UDA 04 - La gestione progetto (project management) - 4.2 Le fasi principali del ciclo di vita

10 Novembre 2014

di Maria Pia Accogli

Concezione, definizione e pianificazione

Dopo una fase iniziale di “Concezione” del progetto in cui viene individuata e analizzata l’idea, si parte con la “Definizione” degli obiettivi di progetto e subito dopo con la “Pianificazione”del lavoro necessario al loro raggiungimento. Queste tre fasi possono essere separate, ma nella maggior parte dei casi, sono incorporate nella fase di Pianificazione. Una volta individuati gli obiettivi generali del progetto, il lavoro di pianificazione inizia solitamente con la verifica della fattibilità tecnica ed economica del progetto. Tale operazione non sempre è semplice e immediata, nei progetti innovativi richiede tempo e risorse e può diventare un vero e proprio progetto autonomo sui cui risultati può essere valutata l’opportunità o meno di avviare il progetto principale. Gli obiettivi da raggiungere devono essere analizzati e dettagliati accuratamente; il lavoro inizia con l’analisi e la descrizione delle esigenze degli utenti finali e si finisce con la quantificazione dei tempi, dei costi e delle risorse umane necessarie. L’analisi deve comprendere anche lo studio di aspetti particolari come gli imprevisti, la contingenza o casualità, i possibili errori e altri elementi che comportano rischi di fallimento per il progetto. Al termine di questa fase tutte le informazioni rilevanti devono essere riportate in uno o più ipotesi di piano progetto da sottoporre alla valutazione e alla approvazione del management aziendale. La necessità di comparare differenti piani di progetto richiede che le informazioni siano riportate in documenti dello stesso formato e struttura, tutto questo spinge già dall’inizio a utilizzare dei formati standard per la documentazione. Tutte le metodologie di project management prevedono uno standard di piano di progetto comunemente chiamato PID (Project Initiation Document). Il PID deve contenere anche altre informazioni indispensabili come il budget di previsione di spesa, i tempi di realizzazione, il dettaglio delle risorse umane e delle risorse strutturali necessarie al progetto. Solitamente l’azienda con l’approvazione del PID finanzia e avvia anche la realizzazione del progetto. Per i progetti di grandi dimensioni, la pianificazione può richiedere mesi se non addirittura anni con notevole impegno di risorse senza avere ancora la certezza sulla opportunità o meno di realizzare il progetto. In questi casi complessi, si esegue inizialmente uno studio preliminare volto a stabilire se può essere conveniente impegnarsi nella realizzazione di un piano completo (fase della proposta), vale a dire che viene realizzato un progetto per definire l’attività di pianificazione. Questo studio preliminare si concretizza in una proposta di progetto che contiene stime approssimative sul costo e i tempi dell'intero progetto e un piano dettagliato della fase di pianificazione del progetto.

figura 20: le fasi di concezione, definizione e pianificazione

Progettazione

Se il piano di progetto viene autorizzato, si avvia l’attività di progettazione degli output. Nel caso di progetti tecnici i cui output sono di tipo materiale si inizia a elaborare un sistema di alto livello e, procedendo per raffinamenti successivi, si arriva prima alla fase di dettaglio e infine alle specifiche tecniche delle singole componenti. Nel caso di progetti i cui output sono di tipo immateriale si parte dalla raccolta di dati sull’esistente per poi passare alla definizione dei nuovi servizi e dei nuovi processi da implementare. La fase di progettazione, oltre alla definizione degli output di progetto, deve definirne anche le modalità di realizzazione e deve individuare relativamente a materiali, servizi e attività di progetto, cosa può essere fatto all’interno dell’azienda e cosa deve essere richiesto e delegato a fornitori esterni. Nella fase di progettazione devono essere definite anche le modalità di test e validazione dei prodotti finali.

Realizzazione e Test

Una volta definite le caratteristiche tecniche e le modalità di realizzazione degli output di progetto si può partire con la realizzazione dei prodotti o deliverable di progetto. In alcuni casi la realizzazione dei prodotti può prevedere la messa a punto di prototipi da testare per assicurarsi che quanto progettato risponda alle esigenze dell'utente.Normalmente la realizzazione avviene per fasi successive di realizzazione e test di prodotti che vengono via via aggregati e composti in parti sempre più grandi dell'output di progetto finché l'intero insieme dei prodotti non è completato e validato nella sua totalità. Il test (o collaudo o validazione) dei prodotti consiste nella verifica finale del rispetto delle specifiche tecniche definite in fase di progettazione. Nei progetti di natura non tecnica, cioè quelli che non prevedono strutture o hardware, ma che prevedono l’implementazione di servizi, processi, metodi, organizzazioni, idee e altro, non è sufficiente collaudare i prodotti ma è bene effettuare dei test di utilizzo prima di passare all’effettivo impiego delle soluzioni. Tra queste ultime tipologie di progetto rientra anche lo sviluppo di software.

Figura 21: fase di realizzazione e test

Dispiegamento (o Implementazione)

Una volta conclusa la realizzazione, la fase successiva prevede l’avvio di quanto realizzato, vale a dire l’adozione degli output all’interno dell’organizzazione e l’avvio dei nuovi processi. L’adozione degli output prevede in molti casi attività specifiche di dispiegamento consistenti in personalizzazioni, creazioni di banche dati, formazione degli utenti interni e/o esterni alle aziende, riorganizzazione interna dell’azienda, avvio di nuovi processi di gestione aziendale, attività di coinvolgimento degli utenti, supporto particolare agli utenti nella fase di avvio, altro ancora. Vi sono molti modi differenti per chiamare questa fase, in inglese viene chiamata deployement, che letteralmente si traduce con dispiegamento, mentre in Italia viene chiamata anche in tanti altri modi: implementazione, avvio, roll-out, messa a terra, distribuzione ed in altri modi ancora. Il dispiegamento necessita di una pianificazione puntuale e rigorosa che riduca al minimo gli ostacoli e massimizzi i benefici. Le modalità di organizzazione di questa attività in genere possono essere molteplici, ma ciò che accomuna le varie soluzioni è la necessità di una strategia (o metodo) efficiente ed efficace del “passaggio di consegne” dai progettisti agli utilizzatori finali. Il fallimento di molti progetti di dematerializzazione degli enti pubblici è stato determinato proprio dalla mancanza di una adeguata attività di analisi e pianificazione di questa fase. Di solito si verificano problemi di riorganizzazione interna dovuti a:

§  mancanza di una adeguata comunicazione e condivisione degli obiettivi del progetto;

§  mancanza di professionalità e competenze tra il personale degli enti pubblici;

§  mancanza di disponibilità al cambiamento da parte del personale legato alla paura derivante dalla perdita di vecchie, tradizionali maniere di agire;

§  errata o scarsa analisi del contesto non dotato di infrastrutture e competenze adeguate;

§  mancanza di informazione e formazione;

§  carenza di supporto agli utenti in fase di avvio.

La fase di dispiegamento solitamente si chiude con il collaudo finale del progetto.

Revisione finale

La fase di revisione finale consiste in una verifica ex-post degli elementi fondamentali di progetto che si concretizza essenzialmente nelle seguenti attività:

§  verifica che tutte le spese sostenute siano state effettivamente funzionali al progetto e che non vi sono state spese non inerenti agli obiettivi di progetto;

§  chiusura di tutti i contratti di servizi specifici per il progetto (linee telefoniche, linee dati, servizi di elettricità e contratti di affitto e leasing);

§  chiusura e consegna dell’archivio di progetto contenente tutti i documenti e le banche dati utili per eventuali esperienze future;

§  riunione finale di analisi e condivisione delle esperienze maturate, mirante a trasmettere valore alle future esperienze aziendali.

Non fanno parte di questa attività eventuali interventi di correzione e integrazione dei risultati di progetto oramai chiuso che dovrebbero essere inserite in eventuali progetti di spin off successivi al progetto.

Allegati:

File	Descrizione	tipo file	Dimensione del File
Slide Unità Didattica 4 - Lezione 1	Il ciclo di vita del progetto	pdf	778 kB
Slide Unità Didattica 4 - Lezione 2	Project Breakdown Structure (PBS)	pdf	791 kB
Slide Unità Didattica 4 - Lezione 3	I processi del project management	pdf	917 kB

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