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UDA 10 - La fase di Definizione e Pianificazione - 10.3 Team di progetto e responsabilità della fase di pianificazione

15 Novembre 2014

di Maria Pia Accogli

Ogni attività prevista nel ciclo di vita di progetto ha un responsabile e altri soggetti che sono coinvolti in vario modo alla sua realizzazione. Di seguito sono riportate le figure professionali coinvolte nell’attività di pianificazione con varie responsabilità e compiti.

Ideatore del progetto

L’ideatore del progetto è la persona che ha ideato il progetto e che ha il compito di persuadere l'azienda che la propria idea è sufficientemente valida da meritare almeno un'indagine sui probabili costi e benefici, ovvero uno studio della fase di pianificazione. Ha il compito di convincere almeno uno sponsor, all’interno del management aziendale, a sostenere l'idea. Prima di arrivare a questo punto è necessario che l’ideatore abbia affinato l’idea attraverso confronti con altri soggetti qualificati dell’azienda dai quali abbia ottenuto approvazione e sostegno. In alcuni casi l'ideatore del progetto, se ne ha le competenze, può diventare egli stesso il project manager, ma generalmente avrà l'obbligo di condividere la propria idea con colui che sarà il project manager. Durante la fase di pianificazione i due dovranno collaborare per assicurare che gli obiettivi e la visione del progetto vengano compresi pienamente da tutti gli interessati.

Sponsor

Lo sponsor è un componente del managementaziendale con responsabilità, nei confronti dell’azienda, sui risultati effettivi del progetto. La sua responsabilità principale in questa fase è di garantire che il progetto fornisca il miglior equilibrio possibile fra i benefici aziendali da una parte e il denaro e le risorse investiti dall'altra.

I suoi principali compiti sono:

•   Comprendere il progetto e supportare le attività della fase di pianificazione, partecipare a negoziazioni con altri manager all'interno o all'esterno dell'azienda per facilitare accordi cruciali per il progetto.
•   Rivedere e dare suggerimenti sugli obiettivi del Project Initial Document (PID) in preparazione per assicurare che sia focalizzato sugli obiettivi aziendali.
•   Sottoscrivere il PID in modo che possa essere passato al comitato di programma o al management aziendale per l'approvazione. L’approvazione dello sponsor è separata da quella del comitato di programma in quanto l'approvazione dello sponsor esprime la conferma del suo sostegno al progetto, mentre quella del comitato indica che gli obiettivi del progetto concordano con le strategie aziendali e che l’investimento è opportuno.

Comitato di Programma

Il comitato di programma ha il compito di:

•   valutare il progetto e confrontarlo con altre proposte che richiedono l’impiego di risorse della società;
•   valutare il PID e poi approvare, rinviare o respingere la proposta.

L'approvazione del PID da parte del comitato solitamente corrisponde anche all'approvazione all’uso delle risorse aziendali umane e strumentali e a un impegno di spesa nel bilancio aziendale corrispondente al budget definito nel PID.

Project manager

Il project manager nella fase di pianificazione ha i seguenti compiti e responsabilità principali:

•   comprendere gli obiettivi del progetto;
•   negoziare e chiarire le esigenze delle parti interessate, individuare e definire puntualmente gli accordi conclusivi con esse;
•   definire lo scopo del progetto;
•   riunire, istruire e gestire il team di progetto che si occupa della fase di pianificazione;
•   realizzare il PID includendovi oltre agli obiettivi anche tempi, costi e piano di gestione del rischio.

Team manager e progettisti esperti

Il project manager solitamente non ha tutte le competenze tecniche e la conoscenza della organizzazione aziendale per realizzare da solo il piano di progetto. Soprattutto nei grandi progetti, ha bisogno sin dalla fase di pianificazione del supporto di esperti dei vari settori di interesse del progetto o delle funzioni aziendali che saranno coinvolte nelle attività.

Il responsabile della qualità

Il responsabile della qualità svolge un ruolo importante nella fase di pianificazione di un progetto in quanto nel PID (Project Initial Document) si richiede la descrizione degli standard di qualità da utilizzare con riferimento alle modalità di realizzazione dei processi, con relative tecniche e metodi, ed allecaratteristiche tecniche dei prodotti.

Portatori di interessi (stakeholder)

Nei progetti è opportuno individuare e nominare sin da subito un “portavoce dei portatori di interesse”, o stakeholder, per individuare le loro esigenze e il loro punto di vista già nella fase di pianificazione. Il rappresentante degli utenti generalmente approva e firma la documentazione finale per la parte relativa alle esigenze degli stakeholder.

Fornitori esterni

Quasi tutti i progetti complessi si affidano a fornitori esterni per quanto riguarda lo svolgimento dei lavori, di solito questa necessità, se presente, emerge già nella fase di pianificazione. Se un fornitore esterno deve ricoprire un ruolo importante nel progetto pianificato, dovrà essere coinvolto nella pianificazione come qualsiasi risorsa interna, a meno che non si tratti di progetti pubblici in cui la normativa non lo permette. Il fornitore esterno ha le seguenti responsabilità.

•   comprendere gli obiettivi del progetto e il proprio ruolo necessario per il loro raggiungimento;
•   dare un contributo significativo alla creazione del PID collaborando al processo di suddivisione delle attività, alla allocazione e alla stima delle risorse e partecipando attivamente all’individuazione dei rischi e alle attività di management.