UDA 03 - I principi del project management - 3.5 La segnalazione tempestiva delle difficoltà
- 08 Novembre 2014
- di Maria Pia Accogli
3.5 La segnalazione tempestiva delle difficoltà
Quando le attività di progetto procedono senza intoppi il project manager si limita alla normale attività di pianificazione, assegnazione dei compiti e verifica dei risultati. La sua attenzione però deve sempre essere rivolta alla individuazione e risoluzione di eventuali problemi. Se il quadro del progetto è realistico, la maggior parte dei problemi può essere affrontata con sufficiente preavviso e gli elementi critici possono essere risolti in maniera controllata attraverso una ripianificazione del progetto. Il responsabile di progetto non può risolvere problemi che non conosce e su cui non è informato; egli, attraverso una nuova allocazione delle attività o la ridefinizione degli obiettivi, può risolvere problemi che gli altri membri del team non possono superare da soli. I membri del team non devono sottovalutare eventuali difficoltà ma le devono comunicare ai livelli superiori quanto prima possibile. Solitamente chi ha compiti di responsabilità è in grado di valutare meglio le problematiche in quanto ha una visione migliore delle esigenze e delle strategie aziendali. L’errore di ritardare la comunicazione del problema oltre a comportare il rischio di non riuscire a portare a termine determinate attività entro i tempi stabiliti può anche vanificare ogni possibilità di intervento e di correzione da parte dei livelli superiori. Il project manager deve confrontarsi regolarmente con il proprio team e assicurarsi che ognuno abbia la responsabilità di fare rapporto non appena incontra un problema. Di fondamentale importanza è la reazione del project manager nel momento in cui viene esposto il primo problema inerente il progetto, il suo comportamento in questo caso condiziona e le aspettative di tutti gli altri membri del team per tutto il resto del progetto. Un atteggiamento negativo da parte del project manager, spingerà i componenti del team a tentare tutte le soluzioni possibili prima di segnalare una difficoltà insuperabile. Un atteggiamento positivo nell'accogliere le informazioni indicherà una disponibilità ad ascoltare problemi e permetterà in futuro di conoscerli in tempo utile a evitarli. La buona comunicazione tra il project manager e il team consente di evitare queste situazioni. Per una buona comunicazione non è sufficiente intrattenere conversazioni informali: nelle conversazioni i dettagli relativi alle questioni possono non emergere e di conseguenza potrebbero non essere presi in considerazione e analizzati in profondità. Alla base di una buona comunicazione deve esserci un meccanismo sistematico basato su comunicazioni scritte e supportato da reportistica sullo stato di avanzamento delle attività.
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 Slide Unità Didattica 3 | Slide dell\'unità didattica 3: I principi del project management | 767 kB |