UDA 17 - Fase di Dispiegamento - 17.5 Team di progetto della fase
- 24 Novembre 2014
- di Maria Pia Accogli
17.5 Team di progetto della fase
La fase di dispiegamento è il completamento della fase di realizzazione e di conseguenza non vi sono grandi variazioni a livello di organizzazione del team e di responsabilità dei soggetti. Solo all’interno del team ci possono essere delle variazioni perché il passaggio dalla realizzazione dei prodotti all’avvio può vedere un maggior impegno da parte di chi svolge attività di formazione e supporto. Le figure di maggior livello potranno essere maggiormente impegnate nel monitoraggio dei risultati che portano all’esito globale del progetto.
Sponsor
In generale le principali responsabilità dello sponsor consistono in:
- supervisionare il progetto e focalizzarsi sui benefici aziendali;
- assumere la responsabilità di avvio a regime della distribuzione dei prodotti o della erogazione dei servizi realizzati;
- assicurarsi che gli output siano consegnati ed adottati dagli utenti;
- assicurarsi che le attività di supporto a regime degli utenti siano adeguate.
Comitato di programma
Il comitato di programma avrà i seguenti compiti:
- monitorare lo stato del progetto e intervenire in caso di necessità;
- cominciare a valutare i primi segnali generali sul progetto e valutare il progetto nell’ambito del portfolio di progetti dell'azienda.
Project manager
Il project manager ha le seguenti responsabilità:
- pianificare e gestire le attività della fase;
- gestire la consegna dei prodotti in funzione dei benefici aziendali;
- monitorare l'avanzamento in rapporto al piano;
- redigere report e relazionare ai livelli superiori.
Rappresentante utente (stakeholder)
A prescindere dalle singole circostanze, il ruolo del rappresentante utente comprende i seguenti compiti:
- agire come leader o punto di riferimento in negoziazioni con gruppi di utenti che possono ritenere che quanto consegnato non risponda alle esigenze o alle richieste;
- assumere se necessario la responsabilità di manager per alcune delle attività di distribuzione;
- firmare il progetto a conferma dell'avvenuta consegna da parte del team.
Fornitori esterni
I fornitori che hanno fatto parte del team di sviluppo mantengono la responsabilità di membri del team come avvenuto nella fase di realizzazione. Nella fase di dispiegamento è possibile che i fornitori assumano anche la responsabilità di supporto continuo all'output dopo la fine del progetto. Tali responsabilità in genere non rientrano nella portata del progetto, mentre la loro definizione e la negoziazione del contratto di supporto post progetto spesso ne fanno parte.
Membri del team
Pur variando le attività rispetto alla fase di realizzazione, il comportamento dei componenti del team non cambia dovendo continuare a svolgere al meglio i compiti per cui sono stati inseriti nel progetto e ad utilizzare al massimo le competenze possedute. Anche in questa fase a tutti i componenti del team è richiesto:
- di conoscere perfettamente le attività da svolgere,individuare precisamente quali input vanno utilizzati, analizzare e definire dettagliatamente gli aspetti tecnici dei propri deliverable personali, individuarne le modalità ed i tempi di produzione,conoscerne l’utilizzo successivo;
- di svolgere le attività assegnate dal project manager, assumendo la responsabilità e l'autorità nei limiti stabiliti per ogni attività;
- di relazionare puntualmente al project manager sull’avanzamento dei lavori ed evidenziare tempestivamente problemi e preoccupazioni senza attendere di essere interpellati;
- di essere coscienti che l'intero team è responsabile del successo del progetto, che è indispensabile collaborare e sostenersi attivamente a vicenda e non è sufficiente pensare solo al proprio lavoro.