IL LIBRO

UDA 10 - La fase di Definizione e Pianificazione - 10.2 Elementi descrittivi della fase

Come abbiamo già visto nel paragrafo “Parte II 4.3 Individuazione di una fase” gli elementi previsti dalla metodologia per la descrizione delle fasi di progetto sono i seguenti:

a)      obiettivi e scopo della fase,

b)      prodotti (deliverable),

c)      tempi di realizzazione,

d)      costi,

e)      prerequisiti (input iniziali) e vincoli,

f)       team della fase,

g)      responsabilità,

h)      processo di realizzazione della fase.

Questi elementi sono validi anche per la fase di Pianificazione che è l’oggetto di questa unità didattica. In questo paragrafo vengono analizzati gli elementi dalla a) alla e) riguardati questa fase, i restanti vengono trattati nei paragrafi successivi.

Obiettivi specifici

Gli obiettivi specifici della fase di pianificazione variano in funzione del progetto, ma in generale sono da ricercare tra i seguenti:

•   comprendere e documentare le esigenze iniziali dell'utente;
•   identificare i vari portatori di interessi (stakeholder), coinvolgerli e cercare il loro consenso sugli obiettivi e sui vincoli del progetto;
•   identificare e annotare sovrapposizioni con altre iniziative già avviate o in fase di proposta per evitare la duplicazione di attività. La sovrapposizione con altri progetti richiede di adattare il proprio piano agli altri per la condivisione di output e risorse;
•   individuare l'approccio migliore da utilizzare nel progetto attraverso test o verifiche preliminari sulla fattibilità;
•   identificare i rischi di progetto e, a seconda della tipologia, valutarne le modalità di monitoraggio e gestione;
•   effettuare uno studio accurato del contesto del progetto comprendente una analisi della situazione iniziale: il contesto, a seconda dei casi, può essere interno e/o esterno all’azienda o all’ente pubblico promotore;
•   chiarire e quantificare i benefici aziendali auspicati che dovrebbero risultare dal progetto;
•   stabilire se la proposta merita di essere trattata come progetto.

La pianificazione di progetto deve essere realizzata sulla base di queste valutazioni, se le informazioni o il contesto non permettono di definire una pianificazione dettagliata dell’intero progetto allora occorre individuare dei punti di interruzione in cui effettuare delle valutazioni successive, in questi casi è bene prevedere attività di breve durata ed effettuare valutazioni accurate dei costi e delle risorse umane.

Scopo, tempi e costi

Lo scopo di una fase definisce essenzialmente il contesto da realizzare per raggiungere gli obiettivi definiti. Le attività da realizzare nella fase di pianificazione sono:

•   rilevare le esigenze degli utenti e degli altri stakeholder evidenziando ciò che vogliono e ciò che non vogliono dal progetto;
•   raccogliere le informazioni per quantificare le esigenze e i benefici aziendali;
•   riflettere con lucidità sui limiti della portata del progetto;
•   condurre indagini preliminari necessarie alla scelta delle strategie;
•   pianificare il progetto completo di analisi del rischio;
•   preparare il PID (Project Initial Document o piano di progetto);
•   definire i vincoli di progetto in termini di qualità di prodotti, tempi e costi.

Non rientrano tra le attività della fase:

•   risolvere i problemi immediati degli utenti;
•   pianificare e definire attività oltre i dettagli necessari;
•   definire oltre il necessario le caratteristiche tecniche dei prodotti;
•   eseguire qualsiasi altra attività di progetto.

I tempi e i costi della fase di pianificazione non sempre sono definibili già in questa fase ma sicuramente occorre dare un ordine di grandezza a questi due valori o comunque rilevare eventuali esigenze aziendali in questo senso.

Prerequisiti (input iniziali)

La fase di pianificazione è spesso messa in moto da una lettera di impegno o un altro documento, solitamente proveniente dallo sponsor, che espone i termini iniziali di riferimento della proposta ed i limiti entro cui muoversi. Altri input necessari alla fase di pianificazione varieranno da progetto a progetto. Trattandosi della prima fase non vi sono input risultanti da fasi precedenti, è raro però che nella fase di pianificazione non vi siano realmente altri input; il suo avvio solitamente implica la raccolta di precedenti informazioni all'interno o all’esterno dell'azienda che giustifichino almeno l’idea del progetto. Indispensabile è la disponibilità di un team minimo composto da esperti con competenze tecniche sul settore di interesse del progetto e sulle problematiche del project management.

Deliverable

I prodotti della fase di pianificazione sono:

1.      Il PID (documento iniziale di progetto) con i suoi allegati:

a)      il piano di progetto dettagliato che rende certi i prodotti, i tempi e i costi legati all'accettazione del progetto. Il piano di progetto a sua volta può fare riferimento a ulteriori attività già svolte in precedenza come richieste di progetto, selezione dei fornitori e studi di fattibilità necessarie per dimostrare la validità dell'approccio previsto;

b)      il piano di valutazione del rischio ed il relativo piano di gestione;

c)      lo studio di casi aziendali che attestano eventuali vantaggi del progetto in termini economici di maggiori guadagni o minori spese, oppure di migliore gestione dei rischi aziendali.

2.      Valutazione del PID ed eventuale autorizzazione alla realizzazione del progetto (approvazione) da parte del comitato di programma con relativo impegno di disponibilità delle risorse aziendali.

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