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UDA 10 - La fase di Definizione e Pianificazione - 10.5 Il PID (Documento Iniziale di Progetto)

15 Novembre 2014

di Maria Pia Accogli

Il documento iniziale di progetto (PID – Project Initial Document) è il documento in cui devono essere definite tutte le regole operative da adottare durante la realizzazione e le responsabilità di tutti i soggetti coinvolti nelle attività. Gran parte delle organizzazioni hanno un modello di riferimento standard per il proprio PID che può essere visto come un contratto o meglio come un impegno da sottoscrivere nei confronti dell’azienda prima di tutto da parte del project manager e poi anche da parte di tutti gli altri soggetti coinvolti nel progetto.

Il PID deve comprendere e dettagliare le seguenti informazioni minime:

•   gli obiettivi del progetto,
•   le motivazioni che portano alla sua realizzazione,
•   i risultati attesi e/o prodotti finali,
•   l’ambito di applicazione del progetto,
•   i costi del progetto,
•   le modalità e i tempi di realizzazione del progetto,
•   le figure professionali coinvolte nella gestione del processo e le responsabilità di ciascuna di esse,
•   una analisi dei rischi potenziali e un piano di gestione.

Vi possono essere poi altre informazioni come:

•   l’eventuale stato preesistente dei prodotti o servizi su cui si vuole intervenire o che si vogliono realizzare ex-novo;
•   il piano di gestione a regime degli output di progetto con analisi dell’organizzazione necessaria e dei costi previsti per la gestione.

Il PID deve rispondere ai requisiti precedenti e deve avere un livello di dettaglio tale da permettere in ogni momento il controllo del progetto. Deve essere un documento dinamico, facilmente modificabile, diviso in parti autonome e tali da poter essere facilmente revisionate durante il progetto. Nel paragrafo seguente è descritto un esempio di indice di un P.I.D. basato sugli standard della metodologia PRINCE 2 e nella fascicolo allegato al libro: Il progetto SPOT è riportatoun esempio completo.

Indice di un P.I.D.

1.      Copertina

<Nome del Progetto>

Documento Iniziale di Progetto

V0.1

2.      Storia del documento

È la controcopertina con i dati di controllo di qualità di progetto con le informazioni relative al documento riguardanti:

•   chi lo ha realizzato, chi lo ha approvato, a chi è stato distribuito
•   stato e versione del documento
•   storia delle revisioni (con date, modifiche effettuate)
•   date varie
•   altro ancora in funzione dello standard

3.      Sommario

Sommario del documento, con eventualmente indice figure e altro.

4.      Introduzione

Informazioni introduttive sul documento necessarie a una lettura corretta e semplificata

5.      Scopo del Documento

Descrizione dello scopo del documento: obiettivi, ambito di intervento, piano di attività, struttura di gestione, modalità di utilizzo e revisione del documento.

6.      Approccio del progetto

Descrizione delle metodologie e delle modalità di approccio al progetto.

7.      Fasi di progetto

Descrizione sintetica delle fasi di progetto (sintesi del PBS).

8.      Definizione del progetto

Descrizione di:

•   obiettivi del progetto,
•   perimetro e ambiti di intervento del progetto,
•   stato dell’arte prima dell’avvio del progetto,
•   risultati o prodotti del progetto.

9.      Organizzazione del progetto

Descrizione di:

•   organizzazione complessiva di progetto,
•   struttura organizzativa di progetto (organigramma).

10.  Ruoli e Responsabilità

Descrizione delle figure di progetto con particolari responsabilità e i relativi compiti e modalità operative (comitato di programma, sponsor, project manager, altri)

11.  Standards

Descrizione di tutti gli standard di progetto con particolare riferimento a:

•   documentazione,
•   banche dati,
•   software applicativo,
•   hardware e software di sistema,
•   altro.

12.  Controllo di Qualità

Descrizione degli standard di qualità con riferimento alle modalità di realizzazione dei processi, con relative tecniche e metodi, e alle caratteristiche tecniche dei prodotti.

13.  Criticità e Ipotesi

Descrizione di:

•   potenziali criticità (rischi) individuabili in fase di pianificazione e delle modalità di monitoraggio e intervento;
•   delle modalità di monitoraggio, controllo e gestione di eventuali altri rischi emersi in fase di esecuzione.

14.  Piano di Lavoro

Il piano di lavoro è introdotto in forma descrittiva e poi dettagliato attraverso layout standard. La prima parte solitamente è inserita nella parte principale del piano mentre la seconda, realizzata con schede descrittive, diagrammi e schedulazioni varie, è riportata in una delle appendici finali.

Il riportare schede, diagrammi e schedulazioni nell’appendice rende il documento più flessibile in quanto le appendici si prestano a essere facilmente revisionate e sostituite nelle successive fasi di esecuzione di progetto.

Infine il piano contiene la descrizione di eventuali flessibilità di progetto in termini di tempo e spesa, applicabili alla realizzazione e revisione del piano.

15.  Appendice 1: Ruoli e Responsabilità del progetto

Descrizione di tutte le figure previste nel team di progetto, dei compiti, delle responsabilità e dei riferimenti personali via via che ogni figura viene individuata e contrattualizzata.

16.  Appendice 2: Piano di progetto di alto livello

Inserire un piano di progetto ad alto livello, composto da grafici, schede di riepilogo, schedulazioni come quelle descritte nel corso e nel fascicolo allegato.

17.  Appendice 3: Diagrammi di Gantt del Piano di progetto

Inserire uno o più gantt di progetto: globale, oppure per consegna dei prodotti, per attività principali o moduli, per attività specifiche (tipo realizzazione o formazione ecc.)

18.  Appendice 4: Costi di progetto

Descrizione del piano dei costi di progetto impostato su una o più schedulazioni:

• la schedulazione fondamentale è basata sul PBS e sulle tipologie di costo: prima tra interni o esterni e poi tra generali, hardware, software, consulenza ecc.,
• schedulazione per risorsa con numero di gg/uu e costo unitario,
• schedulazione per prodotto,
• altro.

La presenza di varie schedulazioni permette di eseguire più facilmente verifiche e controlli incrociati.

19.  Appendice 5: Piano di gestione a regime

(Questa sezione è opzionale e dipende dal particolare tipo di progetto)

Descrizione di:

• organizzazione necessaria per la gestione a regime dei prodotti di progetto funzionali ai processi produttivi;
• piano dei costi a regime della struttura di gestione.