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UDA 16 - Fase di Realizzazione e Test - 16.3 Team di progetto della fase

24 Novembre 2014

di Maria Pia Accogli

16.3 Team di progetto della fase

La fase di realizzazione è il cuore del progetto perché in questa fase si concretizzano gli obiettivi del progetto, tutti i processi di project management analizzati durante il corso sono nel piano della loro esecuzione e tutti i componenti del team sono coinvolti pienamente nelle attività. Tutti i componenti tecnici sono impegnati nella realizzazione degli output di progetto e le attività chiaramente variano a seconda del progetto e dei prodotti da realizzare. Di seguito vengono analizzati i compiti delle figure professionali di maggior responsabilità o con compiti particolari come il comitato di progetto, sponsor e project manager, il rappresentante utente ed i fornitori esterni. Per tutti gli altri componenti del team non si analizzano nello specifico i singoli compiti che, come detto, variano a seconda delle specifiche competenze e del progetto, ma si evidenziano gli atteggiamenti e l’approccio ottimale che ognuno deve avere nei confronti del progetto, dei propri compiti e delle proprie responsabilità.

Sponsor

In generale le principali responsabilità dello sponsor sono:

• monitorare lo stato di avanzamento del progetto;
• verificare la corretta allocazione del budget e delle risorse;
• intervenire se necessario a tutela degli investimenti di progetto.

In questa fase inoltre può avere il ruolo specifico di revisionare e approvare la documentazione relativa ai test per accertare che le procedure di verifica e i risultati siano rispondenti alle aspettative aziendali.

Comitato di programma

Il comitato di progetto o di programma svolgei suoi compiti abituali:

• verifica lo stato di avanzamento del progetto attraverso le informazioni fornite nei report ed in casi eccezionali, in presenza di rischi gravi o di situazioni di crisi interviene con azioni correttive sul progetto;
• valuta, su richiesta, eventuali revisioni del piano di progetto.

Project manager

La fase di realizzazione è per il project manager il momento di maggior impegno e difficoltà, le attività si susseguono, si integrano e si sovrappongono tra di loro, occorre essere molto attenti ed intervenire continuamente in varie direzioni.

I principali compiti del project manager sono:

• pianificare le attività e gestire il lavoro in base al piano;
• tracciare l'avanzamento ed adottare le misure di management necessarie;
• allocare le attività ai singoli individui e assicurare che siano tutte coordinate tra loro;
• monitorare e gestire le attività del critical path;
• monitorare l’avanzamento e relazionare ai livelli superiori;
• monitorare i rischi ed eventualmente intervenire con opportune iniziative;
• monitorare eventuali modifiche allo scopo del progetto;
• accertare che le procedure di test siano appropriate a verificare i requisiti richiesti agli output;
• verificare che le caratteristiche degli output corrispondano perfettamente agli obiettivi del progetto;
• garantire sulla affidabilità dei risultati di progetto.

Rappresentante utente (stakeholder)

Il rappresentante degli utenti svolge un ruolo particolare nella fase finale di test dei prodotti.

Il parere degli utenti è fondamentale nell’approvazione dei risultati di progetto perché un parere positivo costituisce un punto di vantaggio notevole per il buon esito del progetto, mentre un parere negativo deve essere attentamente vagliato ed eventualmente gestito opportunamente per le gravi conseguenza che potrebbero conseguirne.

Fornitori esterni

I fornitori esterni hanno gli stessi compiti e responsabilità dei membri del team, con la differenza che se la fornitura riguarda prodotti e non attività di singole figure professionali, essi realizzano attività interne al progetto come se fossero dei veri e propri sotto progetti.

In questo caso i fornitori sono responsabili delle attività intermedie di test dei sotto prodotti o sotto sistemi mentre devono sottoporre il risultato finale ad una verifica, o meglio collaudo, che deve ricevere l’approvazione da parte del project manager.

Componenti del team

Tutti i componenti del team devono svolgere al meglio i compiti per cui sono stati inseriti nel progetto utilizzando al massimo le competenze possedute. Elemento fondamentale è l’approccio adottato da tutti i componenti, a cui è richiesto:

• di conoscere perfettamente le attività da svolgere,individuare precisamente quali input vanno utilizzati, analizzare e definire dettagliatamente gli aspetti tecnici dei propri deliverable personali, individuarne le modalità ed i tempi di produzione,conoscerne l’utilizzo successivo;
• di svolgere le attività assegnate dal project manager, assumendo la responsabilità e l'autorità nei limiti stabiliti per ogni attività;
• di relazionare puntualmente al project manager sull’avanzamento dei lavori ed evidenziare tempestivamente problemi e preoccupazioni senza attendere di essere interpellati;
• di essere coscienti che l'intero team è responsabile del successo del progetto, che è indispensabile collaborare e sostenersi attivamente a vicenda e non è sufficiente pensare solo al proprio lavoro.