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UDA 22 - La certificazione di qualità - 22.4 Il processo di Auditing

26 Novembre 2014

di Maria Pia Accogli

L'audit è una valutazione indipendente di un determinato oggetto, effettuata sulla base di i criteri prefissati, volta a ottenere prove obiettive in grado distabilire in quale misura i criteri prefissati siano stati soddisfatti o meno. Da notare che i termini "audit" e "auditor" sono codificati (http://it.wikipedia.org/wiki/Audit - cite_note-2)e assumono significati diversi (nelle norme e regolamenti specifici) a seconda della precisa categoria di audit in cui sono utilizzati. È importante sottolineare un aspetto spesso trascurato o non esplicitato: l'audit si svolge sulla base di un campionamento di evidenze e pertanto ha un inevitabile margine di errore dovuto al fatto che attesta un risultato complessivo a partire da un numero limitato di elementi selezionati. La presenza del margine di errore è dovuto alla limitatezza delle risorse che in genere si possono mettere a disposizione per un audit. Il concetto di audit si è diffuso ed è molto utilizzato grazie alla diffusione ed applicazione delle norme in tema di garanzia di qualità.

Definizione: auditing (norma italiana ISO 19011 - Linee guida per gli audit dei sistemi di gestione)

Per auditing si intende “il processo sistematico, indipendente e documentato, applicato per ottenere evidenze e valutarle con obiettività, al fine di stabilire in quale misura i criteri definiti sono stati soddisfatti”.

L'auditing, che in precedenza veniva denominato "verifica ispettiva", è un processo di valutazione formale e sostanziale che richiede che siano rispettate scrupolosamente una serie di regole. L'audit è il risultato dell’auditing anche se spesso i due termini sono sovrapposti. Il concetto di auditing è diverso da quello di ispezione, spesso abusato e utilizzato scorrettamente. In generale, come vedremo in seguito, un audit è anche cosa ben diversa da collaudi, prove, controlli e verifiche varie, tutti questi tipi di prova rientrano in casi particolari o tipologie di audit. Un audit è caratterizzato dai seguenti elementi principali:

-         Obiettivi: un audit deve avere un obiettivo che può essere uno dei seguenti:

• verificare internamente da parte dall'organizzazione il grado di conformità (rispetto ad una norma o una procedura o un capitolato) o il grado di posizionamento (rispetto a dei criteri) per stabilire il proprio livello (auto verifica);
• qualificare un fornitore al fine di utilizzarlo come fonte di approvvigionamento;
• rilasciare un certificato di conformità;
• accertare l'efficacia di azioni correttive intraprese;
• valutare materialmente un prodotto, un'apparecchiatura o un'opera per dichiararne l'adeguatezza e conformità per scopi successivi (utilizzo, vendita ecc);
• conseguire un rating (o un ranking), rispetto ad una scala numerica assegnata, che fornisca la misura precisa di una certa prestazione necessaria ad attivare un percorso di innalzamento del livello. Questa è una metodologia classica dei programmi di miglioramento utilizzati dalle grandi multinazionali per i loro stabilimenti e fornitori nonché dei "premi qualità" nazionali e internazionali.

-          Criteri: sono gli elementi rispetto ai quali l'auditor esegue la valutazione, in pratica sono i requisiti da valutare nonché gli elementi per formulare il giudizio finale a partire dai risultati dell'audit. È il confronto tra requisiti ed evidenze.

-          Piano: un audit (o un insieme o un programma di audit) deve essere pianificato, cioè devono essere specificati: il team di audit, le persone auditate, il luogo, la data e molti altri dettagli.

-          Procedura: l'audit deve essere proceduralizzato cioè deve essere definito e documentato preventivamente come l'audit si svolge, il suo campo di applicazione, le responsabilità, le modalità operative ecc.

-          Evidenze: secondo la definizione, molto generale, contenuta nella norma ISO 9000, le evidenze sono dati che supportano l’esistenza o la veridicità di qualcosa, pertanto, possono essere:

• documenti, informazioni, constatazioni, risultati di misurazioni e monitoraggi (nel caso di audit di sistema o simili, come gli audit contabili);
• materiali, prodotti, apparecchiature, opere (nel caso degli audit di prodotto);
• attività ovvero procedure/prassi/procedimenti e le infrastrutture (un magazzino, un reparto, un ufficio, un cantiere ecc) ove si svolgono le attività (nel caso degli audit di processo).

• Oggettività: l'auditor deve essere oggettivo, imparziale e, soprattutto, non deve avere conflitti di ruolo con l'oggetto dell'audit, cioè non deve avere responsabilità dirette con l'organizzazione o con il reparto/ufficio valutati.
• Rapporto: i risultati e l'esito complessivo dell'audit (conclusioni) deve essere documentato attraverso un audit report. Eventuali anomalie, cioè non conformità, punti deboli, difetti, raccomandazioni, ed altro ancora, devono essere dettagliatamente precisate. Il report deve contenere o richiamare le modalità per correggere le anomalie. Il rapporto, o relazione di audit, deve essere spiegato e consegnato all'auditato. L’auditor non è obbligato rilasciare, oltre al rapporto, anche le evidenze, check list di audit o simili, ma è sempre buona prassi farlo in favore dell'auditato.