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UDA 15 - Fase di progettazione - 15.5 Processo di progettazione

24 Novembre 2014

di Maria Pia Accogli

La fase di progettazione inizia dopo l’approvazione del PID da parte del comitato di progetto e lo stanziamento dei fondi previsti nel budget . La prima attività della fase è l’individuazione del project manager, che generalmente è colui che ha guidato la fase di pianificazione, a cui il comitato di progetto assegna la responsabilità e l’autorità di gestire le risorse assegnate al progetto. Non sempre le risorse economiche ed i tempi assegnati dal comitato rispettano perfettamente le previsioni del piano proposto, oppure l’approvazione può richiedere tempi lunghi durante i quali alcuni obiettivi possono variare, in entrambi i casi è necessario ripianificare il progetto prima di avviare la progettazione. Come già ribadito più volte, ogni revisione del piano che comporta variazioni ai tre vincoli principali di progetto, comporta la riapprovazione del piano. Il project manager parte con la costituzione del team integrando il gruppo, già impostato in fase di pianificazione, con altre figure professionali indispensabili per realizzare quanto richiesto dalla progettazione. Si parte con l’individuare ed incaricare i responsabili di linea (teammanager o team leader) e poi tutti gli altri componenti del team, ad ognuno vengono assegnati i compiti e le responsabilità connesse. Ogni teammanager si preoccupa a sua volta di organizzare il proprio gruppo definendo, sulla base dei compiti da svolgere, le competenze e ricercando le risorse umane corrispondenti ai requisiti. L’organigramma di progetto comincia così a prendere sempre più consistenza. Queste operazioni, all’interno dell’azienda, non sempre avvengono in modo lineare, ma spesso sono frutto di negoziazioni tra i vari progetti e gruppi di lavoro che concorrono alla contesa delle risorse. L’individuazione e la disponibilità di tutte le risorse umane necessarie al progetto è un compito delicato per il project manager e per i teammanager, non è raro scoprire, al momento in cui una risorsa si rende disponibile, che la risorsa non ha le precise competenze richieste o l’autonomia desiderata. In questi casi il project manager è costretto ad effettuare revisioni organizzative ed a subirne le conseguenze in termini di nuova ripartizione dei compiti e conseguente ulteriore lavoro ed eventuale ritardo. È indispensabile che ogni team leader abbia un gruppo capace di rispondere immediatamente e globalmente ad ogni esigenza del project manager riguardante le attività di competenza. Organizzato il team di progetto, è fondamentale che ognuno conosca perfettamente e prenda coscienza del proprio compito e di tutto ciò che dipende direttamente e indirettamente dalla sua attività. Ogni membro del team deve essere informato non solo sulle sue attività ma anche sugli obiettivi del progetto dell’organizzazione e delle procedure amministrative da rispettare. Il modo più efficiente di ottenere tutto questo è quello di organizzare inizialmente uno o più riunioni di avvio (kick-off) con tutti i membri del team in modo che tutti recepiscano bene i messaggi fondamentali del project manager e comprendano bene non solo la loro attività, ma anche quella degli altri. Si passa poi alla predisposizione delle infrastrutture di progetto che comprendono tutti gli strumenti necessari all’organizzazione e alla gestione delle attività come luoghi di lavoro, sistemi informativi ed altri beni o servizi necessari.

Figura 47: workflow della fase di di progettazione

Alcuni progetti non necessitano di particolari infrastrutture, altri invece possono avere esigenze particolari come ambienti attrezzati con scrivanie, sistemi di elaborazione e altre infrastrutture o servizi. Quanto più il progetto è grande tanto maggiore è l’esigenza di costituire un vero e proprio ufficio di progetto che si occupi di tutta una serie di questioni tra cui, prima di tutto, un supporto ai componenti del team,la gestione dei rapporti con i fornitori, la gestione dell’amministrazione di progetto, lo svolgimento di attività di segreteria, l’organizzazione eventi ed altro ancora. Questa organizzazione permette al personale impegnato nel progetto di dedicarsi esclusivamente ai propri compiti specifici, senza dover dedicare tempo ad attività collaterali. Di particolare importanza sono:

• l’avvio del sistema di gestione di progetto con la configurazione iniziale del database,
• la definizione degli standard operativi;
• la formazione del personale al corretto utilizzo del sistema e delle procedure.

L’attività di progettazione a questo punto è perfettamente avviata e solitamente procede per passi successivi di definizione e verifica dei prodotti con eventuale revisione delle soluzioni che non soddisfano i requisiti di progetto. A questo punto il project manager può iniziare ad attuare tutti i processi di gestione e controllo delle attività che sono stati descritti nella “Parte IV I processi di esecuzione del progetto”. Il PMO (Project Management Office), attraverso i report delle attività e dalle altre informazioni ricevute dai componenti del team di progetto, verifica lo stato di avanzamento della spesa e dei tempi di progetto intervenendo quando necessario. Eventuali differenze devono subito essere verificate ed eventualmente corrette immediatamente, in caso contrario devono essere presentate allo sponsor per essere valutate. A completamento di tutte le attività di progettazione le soluzioni definite devono essere sottoposte all’approvazione del comitato di progetto come requisito indispensabile per l’avvio delle successive attività.

La revisione del piano

Solitamente, a completamento di una delle fasi fondamentali di progetto, è prevista una revisione del piano indispensabile per verificare l’avanzamento delle attività ed eventuali difficoltà o possibili miglioramenti. Nel caso della fase di progettazione, la definizione dettagliata di prodotti e compiti porta, nella maggior parte dei casi, a revisioni più o meno significative di costi, tempi, caratteristiche dei prodotti ed attività di progetto. Queste informazioni consentono almeno un completamento del piano, con l’inserimento di ulteriori informazioni di dettaglio non ancora disponibili nella fase di pianificazione. In caso di variazioni significative dei vincoli di progetto, che vanno oltre i buffer che prudenzialmente vengono previsti, è indispensabile una riapprovazione del piano combinata ad una verifica degli obiettivi generali aziendali.