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UDA 03 - I principi del project management - 3.5 La segnalazione tempestiva delle difficoltà

08 Novembre 2014

di Maria Pia Accogli

Quando le attività di progetto procedono senza intoppi il project manager si limita alla normale attività di pianificazione, assegnazione dei compiti e verifica dei risultati. La sua attenzione però deve sempre essere rivolta alla individuazione e risoluzione di eventuali problemi. Se il quadro del progetto è realistico, la maggior parte dei problemi può essere affrontata con sufficiente preavviso e gli elementi critici possono essere risolti in maniera controllata attraverso una ripianificazione del progetto. Il responsabile di progetto non può risolvere problemi che non conosce e su cui non è informato; egli, attraverso una nuova allocazione delle attività o la ridefinizione degli obiettivi, può risolvere problemi che gli altri membri del team non possono superare da soli. I membri del team non devono sottovalutare eventuali difficoltà ma le devono comunicare ai livelli superiori quanto prima possibile. Solitamente chi ha compiti di responsabilità è in grado di valutare meglio le problematiche in quanto ha una visione migliore delle esigenze e delle strategie aziendali. L’errore di ritardare la comunicazione del problema oltre a comportare il rischio di non riuscire a portare a termine determinate attività entro i tempi stabiliti può anche vanificare ogni possibilità di intervento e di correzione da parte dei livelli superiori. Il project manager deve confrontarsi regolarmente con il proprio team e assicurarsi che ognuno abbia la responsabilità di fare rapporto non appena incontra un problema. Di fondamentale importanza è la reazione del project manager nel momento in cui viene esposto il primo problema inerente il progetto, il suo comportamento in questo caso condiziona e le aspettative di tutti gli altri membri del team per tutto il resto del progetto. Un atteggiamento negativo da parte del project manager, spingerà i componenti del team a tentare tutte le soluzioni possibili prima di segnalare una difficoltà insuperabile. Un atteggiamento positivo nell'accogliere le informazioni indicherà una disponibilità ad ascoltare problemi e permetterà in futuro di conoscerli in tempo utile a evitarli. La buona comunicazione tra il project manager e il team consente di evitare queste situazioni. Per una buona comunicazione non è sufficiente intrattenere conversazioni informali: nelle conversazioni i dettagli relativi alle questioni possono non emergere e di conseguenza potrebbero non essere presi in considerazione e analizzati in profondità. Alla base di una buona comunicazione deve esserci un meccanismo sistematico basato su comunicazioni scritte e supportato da reportistica sullo stato di avanzamento delle attività.

Allegati:

File	Descrizione	tipo file	Dimensione del File
Slide Unità Didattica 3	Slide dell\'unità didattica 3: I principi del project management	pdf	767 kB