Tabella 2: Scheda descrittiva del PBS

Cod.	Breve descrizione della fase o attività
1	Pianificazione del Progetto: l'attività di pianificazione è la prima che viene avviata e si chiude con la realizzazione del "Piano di progetto" e la sua valutazione. L'approvazione del piano comporta solitamente il finanziamento della proposta e l'avvio al progetto, mentre la mancata approvazione determina la bocciatura dell'idea.
1.1	Analisi esigenze: la pianificazione inizia con l'individuazione e l'analisi delle esigenze o obiettivi aziendali, per alcuni progetti può essere necessaria un'approvazione dei risultati della fase per autorizzare la prosecuzione delle attività.
1.2	Stima dei tempi e dei costi di realizzazione: in base agli obiettivi definiti nell'attività precedente viene predisposta una valutazione dei tempi e dei costi. In caso di progetti innovativi o complessi questa fase può richiedere uno studio di fattibilità, per cui può comportare ulteriori costi. Per alcuni progetti può essere necessaria un'approvazione dei costi previsti per autorizzare la prosecuzione delle attività.
1.3	Definizione della proposta di progetto: viene realizzato un piano dettagliato di progetto con la definizione puntuale dei prodotti, dell'organizzazione, dei tempi e dei costi e la valutazione dei possibili rischi. L'approvazione del piano e l'autorizzazione alla spesa definita nel budget è requisito indispensabile per l'avvio della realizzazione del progetto.
2	Progettazione: con la progettazione inizia la macrofase di esecuzione del progetto. Questa fase spesso e già stata avviata nella fase precedente con la realizzazione di studi di fattibilità e altri elaborati tecnici. Ora occorre definire in modo puntuale tutti gli obiettivi da raggiungere, i prodotti da realizzare l'organizzazione del progetto e le procedure necessarie.
2.1	Costituzione del team di progetto: la costituzione del team di progetto è un passo fondamentale per l'esecuzione del progetto. l'attività solitamente è già iniziata in precedenza con l'individuazione del project manager e di altri componenti, di solito dei progettisti, che solitamente partecipano alla fase di pianificazione. La costituzione del team in genere non si completa in questa attività ma continua anche nelle fasi successive.
2.2	Progettazione esecutiva: viene realizzata la progettazione esecutiva di tutti i prodotti, servizi e processi da implementare; viene predisposta eventuale documentazione tecnica da presentare per autorizzazioni a enti pubblici o da utilizzare nelle procedure pubbliche di selezione di forniture e fornitori.
2.3	Selezione fornitura e fornitori: questa attività varia notevolmente a seconda che si tratti di un progetto di aziende private o di soggetti pubblici. Nel primo caso le procedure di selezione sono meno formali e possono svilupparsi in più momenti sino alla definizione di una soluzione condivisa tecnicamente ed economicamente tra cliente e fornitore. Nel caso di soggetto pubblico le procedure sono più formali e devono sottostare alla normativa del codice degli appalti DLgs 163/2006.
2.4	Approvazione budget spesa materiali: attività conclusiva di approvazione del budget di spesa definito nella fase di progettazione e determinato nelle attività di selezione dei fornitori da parte del management aziendale.
3	Realizzazione: e la fase di realizzazione dei prodotti o output di progetto, progettati e individuati nella fase precedente.
3.1	Sviluppo di software personalizzato: attività di sviluppo di software personalizzato sulla base dei requisiti definiti nella fase di progettazione, comprendente anche il test e collaudo del software sviluppato.
3.2	Acquisizione hardware e software: approvvigionamento di prodotti hardware e software con licenza e verifica delle caratteristiche.
3.3	Realizzazione sottosistemi: questa attività solitamente è suddivisa in sotto-attività separate all'interno del ciclo di vita in funzione della complessità delle operazioni in cui si scompone, per esempio: - installazione e configurazione della rete e dell'hardware di sistema; - installazione e configurazione del software; - integrazione, configurazione e test dei sottosistemi presenti nel progetto; - eventuali interventi per la soluzione di criticità emerse durante le attività;
3.4	Collaudo di sistema: test e collaudo dell'intero sistema realizzato. L'esito positivo del collaudo e la sua approvazione è un elemento indispensabile per la continuazione del progetto.
4	Dispiegamento: comprende tutte le operazioni necessarie all'avvio delle forniture e servizi implementati nelle fasi precedenti. Il dispiegamento solitamente prevede anche attività sperimentali di avvio dell'erogazione dei servizi, propedeutiche all'avvio a regime.
4.1	Realizzazione manuali operativi: realizzazione della documentazione o manualistica di supporto, comprensiva eventualmente di materiale e-learning, da mettere a disposizione di tecnici, operatori interni e clienti finali.
4.2	Predisposizione banche dati: predisposizione di banche dati necessarie all'utilizzo del sistema come archivi anagrafici o altro. In caso di sostituzione di sistemi esistenti, questa fase comprende anche la migrazione e la conversione delle banche dati esistenti.
4.3	Formazione operatori: attività di formazione del personale interno all'azienda addetto all'uso del sistema.
4.4	Configurazione processi e utenti: Analisi, configurazione e personalizzazione dei processi aziendali e configurazione dei profili utente completi di autorizzazioni all'accesso a specifiche funzioni e dati.
4.5	Avvio all'esercizio: L'avvio all'esercizio è l'ultima fase del progetto e inizia nel momento in cui è tutto pronto. Spesso è suddivisa in sotto-attività separate all'interno del ciclo di vita: - avvio sperimentale dell'erogazione dei servizi limitato a un gruppo di utenti test disponibili a verificare prodotti e servizi ed eventualmente a tollerare eventuali malfunzionamenti; - avvio progressivo a regime con erogazione dei servizi agli utenti finali; - attività di messa a punto di eventuali carenze dei prodotti o disservizi.
4.6	Collaudo degli output di progetto: collaudo finale degli output di progetto con verifica dei servizi implementati e dispiegati.
5	Revisione finale: attività finali di verifica, chiusura di situazioni sospese e valorizzazione delle esperienze.
5.1	Monitoraggio finale: Attività di controllo di tipo contabile e amministrativo necessaria essenzialmente per verificare la correttezza contabile delle spese e se tutte le spese sono state funzionali al progetto e non sono state fatte spese esterne non giustificate.
5.2	Chiusura progetto: chiusura dei contratti di servizi e di forniture che terminano con il progetto, riunione finale di progetto finalizzata a valorizzare le esperienze maturate per eventuali esperienze future.
6	Gestione del progetto: è l'attività di project management trasversale a tutto il progetto che spesso è estrapolata e gestita come una attività principale di progetto per opportunità di controllo e organizzazione. Non produce prodotti di progetto e può essere suddivisa in sotto-attività inserite nelle macro fasi di progetto. In alcuni progetti inizia con la pianificazione mentre in altri inizia con la progettazione e termina con il progetto.
6.1	Project management: comprende tutte le attività di project management descritte in questo corso escluso le attività di amministrazione che in questo caso sono state volutamente separate per metterle in evidenza.
6.2	Amministrazione di progetto: comprende tutte le attività amministrative e contabili di progetto che spesso sono realizzate dallo stesso personale amministrativo dell'organizzazione, eventualmente integrato con risorse dedicate al progetto. Queste attività fanno parte delle attività di project management ma sono state separate in quanto sono ben identificabili e gestite da un team dedicato.
6.3	Monitoraggio di qualità: comprende le attività di monitoraggio e controllo di qualità per verificare il rispetto degli standard di qualità aziendali e di quelli definiti nel progetto. Le attività possono essere svolte dal personale aziendale o esterno, esperto della problematica. L'attività è gestita dal responsabile della qualità che solitamente, per evitare di essere influenzato dalle problematiche di gestione, risponde direttamente al management aziendale e non dal project manager.