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UDA 03 - I principi del project management - 3.2 Il piano di progetto

08 Novembre 2014

di Maria Pia Accogli

Per una gestione ottimale del progetto, è necessario iniziare i lavori con la predisposizione di un piano organizzativo basato sulla suddivisione del lavoro globale in fasi o attività.

Il piano di progetto è un documento iniziale in cui vengono definite tutte le attività che devono essere svolte per il raggiungimento degli obiettivi del progetto. Un piano deve prevedere obiettivi, attività, prodotti, costi, date di completamento e performance in base a cui pianificare prima e valutare poi quotidianamente lo stato diavanzamento del progetto. Il piano deve tracciare una mappa generale del progetto e fornire, istante per istante, a tutti coloro che sono coinvolti nelle attività, le informazioni necessarie a individuare a che punto sono e come indirizzare il lavoro futuro. Il piano deve contenere tutte le informazioni necessarie a individuare le risorse e gli investimenti necessari alla realizzazione di un progetto. Il piano deve essere puntuale ed esaustivo, deve specificare gli elementi necessari a individuare e assegnare i compiti dei componenti del team di progetto e a comprendere come ogni attività si integra nel contesto generale del progetto. Il processo di creazione di un piano aggiunge valore al progetto perché porta ad analizzare le implicazioni di ogni elemento sul risultato globale del progetto. È noto che in un progetto, il tempo dedicato alla pianificazione, è quello che ha la maggior incidenza sul futuro successo del progetto stesso; più dettagliata e ben definita è la pianificazione, più lineare e meno problematica sarà la realizzazione del progetto. Il piano deve essere approvato inizialmente dal management aziendale che deve finanziarlo, da quel momento diventa la linea guida per il responsabile del progetto (project manager) e per tutti i soggetti coinvolti.

figura 17 ciclo di moitoraggio di controllo

 Il piano deve essere predisposto nella fase iniziale del progetto e, per tutta la sua durata, deve descrivere lo stato del progetto nel modo più fedele possibile e corrispondere pienamente alla realtà del progetto. Durante il progetto deve essere continuamente controllato (misurazione) lo stato di avanzamento del progetto, poi deve essere verificato (valutazione) lo stato attuale rispetto allo stato previsto dal piano ed infine se necessario occorre intervenire con delle variazioni (correzione) al piano di progetto. Se il piano non descrive più fedelmente il progetto allora occorre procedere velocemente al suo aggiornamento. Inizialmente il pianificatore non ha una perfetta conoscenza di tutti gli aspetti e di tutti i dettagli del progetto; durante la realizzazione, con il procedere delle attività, acquisisce nuove informazioni che gli permettono di aggiornare e completare il piano. È fondamentale che il piano sia flessibile e facilmente aggiornabile per poter soddisfare le esigenze di aggiornamento descritte in precedenza. Il piano viene verificato attraverso i report sullo stato di avanzamento del lavoro (SAL) che periodicamente vengono prodotti durante l’esecuzione del progetto. I SAL attestano lo stato delle attività in corso in termini di quantità o percentuale di prodotto realizzato, impegno profuso, tempo impiegato e altro. L’aggiornamento del piano può variare da piccoli adeguamenti alla modifica degli obiettivi originari del progetto in termini di prodotti o risultati, costi e durata. La modifica di prodotti, tempi e costi comporta la modifica delle priorità del progetto rispetto ai criteri aziendali di assegnazione delle risorse; aggiornamenti di questo tipo richiedono una nuova approvazione del management aziendale ed eventualmente unrifinanziamento.Il piano di un progetto diventa ancora più importante in presenza di progetti simultanei e coordinati tra loro (portafoglio di progetti o programma), in questi casi il fallimento di un progetto può compromettere non solo i benefici aziendali derivanti dal singolo progetto, ma anche quelli derivanti dai progetti da esso dipendenti.

Allegati:

File	Descrizione	tipo file	Dimensione del File
Slide Unità Didattica 3	Slide dell\'unità didattica 3: I principi del project management	pdf	767 kB