I processi aziendali variano nel tempo e le variazioni, piccole o grandi che siano, vengono attuate sulla base di ben definite strategie aziendali.
Il più delle volte la variazione di un processo aziendale richiede solo dei piccoli adattamenti alle abituali attività svolte, realizzabili con piccoli investimenti aziendali, con un maggiore impegno da parte del personale e in alcuni casi con brevi sospensioni delle normali attività.
Quando impegno, tempo, competenze, attività e investimenti necessari per variare un processo aziendale aumentano a tal punto che non è più possibile agire all’interno delle normali attività dell’azienda, allora si deve necessariamente far ricorso alla realizzazione di un progetto.
Definizione: progetto
Un progetto è un insieme di attività che realizza cambiamenti all’interno delle organizzazioni in risposta alle mutate condizioni del contesto (il mercato, la società civile, gli obiettivi dell’organizzazione).
Un progetto genera dei cambiamenti in una organizzazione che possono riguardare le infrastrutture, i macchinari, l’organizzazione interna, il personale e ogni altro aspetto. Tali cambiamenti generano esigenze di revisione nei processi interni dell’organizzazione, indispensabili per adeguare i processi operativi alle nuove situazioni generate dai progetti.
La produzione di un nuovo modello di scarpa o di un nuovo modello di vestito, in una fabbrica del settore abbigliamento, comporta generalmente una variazione dei materiali utilizzati e del processo di lavorazione.
Solitamente sono necessarie le seguenti attività:
Tutto questo non è altro che una piccola variazione del processo di lavorazione, le modifiche non sono al processo di lavorazione ma alle singole operazioni tecniche svolte.
Questa attività solitamente non richiede grande impegno e tempo perché, anche se ripetuta saltuariamente, di fatto è anch’essa un processo aziendale che si replica ogni qual volta cambia il modello da produrre.
Figura 3: processo aziendale di variazione di un modello in produzione
Prima o poi però le esigenze di mercato o le strategie interne di crescita aziendale, sintetizzabili nella necessità di nuovi modelli, di minori costi e di maggiore quantità di produzione, di nuove strategie ed organizzazione delle vendite e di nuova organizzazione aziendale, costringono l’azienda a effettuare interventi radicali e consistenti investimenti di riprogettazione e revisione dei processi aziendali.
Se la riprogettazione viene attuata come veloce risposta ad un mutamento del mercato, può dare all’impresa un vantaggio competitivo temporale rispetto alle altre imprese.
Una vera riprogettazione però in genere significa cambiare completamente l’attuale modo di operare, e può richiedere interventi strutturali sugli immobili, sulle attrezzature di produzione e sul personale.
Normalmente è un’attività di lunga durata, di alto rischio, di costo elevato e che necessita del coinvolgimento convinto di tutta l’impresa che non può essere realizzata in altro modo se non con un apposito progetto.
Una tale iniziativa progettuale può produrre effetti negativi e far correre dei rischi all’organizzazione:
L’investimento in questo caso è rischioso e di conseguenza l’idea stessa del progetto presenta dei rischi.
Davanti a queste considerazioni l’azienda potrebbe pensare di non correre tali rischi e operare scelte diverse in termini di obiettivi, impegno economico, prodotti da realizzare, periodo di realizzazione, altro ancora.