UDA 10 - La fase di Definizione e Pianificazione - 10.5 Il PID (Documento Iniziale di Progetto)
- 15 Novembre 2014
- di Maria Pia Accogli
10.5 Il PID (Documento Iniziale di Progetto)
Il documento iniziale di progetto (PID – Project Initial Document) è il documento in cui devono essere definite tutte le regole operative da adottare durante la realizzazione e le responsabilità di tutti i soggetti coinvolti nelle attività. Gran parte delle organizzazioni hanno un modello di riferimento standard per il proprio PID che può essere visto come un contratto o meglio come un impegno da sottoscrivere nei confronti dell’azienda prima di tutto da parte del project manager e poi anche da parte di tutti gli altri soggetti coinvolti nel progetto.
Il PID deve comprendere e dettagliare le seguenti informazioni minime:
- gli obiettivi del progetto,
- le motivazioni che portano alla sua realizzazione,
- i risultati attesi e/o prodotti finali,
- l’ambito di applicazione del progetto,
- i costi del progetto,
- le modalità e i tempi di realizzazione del progetto,
- le figure professionali coinvolte nella gestione del processo e le responsabilità di ciascuna di esse,
- una analisi dei rischi potenziali e un piano di gestione.
Vi possono essere poi altre informazioni come:
- l’eventuale stato preesistente dei prodotti o servizi su cui si vuole intervenire o che si vogliono realizzare ex-novo;
- il piano di gestione a regime degli output di progetto con analisi dell’organizzazione necessaria e dei costi previsti per la gestione.
Il PID deve rispondere ai requisiti precedenti e deve avere un livello di dettaglio tale da permettere in ogni momento il controllo del progetto. Deve essere un documento dinamico, facilmente modificabile, diviso in parti autonome e tali da poter essere facilmente revisionate durante il progetto. Nel paragrafo seguente è descritto un esempio di indice di un P.I.D. basato sugli standard della metodologia PRINCE 2 e nella fascicolo allegato al libro: Il progetto SPOT è riportatoun esempio completo.
Indice di un P.I.D.
1. Copertina
<Nome del Progetto>
Documento Iniziale di Progetto
V0.1
2. Storia del documento
È la controcopertina con i dati di controllo di qualità di progetto con le informazioni relative al documento riguardanti:
- chi lo ha realizzato, chi lo ha approvato, a chi è stato distribuito
- stato e versione del documento
- storia delle revisioni (con date, modifiche effettuate)
- date varie
- altro ancora in funzione dello standard
3. Sommario
Sommario del documento, con eventualmente indice figure e altro.
4. Introduzione
Informazioni introduttive sul documento necessarie a una lettura corretta e semplificata
5. Scopo del Documento
Descrizione dello scopo del documento: obiettivi, ambito di intervento, piano di attività, struttura di gestione, modalità di utilizzo e revisione del documento.
6. Approccio del progetto
Descrizione delle metodologie e delle modalità di approccio al progetto.
7. Fasi di progetto
Descrizione sintetica delle fasi di progetto (sintesi del PBS).
8. Definizione del progetto
Descrizione di:
- obiettivi del progetto,
- perimetro e ambiti di intervento del progetto,
- stato dell’arte prima dell’avvio del progetto,
- risultati o prodotti del progetto.
9. Organizzazione del progetto
Descrizione di:
- organizzazione complessiva di progetto,
- struttura organizzativa di progetto (organigramma).
10. Ruoli e Responsabilità
Descrizione delle figure di progetto con particolari responsabilità e i relativi compiti e modalità operative (comitato di programma, sponsor, project manager, altri)
11. Standards
Descrizione di tutti gli standard di progetto con particolare riferimento a:
- documentazione,
- banche dati,
- software applicativo,
- hardware e software di sistema,
- altro.
12. Controllo di Qualità
Descrizione degli standard di qualità con riferimento alle modalità di realizzazione dei processi, con relative tecniche e metodi, e alle caratteristiche tecniche dei prodotti.
13. Criticità e Ipotesi
Descrizione di:
- potenziali criticità (rischi) individuabili in fase di pianificazione e delle modalità di monitoraggio e intervento;
- delle modalità di monitoraggio, controllo e gestione di eventuali altri rischi emersi in fase di esecuzione.
14. Piano di Lavoro
Il piano di lavoro è introdotto in forma descrittiva e poi dettagliato attraverso layout standard. La prima parte solitamente è inserita nella parte principale del piano mentre la seconda, realizzata con schede descrittive, diagrammi e schedulazioni varie, è riportata in una delle appendici finali.
Il riportare schede, diagrammi e schedulazioni nell’appendice rende il documento più flessibile in quanto le appendici si prestano a essere facilmente revisionate e sostituite nelle successive fasi di esecuzione di progetto.
Infine il piano contiene la descrizione di eventuali flessibilità di progetto in termini di tempo e spesa, applicabili alla realizzazione e revisione del piano.
15. Appendice 1: Ruoli e Responsabilità del progetto
Descrizione di tutte le figure previste nel team di progetto, dei compiti, delle responsabilità e dei riferimenti personali via via che ogni figura viene individuata e contrattualizzata.
16. Appendice 2: Piano di progetto di alto livello
Inserire un piano di progetto ad alto livello, composto da grafici, schede di riepilogo, schedulazioni come quelle descritte nel corso e nel fascicolo allegato.
17. Appendice 3: Diagrammi di Gantt del Piano di progetto
Inserire uno o più gantt di progetto: globale, oppure per consegna dei prodotti, per attività principali o moduli, per attività specifiche (tipo realizzazione o formazione ecc.)
18. Appendice 4: Costi di progetto
Descrizione del piano dei costi di progetto impostato su una o più schedulazioni:
- la schedulazione fondamentale è basata sul PBS e sulle tipologie di costo: prima tra interni o esterni e poi tra generali, hardware, software, consulenza ecc.,
- schedulazione per risorsa con numero di gg/uu e costo unitario,
- schedulazione per prodotto,
- altro.
La presenza di varie schedulazioni permette di eseguire più facilmente verifiche e controlli incrociati.
19. Appendice 5: Piano di gestione a regime
(Questa sezione è opzionale e dipende dal particolare tipo di progetto)
Descrizione di:
- organizzazione necessaria per la gestione a regime dei prodotti di progetto funzionali ai processi produttivi;
- piano dei costi a regime della struttura di gestione.