È essenziale che le organizzazioni identifichino le iniziative corrispondenti a nuovi progetti in modo da poterle gestire adeguatamente e poter assegnare le giuste risorse a ciò che richiede un ulteriore impegno e sforzo rispetto alle normali attività aziendali. Purtroppo i progetti non si presentano sempre già definiti con un'etichetta su cui c’è scritto “questo è un progetto”, spesso esiste un continuum fra attività quotidiane leggermente insolite e progetti di piccole dimensioni. È abbastanza comune che iniziative che sono progetti a tutti gli effetti sembrino solo una leggera variazione a quanto svolto normalmente.
L'identificazione dei progetti costituisce quindi una competenza importante per ogni business manager anche se non è direttamente lui a portarne avanti la gestione.
I progetti presentano almeno alcune delle seguenti caratteristiche:
Definizione: progetto
La International Standards Organitation (ISO) definisce un progetto come: “Un insieme di attività coordinate, con un inizio e una fine precisi, mirate al raggiungimento di un obiettivo specifico, in base a vincoli di tempo, costi e risorse” (ISO 8402).
Tempi, costi e risorse sono elementi fortemente vincolanti all'interno di ogni organizzazione sottoposta alla pressione della concorrenza e per questo è indispensabile adottare tecniche e metodi adeguati che possano garantire i risultati e ridurre i rischi. Il buon senso suggerisce di ridurre la soglia delle attività trattate come progetti al fine di evitare l'appesantimento del sistema di gestione. Molte società adottano linee guida di definizione dei progetti basate sulla spesa o sull'effort espresso in giorni uomo.
Definizione: effort
Per effort si intende la quantità di lavoro di una figura professionale misurata in quantità di tempo e per questo quantificata in ore/uomo, giorni/uomo, mesi/uomo ecc.
Esempio
Due esempi di linee guida di definizione dei progetti: |
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In base all’effort |
In base alla spesa |
Una piccola azienda avvia un progetto per qualsiasi lavoro che richieda oltre dieci giorni uomo di effort. |
Una grande azienda avvia un progetto per qualsiasi lavoro che richieda una soglia minima di spesa di 50.000 euro. |
Ogni organizzazione può avere criteri propri di identificazione di un progetto, ciò che conta non sono i criteri bensì l'intenzione di gestire i progetti in modo adeguato. Può anche accadere che, attività occasionali che inizialmente non meritano tutte le procedure di un progetto, possano crescere e richiedere un maggiore effort. Se un'attività inizialmente piccola ha probabilità di crescere o entra in conflitto con altri progetti, è opportuno qualificarla e gestirla come progetto anche se in partenza non ne rispetta tutti i criteri.