La fase inizia con una attività di verifica dei costi sostenuti e dell’impiego delle risorse aziendali umane e strutturali utilizzate nel progetto. Non è raro che fondi destinati ad un progetto vengano utilizzati per altri fini con il rischio sia di mandare in crisi il progetto sia di generare valutazioni errate su altri interventi esterni all’iniziativa. Infine è indispensabile verificarela corretta applicazione delle procedure contabili e amministrative previste dalla normativa. In caso di finanziamenti di progetti pubblici da parte di Enti di livello superiore oppure da parte della comunità europea, l’attività di revisione finale viene effettuata da una equipe del finanziatore che verifica:
La seconda attività prevista per la fase riguarda la dismissione di tutte le apparecchiature prese in locazione e la chiusura di tutti i contratti di fornitura di servizi (elettrici, telematici, altro) attivati per il progetto. Pianificare il disimpegno delle attrezzature e servizi, il cui mantenimento comporterebbe notevoli costi per l’organizzazione, è un’attività da pianificare con la stessa attenzione di qualsiasi altro blocco di lavoro, perché una volta chiuso il progetto, sarà molto più difficile ricostruire la storia delle attrezzature o dei servizi rimasti. Un’altra attività fondamentale della fase di revisione finale è la raccolta e la registrazione delle esperienze maturate durante il progetto da utilizzare come valore aggiunto in future iniziative progettuali. La raccolta delle informazioni può avvenire tramite incontri, discussioni, interviste, relazioni personali dei partecipanti. Uno dei modi più efficaci è di organizzare un incontro di chiusura in cui scambiare osservazioni e condividere i diversi punti di vista. Durante queste attività occorre porsi in maniera positiva davanti ai problemi e cercare di imparare quanto più possibile dall’esperienza vissuta per non commettere più gli stessi errori in futuro. È bene focalizzare l’incontro su un numero limitato di questioni:
La riunione finale è anche la sede per discutere di eventuali progetti di spin-off che possono emergere, perché chi ha lavorato nel progetto ha la chiara percezione di quanto si poteva fare in più e quanto ne può derivare. Le ultime attività di progetto sono:
La conclusione della fase coincide con la chiusura di tutte le attività di progetto.