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SERVIZI PUBBLICI TERRITORIALI ONLINE (S.P.O.T) --- Progetto per la per la realizzazione di servizi pubblici on line erogati in forma associata da un gruppo di enti pubblici appartenenti ad un’area territoriale

05 Gennaio 2015

di Maria Pia Accogli, Antonio Dell'Anna

Progetto per la per la realizzazione di servizi pubblici on line erogati in forma associata da un gruppo di enti pubblici appartenenti ad un’area territoriale.

Il progetto SPOT è sviluppato passo dopo passo all’interno del libro, come esempio di riferimento per lo studio del project management. Nel fascicolo allegato al libro: Il progetto SPOT è riportato integralmente tutto il piano di progetto ed altro materiale di pianificazione e controllo, sulportale Projectmanagement.matematicamente.it poi è poi pubblicato altro materiale relativo a questo progetto. Il progetto riguarda il settore ICT, ma tutte le problematiche trattate nel libro e negli allegati, gli strumenti illustrati e i metodi applicati possono essere facilmente adattati ad altri settori sostituendo la terminologia e le specifiche attività del settore ICT con quelle dell’ambito di interesse. Il progetto può risultare complesso per degli studenti del quinto anno di scuola superiore che non hanno avuto ancora modo di affrontare questo tipo di problematiche, tuttavia permette la trattazione di aspetti che non sarebbero stato possibile affrontare con esempi più semplici. La scelta di un progetto realizzato da enti pubblici è motivata dal fatto che permette di affrontare procedure e aspetti di tipo normativo e organizzativo che non esistono nei progetti in ambito privato. Il progetto non fa riferimento specificatamente a una tipologia di servizi in quanto si propone di presentare un modello di tipo generale facilmente adattabile a diversi casi, ma le aree di riferimento (dominio applicativo) sono: le sportello SUAP (sportello unico per le attività produttive), i servizi per l’edilizia (SUE) integrati con un SIT (sistema informativo territoriale), i servizi per la gestione dei tributi ecc.. Cambiando il tipo dei servizi, può cambiare la complessità di alcune specifiche attività oppure possono cambiare gli importi di una parte o di tutto il progetto ma restano validi l’impostazione del progetto e i modelli definiti.

Un gruppo di comuni appartenenti a un’unica area territoriale (provincia, comunità montana, altro) per un massimo di venti comuni e 500.000 abitanti, si uniscono per costruire un sistema di gestione di servizi pubblici da erogare online ai cittadini in modo associato. Il cittadino potrà richiedere e ricevere tutti i servizi via web, da casa o dal posto di lavoro, utilizzando oltre al web anche gli strumenti di posta elettronica certificata (PEC) e Firma Digitale (FD). Il richiedente non dovrà più recarsi presso gli uffici comunali con conseguente perdita di tempo, problemi di traffico e parcheggio, spese e altri inconvenienti. L’erogazione dei servizi online richiederà una reingegnerizzazione dei processi interni all’ente finalizzata a migliorarne l’efficienza, l’efficacia e l’economicità. La modalità associata permetterà inoltre di realizzare ulteriori economie di spesa e di condividere risorse umane e competenze. I Comuni si propongono di adeguarsi alle nuove normative del settore definite nel CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale) e di perseguire i seguenti ulteriori obiettivi di carattere generale:

• trasparenza e condivisione delle informazioni con utenti esterni (cittadini e/o istituzioni);
• erogazione dei servizi online con rilascio di certificati, autorizzazioni e altro;
• gestione automatizzata dei servizi di back office;
• monitoraggio online dello stato di avanzamento dei procedimenti da parte dei soggetti interessati;
• utilizzo di sistemi di pagamento online;
• integrazione di tutte le procedure gestionali dell’Ente con il portale internet istituzionale;
• interoperabilità e cooperazione applicativa tra le applicazioni web e di backoffice;
• accesso telematico e riutilizzo dei dati delle pubbliche amministrazioni (Open data) ai sensi dell’Articolo 52 del CAD;
• attività di benchmarking strategico per garantire un supporto decisionale agli organi politici e alla dirigenza di ogni Ente;
• analisi dei dati e statistiche.

Hardware

Il progetto, dal punto di vista architetturale, dovrà prevedere una soluzione mista in parte centralizzata e in parte distribuita. Si può pensare a un centro di erogazione dei servizi da realizzare presso un CED già esistente in uno degli Enti associati oppure in una nuova sede, oppure si può pensare a un centro virtuale (cloud) realizzato con tecnologie e servizi esterni acquisiti da fornitori specializzati. Il centro dovrà fornire anche tutti i servizi di garanzia e sicurezza tramite apparati e procedure software che garantiscano:

• continuità di erogazione tramite sistemi di disaster recovery;
• sicurezza fisica e logica dei dati tramite sistemi di controllo di accesso e di backup dati;
• sicurezza dei dati e garanzia della privacy garantita da reti intranet protette con le sedi comunali;
• velocità di elaborazione garantita da sistemi efficienti e facilmente upgradabili;
• velocità di trasmissione dei dati attraverso linee telematiche efficienti ed efficaci;
• altro ancora.

Ogni comune avrà inoltre una componente locale costituita da postazioni di lavoro specializzate come, ad esempio, postazioni con video e stampanti per la gestione e stampa di cartografie e progetti tecnici.

Software

I software da acquisire e installare presso il centro di elaborazione dovranno essere dotati di tutte le funzionalità specifiche richieste per i servizi da erogare.

I software dovranno avere inoltre i seguenti requisiti tecnici:

• essere web based per permettere l’utilizzo da remoto di tutte le applicazioni sia agli operatori comunali che ai cittadini;
• essere realizzati preferibilmente con tecnologie open source per permettere anche il riuso delle soluzioni ad altre amministrazioni che ne facciano richiesta ai sensi del CAD;
• essere integrati con tutte le procedure gestionali degli Enti e con i portali internet istituzionali;
• essere dotati di funzionalità di interoperabilità e cooperazione applicativa ai sensi del CAD;

I data base dovranno essere centralizzati ma concettualmente organizzati per singolo Ente.

Riorganizzazione

L’associazione dei comuni potrà costituire un ufficio centrale con il compito di svolgere attività a favore degli enti associati dopo la fine del progetto. Tale ufficio comincerà a costituirsi già durante il progetto, parteciperà alle attività di analisi, progettazione e implementazione dei servizi con particolare attenzione alla riorganizzazione dei processi interni. Il processo di reingegnerizzazione avrà come primo obiettivo quello di definire degli standard territoriali finalizzati a permettere agli Enti di fruire di alcuni benefici importanti, sia durante la realizzazione del progetto che successivamente, come la possibilità di condividere competenze e risorse umane tra i vari comuni, di trasferire tra i comuni le esperienze di gestione e di condividere le best practice.

Individuazione della soluzione

La soluzione sarà individuata attraverso una procedura di gara pubblica effettuata secondo i regolamenti esistenti. Un gruppo di progetto costituito da esperti interni ed esterni agli enti redigerà un progetto tecnico utilizzato in fase di gara come soluzione minima da implementare. La selezione dell’offerta migliore sarà realizzata valutando sia gli aspetti tecnici migliorativi proposti dalle varie aziende sia la convenienza economica determinata dal ribasso rispetto ad un importo stabilito come base d’asta. A completamento della selezione sarà sottoscritto un contratto di fornitura.

Piano di gestione a regime

Le attività post progetto non fanno parte delle attività di un progetto, ma un piano di valutazione dei costi è uno dei prodotti indispensabile che la progettazione deve produrre in questi casi. Il piano di gestione a regime è indispensabile per gli enti per poter valutare i costi a regime successivi alla realizzazione del progetto e l’incidenza dello stesso sui bilanci futuri.

L’organizzazione del progetto sarà complessa perché il team di lavoro comprenderà collaboratori interni ai comuni e collaboratori esterni che possono operare come consulenti esperti o come fornitori di tecnologie hardware, software e servizi connessi alla fornitura. I gruppi di lavoro interni saranno composti dai dipendenti comunali dei settori di interesse del progetto (es: suap, edilizia, tributi o altro), distaccati presso il progetto e coordinati da un responsabile. Essi ricopriranno diversi ruoli essendo sia gli esperti di riferimento per le problematiche durante la progettazione e implementazione dei servizi, sia gli operatori finali del sistema e come tali principali destinatari delle attività di avvio/dispiegamento. Ogni comune potrà mettere a disposizione del progetto i servizi dei propri uffici di segreteria e amministrazione che svolgeranno le loro normali attività anche per il progetto.

Componenti interni agli Enti:

I componenti interni agli enti saranno:

• l’assemblea dei sindaci o altri amministratori che costituiranno il comitato di programma;
• uno degli amministratori, particolarmente interessato, fungerà da sponsor del progetto;
• un responsabile dell’ufficio sistemi informativi di uno degli enti partecipanti sarà il responsabile del progetto e si avvarrà di uno staff composto da:
• un progettista esperto del dominio applicativo del progetto appartenente a uno degli uffici comunali;
• un consulente esterno esperto del dominio applicativo,
• un responsabile di servizio del dominio applicativo appartenente a uno degli Enti ricoprirà il ruolo di responsabile dell’ufficio centrale e progettista interno nel progetto;
• gli uffici di segreteria delle amministrazioni svolgeranno attività di supporto al progetto direttamente presso il proprio Ente oppure distaccando temporaneamente parte del personale all’ufficio di progetto;
• il responsabile di uno degli uffici contabilità e bilancio di un ente fungerà da responsabile amministrativo del progetto coadiuvato dal proprio ufficio e dagli altri uffici per le attività locali presso ogni Comune;
• i responsabili dei settori comunali interessati al progetto svolgeranno il ruolo di team manager del proprio gruppo di lavoro;
• i gruppi di lavoro comunali parteciperanno alle attività in vario modo e alla fine del progetto prenderanno in carico la gestione locale dei servizi,
• gli operatori comunali, che svolgono il ruolo di utente finale del backoffice, parteciperanno alle attività per gli aspetti che li riguardano.

Componenti esterni agli Enti:

Vi potranno essere degli esperti esterni per attività di progettazione e di supporto al project manager:

• il responsabile della qualità;
• un progettista esterno esperto del dominio applicativo o di project management;
• un consulente esperto di aspetti organizzativi e di processi aziendali comunali che funge sia da progettista che da formatore.

Il team di lavoro del fornitore di servizi e tecnologie che si aggiudicherà la realizzazione delle tecnologie e dei servizi connessi sarà composto da:

• un project manager aziendale;
• vari gruppi di lavoro per le aree sistemi e reti, sviluppo software, formazione e supporto, assistenza tecnica composti da un team manager e da altre figure tecniche specializzate.

• Prima fase di concezione e definizione avviata da qualche portatore di interesse (un amministratore o un dirigente di settore, nuove normative o disponibilità di fondi pubblici). Un amministratore particolarmente interessato fungerà da sponsor del progetto e cercherà di acquisire la partecipazione degli Enti dell’area. Trovate le adesioni degli Enti e dopo aver individuato il potenziale project manager si potrà partire con la progettazione preliminare.
• Il lavoro di pianificazione inizierà con uno studio dello stato dell’arte attraverso una accurata rilevazione della situazione esistente presso le Amministrazioni Comunali indispensabile per capire il contesto e le necessità di tipo organizzativo.
• Seguirà la fase di realizzazione che prevede:
• la gara di individuazione del fornitore e sottoscrizione del contatto
• la redazione ed approvazione del progetto esecutivo;
• la fornitura ed installazione della soluzione tecnologica;
• il collaudo del sistema.
• Infine ci sarà la fase di dispiegamento, detta anche di avvio o implementazione che in questi contesti è la più delicata perché di solito si incontrano molte resistenze all’interno degli enti e da parte degli utenti esterni. Rispetto ad altri progetti con più tecnologie e meno coinvolgimento di persone (per esempio la videosorveglianza), l’attivazione di servizi pubblici online necessita di attività di avvio di servizi molto complesse che spesso determinano il successo o l’insuccesso dell’intero progetto. Fondamentale sarà l’attività di comunicazione verso i cittadini per un forte coinvolgimento e poi un adeguato supporto per l’utilizzo dei servizi.
• Il progetto chiuderà con la fase di revisione finale che solitamente richiede un approfondito controllo delle spese e delle procedure applicate.
• Durata: il progetto dovrà essere realizzato in un massimo di diciotto mesi.

Il costo globale previsto per il progetto deve essere compreso tra un minimo di € 400.000 e un massimo di € 500.000 comprensivo di costi interni di personale, costi esterni per forniture e altro.