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UDA 17 - Fase di Dispiegamento - 17.6 Processo di implementazione

24 Novembre 2014

di Maria Pia Accogli

17.6 Processo di implementazione

La fase di dispiegamento può iniziare nel momento in cui sono stati realizzati e consegnati gli output di progetto e sono stati stanziati i fondi per l’attività. Solitamente, nel momento in cui i prodotti vengono resi disponibili agli utenti, emergono osservazioni e suggerimenti. Sicuramente alcuni di questi suggerimenti dovranno essere affrontati e risolti immediatamente, ma contemporaneamente devono essere gestiti in modo controllato e senza permettere che ostacolino il processo di avvio.

Figura 50: processo di dispiegamento

Questo è il momento in cui il registro delle questioni deve essere fortemente utilizzato ma i suggerimenti che emergono devono essere gestiti in modo opportuno, molti di questi dovranno essere utilizzati come informazioni utili per i successivi progetti senza correre il rischio di mandare in crisi quello che sta per finire. Gestire in questa fase tutte le questioni che normalmente si presentano, significa aumentare la portata del progetto e conseguentemente aumentare tempi e costi. Questo è uno dei momenti in cui si rischia di perdere il controllo del progetto. Il processo di dispiegamento è soggetto a subire situazioni di questo genere, ma è un grosso errore avviare piani di recupero a questo punto, si rischia di perdere tempo e denaro senza poter superare i problemi emersi. Di fondamentale importanza in questa fase è l’organizzazione di una efficace attività di supporto agli utenti in gradodi affrontare tutte le emergenze che si possono manifestare. Uno dei problemi più comuni che si evidenziano in fase di avvio, anche per progetti di notevole importanza e valore, è una avversione da parte degli utenti a modificare il loro comportamento anche di fronte all’evidenza di notevoli vantaggi per l’organizzazione.

Tale avversione è dovuta a vari fattori:

• alcuni possono avere degli svantaggi personali dai nuovi processi che li portano a perdere ruoli e compiti di responsabilità;
• altri possono essere chiamati a fare degli investimenti economici personali;
• ad altri ancora è richiesto un impegno iniziale sia di formazione che di organizzazione;
• altro ancora.

In queste situazioni il project manager rischia di essere sopraffatto da questi fattori esterni e pertanto, è di fondamentale importanza un sostegno deciso da parte dell’organizzazione, ed in particolare da parte di sponsor e comitato di progetto, sia al project manager che agli obiettivi del progetto.