In qualsiasi organizzazione è indispensabile avere un archivio efficiente dei documenti aziendali che permetta di condividere le informazioni secondo criteri stabiliti di sicurezza e privacy e che ne faciliti la ricerca e l’utilizzo. Nei progetti tali esigenze sono ancor più forti che nelle organizzazioni consolidate, perché nei progettile nuove informazioni sono frequenti e la condivisione immediata è una esigenza fondamentale per conoscere lo stato del progetto. È indispensabile predisporre un archivio di progetto ben organizzato ancor prima dell’avvio del progetto stesso per evitare di incorrere in gravi problemi di tipo operativo ed organizzativo. È fondamentale creare un sistema di classificazione che tenga conto, per quanto possibile, delle schedulazioni del ciclo di vita. Questa soluzione non sempre è possibile perché spesso ci sono documenti condivisi tra più attività oppure documenti trasversali al progetto e non facilmente classificabili. Spesso è indispensabile creare delle sotto classificazioni e/o chiavi di ricerca di altro tipo rispetto alla schedulazione di progetto. Una gestione artigianale di un archivio di progetto organizzata in cartelle e con opportuna codifica dei documenti può non essere sufficiente perché può essere necessario se non indispensabile disporre di altre funzionalità importanti come:
La presenza di un buon software di gestione dei contenuti, denominato comunemente ECM (Enterprise ContentManagement), permette di superare queste problematiche anche se comporta dei costi per l’acquisizione, la configurazione iniziale e la gestione a regime del sistema. Trovare un ECM è oramai molto semplice perché vi sono a disposizione un numero notevole di soluzioni sia proprietarie che open source, non sempre è facile individuare una soluzione che soddisfi pienamente tutte le esigenze di un progetto perché la scelta dipende dalla specifica organizzazione e dalla complessità dello stesso. Individuare un ECM adeguato alla propria organizzazione può richiedere del tempo. Avere a disposizione un ECM efficiente può non essere sufficiente se non vi è anche un sistema di qualità di progetto che preveda la standardizzazione della documentazione di progetto, senza una standardizzazione diventa difficoltoso se non impossibile ritrovare le informazioni e soprattutto confrontarle e valutarle. La standardizzazione dei documenti e più in generale il sistema di qualità in un progetto è trattato nel successivo capitolo: “Parte VII 22 La certificazione di qualità”
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