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UDA 05 - Il team di progetto - 5.3 Il processo di creazione e gestione del team

15 Novembre 2014

di Maria Pia Accogli

Uno dei compiti principali del project manager è la creazione e la gestione del team di progetto. L’organizzazione del team e la collaborazione professionale tra i suoi membri è uno dei principali problemi del project manager, più delle competenze tecnologiche, dell’analisi dei processi, della conoscenza dei mercati, problematiche tutte complesse ma che possono essere risolte con l’inserimento nel team di competenze adeguate. Un ruolo importante nella gestione del team è riservato alle capacità di comunicazione del project manager. La creazione del team inizia in fase di pianificazione, si sviluppa nella fase di progettazione e continua con integrazioni e sostituzioni per tutta la durata del progetto.

Le principali attività inerenti il processo di creazione e gestione del team di lavoro sono:

• la scelta dei componenti;
• l’organizzazione del team;
• l’acquisizione e il mantenimento dell’autorità da parte del project manager;
• la gestione degli stili di lavoro;
• la motivazione dei componenti;
• la supervisione delle attività.

La scelta dei componenti e l’organizzazione del team

Questo è sicuramente uno dei compiti più importanti e difficili che attendono il project manager. Non esistono delle regole precise per creare e organizzare un team perfetto, si possono scegliere i migliori esperti senza essere sicuri dei risultati. I principali problemi possono venire dai rapporti personali tra i componenti e dalla capacità o disponibilità a collaborare di ognuno di essi. Le situazioni personali e i contesti di lavoro cambiano continuamente e non esistono garanzie che un buon team già testato e consolidato in altre occasioni continuerà a essere tale. Non vi sono garanzie che un buon team possa restare tale anche dopo l’inserimento di nuovi elementi, anche se capaci e affidabili. Per creare un ambiente di lavoro ottimale è indispensabile che il project manager sappia affrontare e risolvere tutte le situazioni che si presentano durante lo sviluppo del progetto.

Acquisizione e mantenimento dell’autorità da parte del project manager

È indispensabile che un team di progetto riconosca l’autorità del project manager, ma per un project manager, soprattutto se alle prime esperienze, può essere impegnativo riuscire a imporre la propria leadership. Il suo compito è facilitato dall’autorità dovuta al ruolo che ricopre, vi sono inoltre diversi elementi che giocano a suo favore:

• il sostegno da parte di molti componenti del team che solitamente associano il proprio successo a quello del project manager;
• il supporto dell’azienda;
• l’autorità del referente che lo ha nominato (direttore generale o altro);
• il poter riconoscere gratificazioni di vario genere;
• il poter imporre sanzioni o non riconoscere gratificazioni.

La leadership si può costruire a partire da questi punti di forza, ma il presupposto fondamentale è che il project manager svolga bene il proprio lavoro. Il punto di riferimento per il project manager deve essere sempre il piano di progetto, questo gli permette di evitare scelte contraddittorie e comportamenti incerti che possono fargli perdere credibilità nei confronti del team.

La gestione degli stili di lavoro

Non si può pensare o pretendere che tutti i componenti di un team lavorino allo stesso modo.In genere esistono due modi di impiegare il tempo durante il lavoro:

1. lavorare completamente concentrati sulla realizzazione dell’attività assegnata;
2. lavorare e occuparsi nel contempo di problemi personali propri o delle persone che sono vicino.

Il tempo dedicato ai rapporti interpersonali serve a rendere un gruppo compatto e a far sentire le persone a proprio agio, contemporaneamente può fa perdere del tempo prezioso all’attività. Quando le persone stanno bene e riescono a comunicare, tutto diventa più semplice e svolgono meglio il loro lavoro. Il project manager deve curare i rapporti e dedicare del tempo ai propri collaboratori. Tuttavia, all’interno del gruppo, è necessario stabilire un equilibrio tra i diversi comportamenti ed è questo uno dei compiti del project manager. In alcuni momenti del progetto si può discutere di più mentre in altri, soprattutto in prossimità delle scadenze, occorre pensare quasi esclusivamente al lavoro. Il project manager deve utilizzare i momenti più tranquilli per compattare il gruppo creando i presupposti per una buona collaborazione per poi, quando necessario, imporre un maggior ritmo lavorativo.

La motivazione dei componenti del team

La motivazione dei componenti del team è un aspetto molto importante che deve essere curato dal project manager per tutta la durata del progetto. Un team di lavoro fortemente motivato riesce infatti a dare il massimo nel raggiungimento degli obiettivi, così come un team demotivato può creare seri pericoli per il progetto perché porterà a assumere comportamenti non adeguati e superficiali.

La supervisione delle attività

Il project manager ha l’obbligo e la necessità di supervisionare continuamente lo stato di avanzamento del progetto e in particolare dei deriverable, attraverso l’operato del team. Vi sono vari metodi come adottare un sistema di reportistica e di monitoraggio o avvalersi di colloqui periodici e attività di controllo, oppure si può applicare il “walking around”, cioè “il girare intorno” da una scrivania all’altra o da un ufficio all’altro per dialogare informalmente con tutti i responsabili delle attività in corso. I vari metodi possono portare buoni risultati oppure creare tensione negli interlocutori se non applicati adeguatamente, ossia tenendo conto delle implicazioni caratteriali dei singoli componenti del team. Un metodo efficace è quello di inserire dei momenti di controllo all’interno del piano di progetto e di lasciare a ognuno il compito di autogestirsi e autocontrollarsi in vista delle verifiche.

Allegati:

File	Descrizione	tipo file	Dimensione del File
Slide Unità Didattica 5 - Lezione 1	Il team di progetto - Figure ed organigramma	pdf	817 kB
Slide Unità Didattica 5 - Lezione 2	Il processo di creazione e gestione del team	pdf	677 kB