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UDA 10 - La fase di Definizione e Pianificazione - 10.4 Processo della fase di pianificazione

15 Novembre 2014

di Maria Pia Accogli

Il processo della fase di pianificazione si compone delle seguenti attività:

a)      avvio del progetto;

b)      elaborazione della proposta con definizione di obiettivi e scopo di progetto;

c)      approvazione della proposta;

d)      nomina del project manager;

e)      individuazione del team di avvio del progetto;

f)       pianificazione;

g)      realizzazione del PID;

h)      revisione del PID da parte dello sponsor;

i)        approvazione del PID da parte del comitato di programma.

La fase di pianificazione si realizza utilizzando le tecniche e le metodologie descritte nei paragrafi precedenti, il tutto finalizzato alla realizzazione ed approvazione del PID. Il diagramma seguente descrive i passi e ne presenta le relazioni che saranno dettagliate nel seguito.

Figura 41 - diagramma di flusso del processo di pianificazione

Avvio del progetto e approvazione della proposta

Il processo parte dall'idea di soddisfare una necessità importante per l’azienda che può provenire da qualsiasi punto dell'organizzazione e che è da sostenere sino a valutazione contraria. Le idee fortemente innovative inizialmente possono sembrare strane perché si discostano nettamente dagli schemi tradizionali, ma è proprio di queste idee che gran parte delle organizzazioni hanno bisogno. Tutte le idee dovrebbero essere sempre discusse e valutate, quelle cattive possono essere rigettate in un secondo tempo, ma se si perdono quelle buone, perché non sono state prese in considerazione, allora si perdono per sempre. In alcuni casi succede che un’idea proposta è già stata realizzata del tutto o anche solo parzialmente in altre parti dell'azienda, in altri casi invece si scopre che l’idea può essere realizzata senza grosso impegno e con un basso rischio senza essere gestita come un progetto. A volte può essere necessario un certo periodo di riflessione o di ulteriore sviluppo dell’idea iniziale prima di trovare qualcuno interessato a sostenerla. Chi ha una idea deve convincere uno sponsor a sostenerla e per questo occorrono sempre motivazioni valide sugli effettivi benefici aziendali, se si sta già lavorando a un’idea senza il sostegno di uno sponsor, è bene limitare gli investimenti al minimo indispensabile per evitare di lavorare senza un sostegno economico. Nelle fasi iniziali i potenziali sponsor pongono sempre molte domande sulla proposta, la fase di pianificazione esiste proprio per trovare le risposte a molte di queste domande.

Definire obiettivi e scopo del progetto

Gli obiettivi della fase consistono nell'esame e nella pianificazione dell'intero progetto, tali elementi dipendono dagli obiettivi strategici del progetto e dalle esigenze dell'utente. Per i progetti di software questo processo è formalizzato nella creazione di una “definizione dei fabbisogni” e, come è noto agli studenti del corso di informatica, i metodi di progettazione del software includono tecniche e metodi formali per raccogliere senza ambiguità le esigenze dell'utente. Nel caso in cui la propria organizzazione disponga già di una propria metodologia di project management che può essere applicata per ridurre il rischio di progetto o semplificare le attività di management, è bene utilizzarla e magari migliorarla e completarla ulteriormente. Lo scopo del progetto deve descrivere la situazione auspicata dopo la conclusione del progetto e deve trattare i seguenti aspetti:

·   Istanze dell'utente: individuare e definire le esigenze degli utenti finali ed eventuali implicazioni che potrebbero anche avere risvolti tecnici. Tale esigenza richiede di doversi confrontare con gli utenti per definire le caratteristiche dei prodotti finali.

·   Deliverable di progetto: descrivere tutti i deliverable di progetto, qual è il loro scopo, quali input riceveranno e quali output produrranno, quali operazioni dovranno essere eseguite per convertire gli input in output.

·   Interfacce di sistema: definire come è possibile ottenere esattamente gli input necessari per la realizzazione di ogni deliverable e come potranno essere trasmessi correttamente gli output a chi li attende.

·   Vincoli di sistema: individuare eventuali limitazioni di cui occorre tener conto rispetto al tempo impiegato a lavorare, al volume di materiale che può essere gestito o al modo in cui l'informazione personale può essere immagazzinata.

·   Vincoli di progetto: definire i vincoli di progetto in termini di:

•   tempo massimo di scadenza (esiste una scadenza critica oltre alla quale il progetto non ha più senso);
•   tempo di accesso e di disponibilità delle tecnologie;
•   tempo di accesso e disponibilità delle risorse;
•   costi dei ritardi;
•   numero massimo di persone disponibili;
•   capacità massima del proprio fornitore;
•   altri limiti.

·   Legami logici del progetto: individuazione di eventuali legami logici con altri progetti, quali sono gli input necessari che derivano da output esterni e la cui puntualità è indispensabile per produrre i propri output nei tempi pianificati.

·   Avvio: individuare eventuali funzioni che favoriscano il passaggio alla nuova soluzione o eventuali vincoli alle attività di avvio.

Approvazione della proposta

La proposta elaborata a questo punto dovrà ottenere l’approvazione e l’autorizzazione alla realizzazione del progetto pianificato, dovrà ottenere l’assegnazione del budget necessario e quant’altro necessario al progetto.

Nomina del project manager e del team di avvio del progetto

L’avvio della pianificazione parte dalla individuazione e nomina del project manager che, se possibile, deve essere una figura interna all’azienda. Il comitato di programma, il partner ed eventualmente l’ideatore del progetto individuano il soggetto in grado di svolgere tale compito. Il project manager in base agli obiettivi di progetto, alle proprie competenze e all’organizzazione dell’azienda, individua le figure necessarie alla costituzione del team iniziale di progetto, indispensabile per poter svolgere le attività di pianificazione. Tali figure possono essere sia interne sia esterne all’azienda.

Pianificazione del progetto

Il team iniziale di progetto provvede a realizzare la prima elaborazione del piano il cui livello di dettaglio dipende da vari fattori tra cui principalmente le specificità del progetto. Il piano deve trattare tutti gli aspetti del progetto, oltre al ciclo di vita e a quanto già descritto in precedenza, deve sviluppare anche i seguenti temi:

•   ruoli e responsabilità degli individui con precise informazioni circa la loro disponibilità;
•   legami logici noti, interni o esterni al progetto;
•   rischi e interventi di management come piani di contingenza specifici e relative esigenze di risorse finanziarie e umane;
•   costi di progetto e modalità di impiego delle risorse durante il progetto;
•   standard di qualità da utilizzare durante il progetto.

Realizzazione e approvazione del documento di avvio del progetto (PID)

Se si comprendono appieno le esigenze dell'utente e le strategie aziendali allora dovrebbero essere disponibili tutte le informazioni necessarie alla realizzazione del piano di progetto. Il PID è inteso come documento autonomo completo di tutti i chiarimenti, le definizioni e le informazioni di base necessarie alla definizione e gestione del progetto, tutti riportati dettagliatamente nel documento stesso o ripresi tramite rimandi. È consigliabile rivedere la bozza del Piano con lo sponsor di progetto, prima di sottoporla all’approvazione del comitato, per avere la garanzia che il documento sia chiaro e che contenga tutte le informazioni richieste. Per ridurre al minimo le esigenze di rielaborazione del Piano ed evitare sorprese al momento finale, è opportuno tenere lo sponsor costantemente aggiornato sul contenuto via via che il documento viene realizzato. A volte durante questa fase di lavoro può succedere che l’idea del progetto, che inizialmente sembrava interessante, perda parte della sua attrattività in seguito a elementi e valutazioni che emergono durante il lavoro. In questi casi può succedere che l’iniziativa venga interrotta per evitare perdita di tempo o spreco di risorse, oppure che vengano modificati gli obiettivi e lo scopo iniziali. Dopo che lo sponsor di progetto ha approvato il PID, il documento passa al comitato di programma. Di solito il comitato, nel valutare il piano, revisiona costi e benefici e confronta questi parametri fra loro e con altri progetti in corso d'esecuzione per valutarne la congruità e la convenienza. Il comitato può accettare il PID, può rimandarlo indietro per modifiche o integrazioni oppure può respingerlo del tutto. L'accettazione del piano da parte del comitato comprende solitamente anche l’impegno alla spesa richiesta e l'autorizzazione a procedere con le fasi successive del progetto.