NEWCOMM --- Progetto per la realizzazione di un nuovo portale di commercio elettronico B2Be B2C per un’azienda di produzione di mobili per ufficio e conseguente riorganizzazione dei processi di vendita

07 Gennaio 2015

di Martina Dell'Anna, Antonio Dell'Anna

Progetto per la realizzazione di un nuovo portale di commercio elettronico B2B o B2C per un’azienda di produzione di mobili per ufficio e conseguente riorganizzazione dei processi di vendita.

Obiettivi

Una azienda di produzione e vendita di mobili per ufficio vuole potenziare il suo sistema di vendite attraverso un portale di commercio elettronico che permetta di giungere più facilmente agli acquirenti finali e ai suoi rivenditori distribuiti su tutto il territorio nazionale. L’azienda produce mobili di un formato standard: tavoli, sedie, poltrone, librerie, cassettiere e altro, di varie misure e facilmente componibili tra loro. Il portale dovrà permettere ai consumatori finali di acquistare direttamente tramite internet (B2C – business to consumer) e ai rivenditori (B2B – business to business), proprietari o gestori di negozi specializzati, di inserire i propri ordini di acquisto. Al momento l’azienda non effettua vendita diretta al consumatore finale e basa la sua rete di vendita su rappresentanti territoriali ognuno dei quali cura un proprio parco di clienti. L’azienda vuole adeguarsi alle esigenze del mercato online e ridurre i costi commerciali riducendo drasticamente la rete di rappresentanti che attualmente comporta notevoli spese per compenso, viaggio e soggiorno. Questa operazione permetterà anche una riduzione dei costi finali dei prodotti e conseguentemente una maggiore efficacia commerciale. L’azienda permetterà ai clienti rivenditori di sostenere il confronto con la propria vendita diretta attraverso uno sconto al rivenditore proporzionale agli acquisti effettuati. L’azione commerciale sarà sostenuta attraverso una maggiore partecipazione agli eventi del settore quali fiere e eventi territoriali, e attraverso il potenziamento delle azioni commerciali tramite newsletter e telefono. La maggiore efficienza del sistema permetterà il controllo in tempo reale della disponibilità della merce in magazzino, l’impegno della merce disponibile o la messa immediata in lavorazione della merce ordinata, la messa in consegna automatica dell’ordine eseguibile. Per poter gestire queste ultime funzionalità l’azienda dovrà sostituire il sistema di gestione interno con un sistema più efficiente e integrato con le funzionalità web. In particolare dovranno essere acquisite le procedure per la gestione delle attività di produzione, magazzino, vendite, contabilità, bilancio e statistiche.

Soluzione

Hardware, software e servizi di rete

Il progetto dovrà prevedere l’acquisizione delle seguenti tecnologie hardware e software:

• sviluppo del software di gestione del portale di commercio elettronico con tutte le funzionalità standard e personalizzazione di funzionalità specifiche per l’azienda;
• acquisizione di una applicazione software (suite di gestione interna) per la gestione delle attività interne di: produzione, magazzino, vendite, contabilità, bilancio e statistiche;
• integrazione del sistema di gestione interna con l’applicazione web di front ent;
• acquisizione di un sistema di erogazione di servizi costituito da un armadio rack in cui installare le altre tecnologie costituite da: almeno 2 server, un sistema di backup dati, dei gruppi di continuità elettrica, degli apparati di rete interna e di interfacciamento con internet e quanto altro necessario;
• acquisizione di ulteriori postazioni di lavoro da aggiungere alle esistenti;
• potenziamento della linea dati esistente per garantire prestazioni adeguate alle nuove esigenze.

Servizi connessi alla fornitura

Il progetto dovrà provvedere anche alla implementazione dei seguenti servizi:

• attività di installazione, configurazione, parametrizzazione della suite di gestione interna;
• attività di migrazione dati dai software gestionali attuali alla nuova suite;
• attività di installazione e configurazione dei server gestionali;
• realizzazione di un sistema di backup pianificato, non presenziato, di tutta la suite gestionale.
• attività di formazione al personale dell’azienda sull’utilizzo dei nuovi software gestionali interni ed esterni;

Individuazione della soluzione

La ricerca della soluzione sarà effettuata per passi successivi partendo da una indagine di mercato che permetta di individuare i potenziali fornitori, proseguendo con la richiesta di uno studio di fattibilità ai potenziali fornitori contattati, terminando con la individuazione della soluzione e del fornitore.

Le due applicazioni (di backoffice e di front end) dovranno interagire in modo automatico con funzionalità di cooperazione applicativa che permettono di condividere pienamente le basi dati e i servizi reciproci. A tal fine la soluzione ideale dovrebbe prevedere un unico fornitore per le due applicazioni, resta inteso che in caso di fornitori diversi l’interazione tra i due software deve obbligatoriamente essere assicurata. Quest’ultima soluzione richiederebbe un ulteriore costo per lo sviluppo delle funzionalità di cooperazione che non ci sarebbe nel caso di applicazioni sviluppate già in maniera integrata da un unico fornitore.

Riorganizzazione

La vendita online di prodotti tramite il negozio elettronico comporta variazioni radicali all’organizzazione interna di un’azienda fino a ora organizzata in modo tradizionale:

• riduce l’esigenza di locali di vendita diretta al pubblico;
• non richiede più organizzazioni capillari di rappresentanti commerciali;
• richiede una nuova organizzazione per la consegna a domicilio;
• richiede una nuova organizzazione del magazzino con possibile minore giacenza di merce;
• richiede una nuova organizzazione della produzione più flessibile in modo da adeguarsi velocemente agli ordini ricevuti;
• richiede una diversa gestione dei pagamenti saranno online e per questo occorrerà definire nuovi rapporti con le organizzazioni (banche e società) che offrono questa tipologia di pagamento.

Tutti i processi coinvolti in queste attività devono essere rivisti, riorganizzati e avviati attraverso un piano specifico e puntuale di realizzazione.

Attività di comunicazione

L’avvio del nuovo modello organizzativo dovrà essere accompagnato da una adeguata attività di comunicazione e coinvolgimento dei rivenditori territoriali. L’attività richiederà l’organizzazione di workshop e la produzione di documentazione cartacea e digitale di supporto all’utilizzo delle nuove soluzioni tecnologiche.

Piano di gestione a regime

Le attività post progetto non fanno parte delle attività di un progetto, ma un piano di valutazione dei costi è uno dei prodotti indispensabile che la progettazione deve produrre per poter realizzare un business plan aziendale per gli anni a seguire.

Organizzazione del progetto

Il progetto coinvolge tutti i dipendenti aziendali che in qualche modo avranno a che fare con il sistema informativo aziendale. Tutto questo richiede una adeguata organizzazione di progetto che deve comprendere:

- il consiglio di amministrazione (comitato di programma),

- lo sponsor (uno degli amministratori),

- un project manager (direttore generale),

- un progettista in sistemi informativi (esperto esterno che opera come progettista e anche come aiuto project manager),

- un esperto esterno di riorganizzazione dei processi con particolare esperienza nel settore vendite,

- un esperto esterno di comunicazione e organizzazione eventi,

- un responsabile della qualità (responsabile aziendale della qualità),

- un team per ognuno dei seguenti settori aziendali:

• produzione;
• magazzino e spedizioni;
• vendite;
• amministrazione;

avente come teammanager il responsabile del settore.

Il team di lavoro del fornitore di servizi e tecnologie composto dal:

• project manager del fornitore;
• una serie di esperti per le seguenti attività:
• installazione e configurazione di sistemi e reti,
• installazione e configurazione software gestionali,
• sviluppo e personalizzazione di applicazioni web,
• progettazione e realizzazione di banche dati,
• formazione degli operatori,
• assistenza operativa.

Attività

Le attività principali di progetto saranno per grandi linee le seguenti:

1. pianificazione delle attività e definizione del budget di massima;

2. progettazione delle soluzioni software di front end e back office;

3. progettazione della riorganizzazione interna:

• della rete di vendita,
• dei processi di produzione,
• dei processi di spedizione,
• dei sistemi di pagamenti;

4. predisposizione di un piano di comunicazione;

5. realizzazione del software;

6. installazione delle tecnologie hardware;

7. installazione delle soluzioni software;

8. integrazione dei sistemi;

9. collaudo delle tecnologie;

10. riorganizzazione dei processi;

11. formazione all’uso;

12. attività di comunicazione;

13. avvio;

14. collaudo finale.

Cronoprogramma

L’azienda ha un assoluta necessità di adeguarsi ai nuovi sistemi di vendita. È indispensabile adeguarsi e sfruttare queste nuove opportunità e pertanto i tempi sono quanto più stretti possibile, il progetto deve essere realizzato in un massimo di 6 mesi in tutto, parallelizzando al massimo le attività.

Costo globale

Le tipologie di costo previste sono le seguenti:

• costi interni indiretti per infrastrutture e servizi: utilizzo di sedi attrezzate per attività di formazione o incontri di altro tipo;
• costi interni indiretti per personale: costi di personale per lavoro extra e trasferte;
• costi generali: spese di materiale e per viaggio;
• hardware: rack, server, postazioni e impianti;
• licenze software: licenze software di sistema e di applicazioni;
• sviluppo di software: software personalizzato per il front end e di integrazione con backoffice;
• installazione: installazione tecnologie hardware e software,
• creazione o migrazione e integrazione di banche dati: migrazione delle banche dati esistenti nelle nuove applicazioni;
• consulenza esterna: attività di consulenza esterna per progettazione tecnologie, riorganizzazione dei processi, altro;
• spese di comunicazione: spese per piano di comunicazione, produzione materiale e organizzazione eventi.

 I costi previsti in fase di studio di fattibilità sono i seguenti:

• < Prec
• Succ >