UDA 10 - La fase di Definizione e Pianificazione - 10.1 Obiettivi generali della fase di pianificazione

15 Novembre 2014

di Maria Pia Accogli

Una organizzazione, per potersi impegnare in un progetto, ha bisogno di avere informazioni chiare e convincenti sulla soluzione proposta sia dal punto di vista strategico sia realizzativo, è per questo che l’avvio di un progetto inizia sempre con l’attività di definizione e pianificazione. La fase di definizione e pianificazione, in seguito chiamata solo di “pianificazione”, è costituita generalmente da una fase iniziale in cui vengono definiti gli obiettivi e i vincoli del progetto e da una seconda parte in cui sono pianificate accuratamente tutte le attività realizzative. Dal punto di vista del project management la fase di pianificazione è una delle più importanti, tanto che gran parte del lavoro di un project manager è dedicato a essa. Anche se la pianificazione è la prima fase del progetto e termina con l’approvazione del piano di progetto, le attività di pianificazione proseguono per l’intero ciclo di vita del progetto e terminano praticamente con la fine dello stesso perché il piano va continuamente verificato ed eventualmente revisionato e riapprovato. Nei piccoli progetti il lavoro da pianificare è abbastanza semplice, ma nei casi più complessi, la fase iniziale è caratterizzata da una grande incertezza sugli sviluppi del progetto che è fondamentale affrontare e risolvere al più presto. La fase di pianificazione si propone in primo luogo di:

•   definire in modo dettagliato gli obiettivi che il progetto deve raggiungere;
•   valutare le possibili implicazioni negative cui la realizzazione del progetto può andare incontro;
•   decidere se sia più o meno opportuno realizzare il progetto.

Ogni progetto dovrebbe essere definito adeguatamente prima dell'inizio di qualsiasi lavoro, ma, sebbene questo principio dovrebbe essere di per sé evidente, è sorprendente osservare come molti progetti falliscano semplicemente perché non stabiliscono chiaramente ciò che va fatto sin dall’inizio. Indipendentemente dall'ambito tecnico del progetto e dal modo in cui la sua struttura potrebbe differire dal ciclo di vita standard descritto in questo corso: in qualsiasi progetto è sempre necessaria, se non indispensabile, una attività di pianificazione.

La fase di pianificazione, a seconda del tipo e della dimensione del progetto, può richiedere differenti livelli di dettaglio e presentare differenti difficoltà. Non sempre è facile definire gli obiettivi, soprattutto quando si tratta di progetti innovativi le cui soluzioni finali sono di tipo sperimentale; in questi casi può anche essere difficile definire puntualmente i costi globali e i benefici economici del progetto. Nei casi di progetti innovativi possono esistere notevoli rischi di fallimento per ridurre i quali è indispensabile, come primo passo, approfondire il livello di dettaglio della pianificazione. In genere la pianificazione parte con quello che viene definito lo “studio di fattibilità” che non è altro che una prima definizione generica di prodotti finali, costi e tempi. A seconda della complessità dei progetti, lo studio di fattibilità può essere una semplice raccolta di offerte tecniche ed economiche oppure, nel caso di grandi progetti o di progetti con un alto coefficiente di innovazione, può essere un vero e proprio elaborato tecnico di progetto. Per i progetti di grandi dimensioni possono essere necessarie settimane o addirittura mesi di impegno solo per creare un piano che bilanci adeguatamente costi, tempi, rischi e output auspicati. In tal caso la fase di pianificazione diventa un vero e proprio “mini progetto” che può richiedere impegno di risorse umane e costi e i cui risultati potrebbero portare anche alla decisione che “non è conveniente realizzare il progetto”. Questo “mini progetto” richiede a sua volta una sua pianificazione e quindi, nei progetti di grandi dimensioni, la fase di pianificazione viene solitamente suddivisa in due fasi, una preliminare volta a definire la “pianificazione della pianificazione” ed una seconda fase di “pianificazione del progetto”.

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