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UDA 18 - Fase di Revisione finale - 18.1 Obiettivi generali della fase

24 Novembre 2014

di Maria Pia Accogli

18.1 Obiettivi generali della fase

La fase inizia con una attività di verifica dei costi sostenuti e dell’impiego delle risorse aziendali umane e strutturali utilizzate nel progetto. Non è raro che fondi destinati ad un progetto vengano utilizzati per altri fini con il rischio sia di mandare in crisi il progetto sia di generare valutazioni errate su altri interventi esterni all’iniziativa. Infine è indispensabile verificarela corretta applicazione delle procedure contabili e amministrative previste dalla normativa. In caso di finanziamenti di progetti pubblici da parte di Enti di livello superiore oppure da parte della comunità europea, l’attività di revisione finale viene effettuata da una equipe del finanziatore che verifica:

• il rispetto e l’attuazione del piano di progetto;
• il rispetto e l’applicazione delle procedure di spesa definite dalla normativa.

La seconda attività prevista per la fase riguarda la dismissione di tutte le apparecchiature prese in locazione e la chiusura di tutti i contratti di fornitura di servizi (elettrici, telematici, altro) attivati per il progetto. Pianificare il disimpegno delle attrezzature e servizi, il cui mantenimento comporterebbe notevoli costi per l’organizzazione, è un’attività da pianificare con la stessa attenzione di qualsiasi altro blocco di lavoro, perché una volta chiuso il progetto, sarà molto più difficile ricostruire la storia delle attrezzature o dei servizi rimasti. Un’altra attività fondamentale della fase di revisione finale è la raccolta e la registrazione delle esperienze maturate durante il progetto da utilizzare come valore aggiunto in future iniziative progettuali. La raccolta delle informazioni può avvenire tramite incontri, discussioni, interviste, relazioni personali dei partecipanti. Uno dei modi più efficaci è di organizzare un incontro di chiusura in cui scambiare osservazioni e condividere i diversi punti di vista. Durante queste attività occorre porsi in maniera positiva davanti ai problemi e cercare di imparare quanto più possibile dall’esperienza vissuta per non commettere più gli stessi errori in futuro. È bene focalizzare l’incontro su un numero limitato di questioni:

• cosa ha funzionato bene e perché;
• a cosa ci si dovrebbe dedicare maggiormente;
• cosa non ha funzionato bene;
• gli errori sono dovuti a sfortuna oppure sono stati ignorati segnali di pericolo;
• le precedenti esperienze sono state tenute in giusta considerazione;
• cosa bisognerebbe evitare;
• quali e quanti sono al momento i benefici aziendali;
• come si rapportano i risultati del progetto con gli obiettivi aziendali originari;
• a posteriori valutare come si potevano ridurre al minimo le negatività e ottimizzare le positività;
• quali sono gli insegnamenti ricevuti da utilizzare nei progetti futuri;
• quali sono stati i punti del progetto che sembravano critici e non lo erano;
• quali sono stati i punti del progetto che non sono stati riconosciuti come critici mentre lo erano;
• che cosa si può cambiare per migliorare il processo decisionale;
• come diffondere le conoscenze acquisite affinché altri appartenenti all’azienda possano beneficiarne.

La riunione finale è anche la sede per discutere di eventuali progetti di spin-off che possono emergere, perché chi ha lavorato nel progetto ha la chiara percezione di quanto si poteva fare in più e quanto ne può derivare. Le ultime attività di progetto sono:

• composizione e consegna dell’archivio di progetto contenente tutta la documentazione prodotta e le banche dati strutturate di supporto all’attività;
• la redazione e la consegna, da parte del project manager e del suo staff, di un report finale di progetto con la descrizione di tutto quanto fatto e realizzato in rapporto agli obiettivi iniziali.

La conclusione della fase coincide con la chiusura di tutte le attività di progetto.