verifica delle interfacce tra le aree coinvolte.
• Audit traccia avanzamento: è la verifica progressiva e sistematica di un processo dall’inizio alla fine.
• Audit a ritroso: è la verifica che persegue la rintracciabilità delle registrazioni, è utilizzata, ad esempio, per risalire alla causa dei problemi partendo dal reclamo di un cliente.
• Il terzo tipo di classificazione può essere fatta in funzione di chi effettua la verifica:
• Audit interno di prima parte: è la verifica interna condotta da personale interno addestrato allo scopo.
• Audit esterno di seconda parte: è la verifica del fornitore ed è condotta dal clienti sui propri fornitori con personale del cliente appositamente addestrato.
• Audit esterno di terza parte: è la verifica di certificazione ed è condotta da un organismo di certificazione indipendente ed accreditato.

Utilizzo degliaudit ISO 9001

Un audit ISO 9001, in una azienda, può essere utilizzato per vari scopi tra i quali i più importanti sono i seguenti:

• far verificare le procedure in esame (aziendali, di progetto ecc.) da un soggetto indipendente;
• controllare l’aderenza di un elemento in esame alla norma di riferimento;
• controllare il rispetto delle procedure di riferimento e l’adeguatezza delle stesse al contesto dell’organizzazione;
• verificare l’efficacia e l’efficienza dei processi;
• identificare le opportunità di miglioramento;
• ottenere dati significativi per le decisioni che i vertici aziendali devono prendere in merito al futuro dell’organizzazione;
• raggiungere gli obiettivi dell’organizzazione;
• soddisfare prescrizioni vincolanti;
• valutare un nuovo fornitore in vista di un possibile rapporto contrattuale;
• stabilire la conformità o meno degli elementi di un Sistema di Gestione della Qualità rispetto ai requisiti specificati;
• stabilire l’efficacia del Sistema di Gestione della Qualità utilizzato nel conseguire obiettivi di qualità specificati;
• fornire all’organizzazione l’opportunità di migliorare il Sistema di Gestione della Qualità;
• consentire la registrazione del Sistema di Gestione della Qualità dell’organizzazione in un registro specializzato;
• verificare se il Sistema di Gestione della Qualità del fornitore continua a soddisfare i requisiti specificati e sia realmente messo in atto;
• verificare se il Sistema di Gestione della Qualità dell’organizzazione continua a soddisfare i requisiti specificati e sia realmente messo in atto;
• valutare il Sistema di Gestione della Qualità dell’organizzazione rispetto ad una norma di riferimento.

Frequenza degliaudit

Un audit ISO 9001 deve essere condotto normalmente una o due volte all’anno per effettuare una sorveglianza periodica del sistema di gestione della qualità, inoltre deve essere condotto in via straordinaria ogni qual volta si verificano i casi seguenti:

• modifiche sostanziali al sistema come la realizzazione di nuovi progetti;
• per verificare l’attuazione e l’efficacia di determinate azioni correttive decise.

Il piano degli audit si prepara e si fa approvare generalmente all’inizio dell’anno insieme ad un riesame del sistema, se poi durante il corso dell’anno vengono effettuate verifiche straordinarie il piano deve essere aggiornato con l’inserimento delle verifiche eseguite.

Norma di riferimento e comportamenti

La norma di riferimento per la conduzione degli audit è la ISO 19011 “Linee guida per gli audit dei sistemi di gestione per la qualità e/o di gestione ambientale” che costituisce un riferimento molto utile per ogni tipologia di audit (interni, esterni, di prodotto ecc). Il punto 4 della norma contiene i principi di base che devono essere tenuti presenti ogni volta che si prepara e si esegue un audit:

• mantenere un'etica di base ed essere il più onesti possibile nella preparazione, nello svolgimento e nella redazione della reportistica dell'audit;
• riportare chiaramente i risultati in modo che tutti possano capire quali sono i punti di forza e di debolezza del contesto esaminato;
• mantenersi professionalied indipendenti agli elementi da verificare assicurando di non avere con essi un conflitto di interessi;
• basarsi solo sui fatti e fornire l'evidenza oggettiva di quanto verificato.

Requisiti da rispettare nella conduzione di unaudit

Per la validità di un audit è fondamentale che siano rispettati i due seguenti requisiti:

• il verificatore non deve avere diretta responsabilità nelle aree sottoposte a verifica;
• il verificatore deve avere un’adeguata conoscenza delle procedure e delle tecniche relative alle verifiche ispettive.

Compiti e responsabilità dei valutatori, del committente e del valutando

Le responsabilità dei valutatori sono:

• individuare le prescrizioni applicabili alla verifica ispettiva;
• pianificare la verifica;
• predisporre i documenti di lavoro;
• esaminare la documentazione relativa alle attività da esaminare per valutarne l’adeguatezza;
• agire con obiettività;
• raccogliere ed analizzare evidenze oggettive pertinenti e sufficienti per raggiungere conclusioni relative al sistema valutato;
• documentare le osservazioni;
• verbalizzare i risultati della verifica in modo chiaro.

Le responsabilità del committente sono:

• definire le necessità e lo scopo della verifica;
• definire chi dovrà condurre la verifica;
• definire l’ambito della verifica;
• ricevere il rapporto di verifica ispettiva;
• stabilire se e quali azioni successive devono essere intraprese.

Le responsabilità del valutando sono:

• deve conoscere gli obiettivi e l’estensione della verifica;
• deve collaborare con i valutatori al raggiungimento degli obiettivi della verifica;
• deve essere di supporto nella definizione delle azioni correttive basate sul rapporto di verifica.